Principales obstáculos en la gestión de proyectos que deberías conocer

Para gestionar proyectos exitosos, las empresas deben  tener en cuenta una serie de variables, tales como si los recursos son suficientes, los plazos son realistas, la comunicación es la adecuada, si es posible prever los riesgos potenciales o no, entre otras cuestiones. Por eso no es extraño que nos enfrentemos a ciertos obstáculos en la gestión de proyectos.

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Posiblemente, muchos gerentes de proyectos se habrán preguntado alguna vez por qué solo un puñado de empresas logra entregar proyectos con éxito mientras que otras luchan incluso por cumplir con los plazos.

Para responder a esa pregunta, debemos considerar que además de tener la capacidad de planificar, administrar los recursos y cumplir con los plazos, toda empresa que trabaje por proyectos debe poseer la capacidad de prever los obstáculos que detienen el progreso de los proyectos en general. En este artículo, te revelamos cuáles son los principales obstáculos en la gestión de proyectos.

1. Metas y objetivos poco definidos.
2. Plazos poco realistas.
3. Tener un equipo desprevenido.
4. Recursos limitados.
5. Planificación deficiente.
6. Falta de comunicación.
7. Resistencia al cambio.

1. Metas y objetivos mal definidos.

Metas mal definidas o metas sin objetivos ponen en peligro un proyecto. Un paso importante es poder definir metas y objetivos, y lograr esto se convierte en un gran desafío. 

Es posible que los directores de proyecto y los miembros del equipo no sepan qué esperar exactamente del proyecto. Si las metas y los objetivos no están claramente definidos, el proyecto está condenado al fracaso. Cuando nadie es consciente de los qué, por qué y cuándo del proyecto, lo que seguirá será mucha confusión y caos. 

Iniciar un proyecto sin objetivos claros, una dirección específica y un plan elaborado, es como hacer un viaje por carretera sin tener idea de adónde va y cómo llegar. Perderás gasolina, tiempo y esfuerzo. Asimismo, tu negocio sufre cuando no hay claridad y previsión antes de iniciar un proyecto.

Si no se establecen objetivos y responsabilidades claros, se pueden producir retrasos en los proyectos, sobrecostos y un equipo muy desmoralizado, por lo que es fundamental hacer lo siguiente:

• Establecer los objetivos claramente y asegurar la aceptación de todas las partes interesadas;
• Organizar la gestión del tiempo;
• Elegir tu equipo y organizarlos adecuadamente;
• Establecer el listón de altos estándares;
• Sopesar la gestión de riesgos;
• Mostrar flexibilidad si surgen problemas.

2. Plazos poco realistas.

¿Normalmente impones a los miembros de tu proyecto una fecha límite que posiblemente no puedan cumplir? Una gran cosa con la que la mayoría de los equipos o gerentes de proyectos luchan es que no es realista con respecto a los plazos del proyecto y las expectativas que los clientes y las partes interesadas tienen de ellos. 

La mayoría de los cronogramas de los proyectos finalmente se retrasan debido a los "plazos iniciales" poco realistas. Dado que vivimos en un mundo en el que la competencia se vuelve agresiva y los objetivos se establecen de forma irreal o inalcanzable, en lugar de estar impulsados ​​por requisitos comerciales calculados. 

A partir de entonces, lo que comienza es un intento desesperado donde el equipo intenta encajar los requisitos en los límites ya trazados. 

Para remediar esto, en primer lugar, habla sobre las inquietudes con tu cliente o gerente y observa si hay algún factor desconocido que impulse la fecha límite del proyecto. Aunque pueda parecer que los plazos se imponen y que no se pueden cumplir, eso seguramente necesita una revisión rápida.

Los gerentes de proyecto pueden ocuparse de los plazos del proyecto y otros problemas relacionados con una planificación impecable, análisis alternativo y comunicación adecuada del progreso en tiempo real a los participantes del proyecto y otros tomadores de decisiones clave. 

Planifica tus eventos, administra tu agenda y realiza un seguimiento de las fechas importantes con un calendario de proyectos. 

