5 beneficios de la gestión por proyectos en tu empresa

La gestión de proyectos tiene múltiples beneficios que conviene que sepas para aplicar en tu empresa. No solo es una disciplina que permite desarrollar los proyectos de forma ordenada sino que también ayuda a simplificar los pasos y procesos que atraviesa un proyecto para su realización. 

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Por supuesto que no todas las empresas y equipos tienen un proceso formal para la gestión de proyectos. Independientemente de que formes parte de una organización importante o que tengas una empresa emergente, de crecimiento escalonado, es posible que la gestión formal de proyectos no haya sido priorizada aún en tu compañía. 

No obstante, si te has dado cuenta de que cada vez te cuesta más esfuerzo organizar a tu equipo de proyecto y colaborar con tus compañeros de equipo, probablemente debas considerar incorporar la gestión de proyectos para llevar a cabo tus proyectos de manera más eficiente y efectiva. 

La propuesta para este artículo es explorar los beneficios de la gestión de proyectos para tu empresa y qué aspectos relevantes considerar a la hora de implementar esta disciplina por primera vez.

Beneficios de la gestión de proyectos

La gestión de proyectos es útil para que los equipos organicen, brinden seguimiento y realicen el cumplimiento de los proyectos en los plazos establecidos. Por este motivo, si quieres mejorar los resultados de tus proyectos logrando que se realicen en menos tiempo con una planificación más calculada, considera estos 5 beneficios de la gestión de proyectos.

1. Una planificación más definida de los proyectos mejora la colaboración del equipo.

Sin un plan claro y organizado, se corre el riesgo de saltarse pasos importantes del programa de tu proyecto, haciendo que su finalización sea dilatada en el tiempo y que cada entrega no sea del todo monitoreada, por lo que no podrá verificarse si están bien ejecutadas. 

De encontrarse fallas al final de un proyecto que ya se dilató en el tiempo, obligará al equipo a volver tras sus pasos para remediar estos errores, no sin consecuencias a nivel presupuestario que restarán rentabilidad al proyecto entregado. 

La gestión de proyectos permite que en lugar de definir un plan sobre la marcha, planifica todas las tareas que deben realizarse antes de iniciar un proyecto. Asimismo, visualiza las tareas pendientes del proyecto en un cronograma o lista categorizada en la que se defina quién es el responsable de tal o cuál tarea y cuándo debe presentarla.

Cuando logras definir un plan concreto con todas las tareas de tu proyecto, mas las fechas de entrega, los responsables de las tareas y otras cuestiones importantes que hacen a la buena disposición y organización de un proyecto, te permitirá transformar una planeación caótica en un plan ordenado cuyas tareas lograrán realizarse de forma eficiente.

Por último, la planificación definida te permite obtener una idea precisa del alcance, y los tiempos del proyecto, y además, podrás identificar posibles desviaciones previamente al inicio de la ejecución. Gracias a la previsión y la planificación, dedicarás menos tiempo y recursos al proyecto en sí que puedes aprovechar para hacer otras actividades, incluso, adelantar otro proyecto.

2. Define los roles de cada participante.

Además de planificar los proyectos de manera más definida, la gestión de proyectos define los roles de los integrantes del equipo, de modo tal que cada uno esté al tanto de sus responsabilidades y funciones. Cuando no hay roles definidos, es muy difícil gestionar un equipo eficiente que coordine las tareas de cada miembro sin generar duplicación de tareas o la falta de ellas. 

Al estar definidos los roles dentro del equipo, los integrantes ya saben a qué responsables acudir ante un problema relacionado con el proyecto. Sin personas que se hagan cargo de la gestión de determinados proyectos, el resto de miembros se encontrarán perdidos y no sabrán por dónde empezar, por lo que tendrás procesos de trabajo muy diferentes entre los integrantes del equipo.

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3. Los objetivos bien definidos mejoran la eficiencia del equipo.

Los proyectos no logran avanzar cuando no se conocen los objetivos. Sin objetivos definidos, existe el riesgo de trabajar por un objetivo erróneo o perder energía y tiempo en actividades que no aportan valor para alcanzar el verdadero objetivo que debería seguir el proyecto y que por diversas circunstancias no se está visibilizando. 

La gestión de proyectos mejora notablemente la eficiencia de un equipo ya que busca en primera instancia determinar los objetivos que deberán alcanzarse antes que cualquier otra actividad secundaria. Sabiendo qué objetivos se quieren lograr, es más fácil planificar las tareas a desarrollar en un cronograma de entrega del proyecto.

De esta manera, todos los integrantes del equipo estarán alineados con respecto a los objetivos esperados. Por consiguiente, se deberá buscar la forma de optimizar las medidas a tomar para lograrlos.

4. Un plan de comunicación preciso mantiene a los equipos alineados.

La comunicación es sumamente importante para gestionar un proyecto de forma efectiva, ya que permite a todos los miembros del equipo estar informados de las novedades sobre el avance del proyecto. Si ocurre un imprevisto, un equipo debidamente comunicado va a estar notificado desde el principio y el gerente de proyectos estará discutiendo las posibles soluciones para remediarlo.

5. Las herramientas de gestión de proyectos aumentan la eficiencia.  

Por último, las herramientas de gestión de proyectos contribuyen a optimizar la ejecución de cualquier proyecto, puesto que ayudan con los procesos más largos que son repetitivos y mayormente manuales. 

Estas herramientas de gestión permiten ahorrar tiempo en actividades y tareas que no aportan valor real a un proyecto y pueden ser postergadas o realizadas mediante la automatización de procesos.

En consecuencia, contar con estas plataformas, sumadas a los procesos formalizados de un proyecto, garantiza una mejora en la eficiencia y productividad de los colaboradores del equipo, una ventaja más que interesante si se buscan resultados más contundentes.

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En resumen, los beneficios de la gestión de proyectos están orientados a administrar de manera más eficiente el tiempo que utilizas para ejecutar los proyectos, permitiendo que tu equipo pueda desempeñar más productivamente sus tareas y actividades para obtener mejores resultados de cara a las expectativas de los clientes e interesados en un proyecto particular.