Gestión de cronogramas: ¿Cómo lograrlo en tu área de logística?

El esquema empresarial de toda organización opera en función de proyectos a realizar en un plazo determinado. Al término de dicho plazo, el proyecto será presentado y sometido a una estricta revisión que le asignará el aval para su realización o no. Esto quiere decir que si es viable se ejecutará cada tarea consignada en el proyecto o, de ser necesario, se implementarán modificaciones que simplifiquen las tareas de su ejecución. 

Independientemente del área en que se sitúe el proyecto, existen algunos aspectos claves que deben ser sometidos a monitorización, si se apela a obtener un resultado exitoso, es decir, que se cumplan las expectativas planteadas, no se exceda el presupuesto, se eviten los fallos, la entrega reúna las condiciones de calidad suficientes y se efectivice en tiempo y forma. 

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Ahora bien, si nos enfocamos en el tiempo en que deberá gestarse un proyecto, tienes que saber que una adecuada gestión de cronogramas representa la garantía de éxito de cualquier proyecto en que te embarques, ya que al fijar plazos y administrar las tareas correspondientes a los mismos te resultará más fácil y rápido materializarlo. ¿Pero en qué consiste la gestión de cronogramas?

En primer lugar, definamos qué se entiende por “cronograma” en el mundo de los negocios. El cronograma de actividades es una herramienta utilizada por los Project Managers en el ámbito de la cadena de suministro para facilitar el seguimiento del proyecto iniciado. 

Su correcta gestión permite controlar los tiempos, plazos y duración de las distintas fases del proyecto. Por tal motivo, resulta imprescindible que los profesionales dedicados a la Dirección de Proyectos conozcan en profundidad las claves para la gestión del Cronograma de Proyectos.

El cronograma de actividades agiliza el cumplimiento de esas metas al simplificar y delimitar tareas, que van a contribuir a mejorar la toma de decisiones. 

Gestiona los cronogramas de actividades en tu área logística.

La logística comprende todas las operaciones llevadas a cabo para lograr que un producto llegue al consumidor desde el lugar donde se obtienen las materias primas, pasando por el lugar de su producción. 

Si pensamos en gestionar el cronograma de un proyecto de logística, debemos tener en cuenta una serie de variables que pueden ocurrir, imprevistos durante su ejecución, que podrían incidir en los plazos que fijamos para cumplir con las actividades propuestas. No olvidemos que el último destino de circulación de un producto es el cliente, y que si por alguna razón éste no obtiene lo que solicitó en el tiempo señalado, no quedará satisfecho y difícilmente retorne a ese negocio donde “no atendieron a su demanda cuando le urgía”. 

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Para que situaciones como ésta y muchas otras no se generen, es fundamental planificar minuciosamente el proyecto logístico desde su inicio, prestando especial atención a sus objetivos. Se deberá para esto planificar el alcance, tiempo y costo del proyecto, y sobre la base de este análisis estimativo, establecer los objetivos y ordenar las tareas que hagan factibles su realización.

Ahora bien, para la gestión de cronogramas, en primer lugar, se debe seleccionar la metodología y las herramientas de la planificación. De este modo, podrán establecerse las reglas y enfoques para el proceso de elaboración del cronograma. En este sentido, los métodos de uso más frecuentes son el de la cadena crítica y ruta crítica. 

Cadena crítica y ruta crítica. ¿Qué son y cómo pueden ayudarte en la gestión de cronogramas? 

Al vincular las diferentes actividades de un proyecto en una red que representa el cronograma, se generan diversas rutas desde el inicio hasta su finalización. Cada una de esas instancias hace referencia a una parte del trabajo consignado para finalizar el proyecto. Pero si una sola de estas rutas no concluye, el proyecto se mantendrá latente, es decir, que no podrá finalizar según lo pactado.  

El método de la ruta crítica consiste en identificar cuál es la secuencia de actividades que involucra el camino más largo para terminar el proyecto y determinar la menor duración para esa secuencia de actividades. Si alguna de las actividades dentro de esta secuencia llegara a retrasarse, la duración del proyecto se atrasará en la misma proporción.

En tanto que la cadena crítica propone, a partir de la estimación de las duraciones de las actividades, crear márgenes limitados de tiempo -que serían como pequeños cronogramas dentro del cronograma oficial-, determinados estadísticamente para cada una de las rutas del cronograma, protegiendo así la fecha de finalización prevista de cada instancia de actividad. Pero para alcanzar los tiempos acordados del proyecto a través de este método, se requiere un cambio de mentalidad en el equipo, referente al modo de estimar las duraciones.

Beneficios y desventajas de los métodos de ruta crítica y cadena crítica para la gestión de cronogramas.

Cualquiera de los dos métodos ayuda eficazmente en la gestión de cronogramas. El de la ruta crítica es, quizá, el más conocido y por lo tanto el más utilizado, pero eso no significa que el de la cadena crítica no favorezca el cumplimiento de los plazos, esforzándose en seguir los lineamientos de un cronograma específico para las secuencias críticas.

En este contexto como ventaja, la cadena crítica constituye una oportunidad para reducir los tiempos de ejecución de los proyectos, pero tiene en contra que requiere un cambio de mentalidad y acción de los miembros que integran el proyecto. 

La ruta crítica también es un método efectivo y tiene como ventaja que invertirá una cierta cantidad de tiempo en resolver lo mejor posible los inconvenientes y retrasos de las secuencias críticas, pero su mayor desventaja es que puede exagerar la estimación de las duraciones, retrasando aún más el plazo de los proyectos. 

Finalmente y para concluir, diremos que independientemente de la metodología que utilices para la gestión de cronogramas, destinada a llevar a cabo un proyecto en particular, el cronograma de actividades en sí constituye una herramienta fundamental, si deseas llevar a feliz término tu proyecto. Nunca será tiempo perdido su larga planificación cuando los resultados son exitosos, y las ganancias de tu negocio al igual que tu equipo así lo perciben.