Gestión de proyectos vs. gestión de trabajo. ¿Cuál es la diferencia?

Con una gran cantidad de herramientas colaborativas, es fácil sentirse desconcertado por la gran cantidad de opciones. Es más, la definición de "gestión de proyectos" y "gestión del trabajo" en el contexto del software puede ser difícil de distinguir.

Si te preguntas qué tipo de solución se adaptaría a tu organización, aquí te presentamos una guía útil sobre la principal diferencia entre el software de gestión de proyectos (PMS) y el software de gestión del trabajo (WMS).

Pero antes de continuar, primero establezcamos la diferencia entre la gestión de proyectos y la gestión del trabajo.

Gestión de proyectos vs. gestión del trabajo

La gestión de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para cumplir con los requisitos del proyecto. Por otro lado, la  gestión del trabajo  agiliza y transforma los procesos comerciales cruciales y, por lo tanto, puede mejorar los resultados y el rendimiento.

La mayor diferencia entre el trabajo y la gestión de proyectos es que la estructura de gestión de proyectos es demasiado rígida para adaptarse al trabajo fuera de los proyectos. La práctica de la gestión del trabajo es más flexible y se adapta mejor cuando la organización no gira únicamente en torno a proyectos y tiene mucho trabajo operativo que respaldar.

¿Qué es el software de gestión de proyectos?

El software de gestión de proyectos es un programa o conjunto de programas diseñados para facilitar el flujo de trabajo del equipo con el fin de completar un proyecto. Por lo general, se usa para planificar fechas límite, programar el trabajo, asignar recursos y comunicarse con las partes interesadas.

Los beneficios del software de gestión de proyectos

El uso de software de gestión de proyectos dedicado produce mejores resultados por varias razones:

• Información unificada. Cuando los datos se encuentran dispersos en varios departamentos involucrados en un proyecto, dan lugar a información inexacta o incompleta. En cambio, unificar los datos de diferentes lugares proporciona una única fuente de verdad y la hace más accesible para todos los miembros del equipo.
• Seguimiento preciso del progreso. PMS proporciona una descripción general completa del proyecto, que muestra qué tareas se han completado, quién las ha completado y cuáles aún están en curso. Esto no solo elimina la necesidad de actualizaciones de estado prolongadas, sino que un buen PMS también proporcionará alertas con anticipación, destacando exactamente lo que necesita atención.
• Herramientas integradas. Dependiendo de la tarea en cuestión, realizarla generalmente implica muchas aplicaciones de software diferentes, y cambiar entre ellas ralentiza el trabajo. Un PMS bien considerado incluye un conjunto completo de herramientas, por ejemplo, contabilidad, correos electrónicos y uso compartido de archivos, todo en un solo lugar y a disposición del equipo.
• Continuidad perfecta. El uso de software y datos en la nube significa que un miembro del equipo puede iniciar sesión y retomar su trabajo en cualquier computadora, incluso si su máquina diaria no funciona.

Las limitaciones del software de gestión de proyectos

Si bien el uso de software de administración de proyectos ayuda a tu equipo a administrar proyectos distintos y a largo plazo de manera efectiva, no tiene la funcionalidad para ayudar a administrar otras tareas no relacionadas que realiza el equipo a diario, lo que de hecho representa la mayor parte de la jornada laboral.

Las investigaciones han descubierto que el personal solo dedica alrededor del 40% de su día al trabajo principal , y el resto se dedica a tareas como la administración repetitiva o asignaciones puntuales.

Para una gestión verdaderamente integral y una evaluación del desempeño, debes implementar un sistema que abarque todas estas actividades y te permita administrar el tiempo total de trabajo del equipo de manera efectiva.

Por lo tanto, a pesar de una tendencia natural a centrarse en la gestión de proyectos al considerar el software, un software de gestión del trabajo más completo y de principio a fin proporcionará la estructura necesaria para gestionar los proyectos aún mejor.

¿Qué es el software de gestión del trabajo?

El software de gestión del trabajo es un programa, o conjunto de programas, diseñado para orquestar cargas de trabajo individuales y flujos de trabajo en equipo, en operaciones organizativas más amplias.

Incluye gestión de procesos, gestión de recursos, gestión del tiempo, gestión de relaciones con el cliente, inteligencia empresarial y gestión de proyectos. Esencialmente, es una plataforma unificada para todas las actividades de tu empresa.