3. Tener un equipo desprevenido.

Un equipo es tan bueno como su director de proyecto. Los miembros del equipo pueden carecer de habilidades, motivación y una dirección clara. Si no se les ha informado adecuadamente sobre el proyecto y sus funciones, es posible que no hayan comprendido debidamente. Necesitan conocer los objetivos y comprender los procesos necesarios.

Para crear esas condiciones óptimas para el equipo, deberías intentar lo siguiente:

• Organizar una reunión temprana con tu equipo;
• Explicar los objetivos del proyecto, los entregables clave, el alcance, etc.
• Brindar capacitación si es necesario, o asegurarse de que el equipo tenga la experiencia necesaria;
• Escuchar cualquier problema / inquietud que puedan tener y abordarlos;
• Explicar las tareas, el cronograma.

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4. Recursos limitados.

Esto puede implicar desde muy pocos miembros del equipo hasta falta de dinero o herramientas para el proyecto. También puede evidenciar tiempo insuficiente. Quizás no se permitió lo suficiente en la planificación. Uno de los atributos de un gerente de proyecto es la capacidad de pensamiento crítico y la capacidad de maximizar los recursos (humanos, materiales y financieros).

A veces, el gerente puede necesitar pedir más para completar el proyecto. La transferencia de recursos de áreas no críticas del proyecto también puede cerrar la brecha.

5. Planificación deficiente.

Una planificación deficiente solo puede provocar el fracaso o retrasos del proyecto y sobrecostos. También enfurecerá a todos los interesados. La planificación eficaz es la clave del éxito de cualquier proyecto, por lo tanto, define primero los objetivos, el alcance y los riesgos, el presupuesto, el cronograma y la organización del proyecto. 

Dedicar muy poco tiempo y consideración a estos elementos causará un dolor incalculable más adelante.

6. Falta de comunicación.

Este es el enemigo de cualquier proyecto. No hay nada peor que permanecer en la oscuridad sobre decisiones, sobrecostos y retrasos. Al principio, es posible que hayas informado a los miembros del equipo sobre sus responsabilidades, horarios, etc. Sin embargo, es esencial maximizar las comunicaciones durante la duración del proyecto.

Si bien las reuniones de equipo o las reuniones cara a cara son muy útiles, no siempre son prácticas. Las herramientas de intranet, correos electrónicos, colaboración y redes sociales son canales de comunicación efectivos.

7. Resistencia al cambio.

Por diversas razones, se producen cambios en la mayoría de los proyectos. El alcance del proyecto puede cambiar, agregando más costos y personal; la fecha de finalización puede haberse adelantado o reducido, o el recorte presupuestario. 

Para el director del proyecto, esto presenta una serie de problemas que deben abordarse, que van desde la planificación para la nueva situación hasta la elaboración de estrategias para una solución que implique un mínimo de inconvenientes para las partes interesadas.

Para los miembros del equipo, la perspectiva de cambio puede generar reacciones negativas: la preocupación por su trabajo y la desconfianza son solo dos. También puede afectar la moral.

Frente a esta realidad, la mejor alternativa que puedes emplear se resumen en los siguientes puntos:

• Comunicar el cambio al equipo lo antes posible antes de que lo escuchen de los demás;
• Explicar por qué se está produciendo el cambio y cómo les afectará;
• Pedir sugerencias sobre cómo introducir los cambios de la forma más sencilla posible;
• Mostrar empatía por los miembros del equipo reticentes al cambio.

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En conclusión, los obstáculos en la gestión de proyectos que hemos analizado pueden impedir que tus proyectos se cumplan exitosamente en el plazo establecido y que además se generen roces entre los miembros del equipo y que los project manager se vean obligados a modificar también el alcance y los costos, lo cual va a provocar descontento en los clientes.

Saber prevenir o remediar estos obstáculos es el desafío de las empresas que se preocupan por definir claramente sus objetivos, mantener una comunicación fluida con los equipos y establecer plazos viables para el cumplimiento de cada uno de sus proyectos.