Los beneficios del software de gestión del trabajo

Las empresas exitosas pueden dominar más que simples proyectos individuales y mantenerse al tanto de todo el trabajo, utilizando procesos repetibles y sistemas confiables. El software de gestión del trabajo permite la gestión integrada de las tareas diarias junto con proyectos a largo plazo.

WMS proporciona todas las ventajas de PMS, así como otros beneficios más allá del alcance de la gestión de proyectos. Más específicamente, solución de gestión del trabajo todo en uno:

• Minimiza el trabajo innecesario. Se pierde mucho tiempo cuando el personal se atasca en procesos manuales repetitivos, por ejemplo, actualizando elementos del calendario o buscando información. Una plataforma de gestión del trabajo puede automatizar muchas de estas tareas, liberando tiempo para un trabajo más significativo.
• Mejora la asignación de tiempo. Tener un lugar para realizar un seguimiento del tiempo dedicado al trabajo ajeno al proyecto permite a todos ser más productivos, realizar mejores estimaciones de tiempo y hacerlos responsables de su trabajo.
• Incrementa la eficiencia del proceso. Un estudio reciente de Workfront encontró que el 31% de los colaboradores informan que la falta de un flujo de trabajo estandarizado es la mayor pérdida de tiempo en su lugar de trabajo, mientras que el 27% cita la falta de colaboración. WMS proporciona una única ubicación compartida donde todos pueden colaborar y orquestar su trabajo.
• Mejora la claridad. Al proporcionar un eje central para información estructurada y organizada, WMS facilita que los gerentes definan y los miembros del equipo comprendan los diferentes niveles de los objetivos de la empresa: estrategias generales, metas del proyecto y tareas individuales. Como resultado, los líderes reciben una visión más informativa del progreso, mientras que los miembros del equipo comprenden exactamente cómo encaja su rol en la estructura general.

¿Qué características debe incluir el software de gestión del trabajo?

Cualquier software es tan bueno como las herramientas que proporciona. Por lo tanto, una solución de gestión del trabajo no solo debe estar bien diseñada y ser fácil de usar, sino que también debe incluir todas las características que tu empresa necesita para eliminar múltiples integraciones o cambiar entre herramientas.

Algunas de las características más utilizadas para buscar:

• Gestión de tareas y tiempo
• Administración de recursos
• Herramientas de colaboración (por ejemplo, hilos de discusión, comentarios, notificaciones, etc.)
• Ventas y CRM
• Gestión de presupuestos, facturas y gastos
• Inteligencia empresarial y cuadros de mando
• Informes contables y financieros

Elegir el software de gestión del trabajo adecuado

Si estás confiando todas las operaciones de tu empresa a una única plataforma de software, debes asegurarte de que se ajuste a tus necesidades específicas. Algunos de los aspectos clave a tener en cuenta:

Automatización. La plataforma elegida debería poder automatizar tantas tareas repetitivas como necesite cuando las necesites. Después de todo, liberar a los equipos de los procesos manuales es uno de los principales beneficios de WMS.

Personalización. Aunque WMS proporciona una única estructura estandarizada, los diferentes miembros del personal tienen diferentes requisitos. Cada colaborador debe poder filtrar información y ver solo las tareas relevantes para su función en el momento adecuado.

Tiempo de implementación. Si una plataforma va a incluir toda la información de tu empresa hasta el más mínimo detalle, es lógico pensar que llevará tiempo configurarla. Sin embargo, no tiene por qué ser un proceso doloroso y vale la pena la inversión única de tiempo / costo, que se recupera rápidamente a medida que se logran eficiencias mediante el uso del WMS.

Inducción. Algunos miembros del personal detestan cambiar sus hábitos de trabajo. Cambiar de rutina puede ser difícil, especialmente para los miembros del equipo menos conocedores de la tecnología. La confiabilidad y la facilidad de uso son claves. 

En conclusión, si bien el debate continúa en torno a la gestión de proyectos vs. gestión de trabajo para establecer cuál metodología es mejor y más completa, lo cierto es que, mientras una herramienta de gestión de proyectos te permite solo gestionar proyectos, una herramienta de gestión de trabajo, además de administrar los flujos de trabajo de los equipos, también puede gestionar un proyecto.

Por consiguiente, una herramienta de gestión de trabajo es más flexible para incorporar a tu empresa que una de gestión de proyectos, porque además de organizar los flujos de trabajo gestiona tus proyectos, es decir, es un combo productivo dos en uno que conviene.