Gestión de proyectos remotos: Principales desafíos a superar

Sin duda, hay un antes y después de la pandemia para las empresas, porque prácticamente de un día para el otro tuvieron que cerrar las oficinas y trabajar desde sus casas, sabiendo los riesgos que corrían al perder el seguimiento de la ejecución de tareas al que estaban acostumbrados los gerentes y líderes empresariales. Sin embargo, quedó demostrado que no solo se podía trabajar a la distancia, sino que además era posible la gestión de proyectos remotos.

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Pero con la necesidad de implementar proyectos, surgieron los primeros desafíos, que hasta el día de hoy perduran, ya que el trabajo remoto no ha desaparecido con el fin de la pandemia sino que la forma de trabajar en sí se ha reinventado. Por este motivo, para que la gestión de proyectos remotos funcione, se necesita un poco más que ponerse de acuerdo en las tareas a realizar y el tiempo en que planeamos llevarlas a cabo para finalizarlos con éxito. 

Es fundamental contar con equipos de trabajo estables y confiables, que mantengan una comunicación adecuada y permanente con los líderes de un proyecto, además de contar con las tecnologías necesarias para que el trabajo remoto sea posible. En este artículo, abordamos los principales desafíos de la gestión de proyectos remotos y cómo superarlos eficazmente.

Principales desafíos de la gestión de proyectos remotos

Gestionar equipos remotos de proyectos no es fácil, pero muchas veces tampoco lo es de manera presencial. No obstante, no es imposible cuando todos los integrantes del equipo están alineados y los requerimientos de un proyecto están bien definidos. A continuación, veremos a qué desafíos se enfrentan los project manager a la hora de liderar proyectos remotos.

1. Comunicación fluida.

La falta de comunicación es una de las principales dificultades de trabajar a distancia, ya que los equipos remotos pueden llegar a sentirse desconectados cuando no pueden tener una comunicación cara a cara esclareciendo las dudas en el momento y sin temor de malentendidos, que sí es más proclive a suceder en proyectos remotos. Además, muchas veces no todas las personas logran adaptarse a los canales de comunicación digitales y terminan optando por evitar la interacción virtual, poniendo en riesgo el seguimiento del proyecto.

Si bien la mayoría de los profesionales hoy en día manejan las herramientas tecnológicas con bastante precisión, en ocasiones pueden olvidar revisar la bandeja de entrada de su correo electrónico, responder mensajes en su chat corporativo o incluso habilitar notificaciones de recordatorios para las videoconferencias. Asimismo, encontrar formas eficientes para trabajar en equipos remotos que utilizan lluvia de ideas en grupo y tiempo real puede ser difícil para la toma de decisiones y el avance del proyecto.

2. Horarios y programación.

Cuando todos los miembros de un equipo coinciden en una oficina o espacio presencial, generalmente, es más fácil coordinar los horarios y encontrar un hueco en las agendas para realizar una presentación, una entrega o simplemente debatir ideas. Bajo la modalidad remota, las personas suelen ser más reticentes a interactuar y programar reuniones, sobre todo si dentro de esos equipos remotos hay personas de diferentes zonas horarias a las que les puede resultar complicado.

Y durante las reuniones, es posible que incluso no se puedan abarcar todos los temas concernientes al proyecto, por lo que algunas novedades y posibles cambios podrían omitirse o postergarse, generando nuevas reprogramaciones de reuniones en horarios en que no todos van a coincidir o estar disponibles, teniendo en cuenta los roles y las responsabilidades de cada integrante.

3. Mantener la cultura de la empresa.

A veces, la gestión de proyectos remotos puede dar lugar a una comunicación impersonal creando cierta distancia entre las personas que en la presencialidad quizá no ocurriría debido a la constante interacción de persona a persona. Esto ocurre porque en el trabajo remoto los trabajadores están diseminados y no se ven más que frente a una pantalla, en donde se pierde mucho del lenguaje no verbal que sí expresa el contacto físico del trabajo en la oficina. 

Por este motivo, suele costar transmitir la cultura empresarial a colaboradores con una mentalidad acostumbrada a freelancear y que no desarrollan sentido de pertenencia con ninguna empresa en la que trabajan. Con este tipo de personas, los líderes de proyectos tienen que ser particularmente pacientes y empáticos, ya que, si bien son muy responsables y trabajan muy bien, no se comprometen fácilmente por largos periodos de tiempo. Para evitar esto, hay que transmitir seguridad demostrando el valor diferencial de los proyectos que aceptan.

4. Algo de responsabilidad.

Esta frase normalmente se utiliza bastante en una oferta laboral por LinkedIn. Parece un requisito mínimo para ocupar un puesto pero lo cierto es que al gestionar proyectos en remoto es también más difícil un seguimiento del desempeño de los colaboradores a la distancia porque no sabrás si están trabajando, en qué momento lo hacen y si cumplen efectivamente con las tareas asignadas en tiempo y forma. 

Es primordial que los líderes de equipos remotos fomenten la confianza entre sus colaboradores e incorporen la responsabilidad en sus sistemas de trabajo a través de procesos eficientes. De lo contrario, la comunicación puede verse afectada y provocar conflictos que opaquen los buenos resultados obtenidos. No obstante, el control excesivo puede ocasionar el efecto inverso. Inspira la responsabilidad en tu equipo predicando con el ejemplo y será más fácil que se comprometan más.

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¿Cómo gestionar los proyectos remotos de forma adecuada?

Hay empresas que trabajan cien por ciento remoto y hay otras que trabajan bajo la modalidad híbrida. Para estos casos, no todos los procesos de un proyecto serán susceptibles de ejecutarse en remoto, sino algunas tareas. En este caso, para ejecutar las tareas remotas se debe tener una infraestructura tecnológica que dé soporte. Es decir, obtener visibilidad cuando una persona realiza alguna tarea y qué desencadenó cuando lo hizo. 

Entonces, la herramienta podrá mostrar todas las veces que en el tiempo la persona ya repitió lo que tenía que hacer, y se desencadenó el paso siguiente. Ahí es cuando puedes tener una gestión de tareas remotas efectiva. Ahora bien, mientras las personas lo realicen en un Excel que está subido a las nubes, trackear si hicieron el trabajo o no, implicará una pérdida de tiempo la búsqueda de ese dato. Por lo tanto, no es escalable. 

En estos casos de trabajo híbrido, el punto fundamental no está sobre el proceso sino sobre las tareas del proyecto. Son las tareas remotas las que intervienen en el proceso, no los procesos, por lo que es importante adquirir una herramienta para gestionarlas de la manera más eficiente.

Cuando los proyectos son cien por ciento remotos, se deben fijar claramente las metas y expectativas a través de una comunicación fluida que permita alinear el trabajo de cada integrante del proyecto con los objetivos. Para lograr esto, los roles, objetivos, prioridades y plazos de ejecución deben estar bien definidos. 

Luego, es recomendable valorar el trabajo en equipo y destacar el trabajo individual en videollamadas grupales. Si hay puntos a mejorar en las tareas de algunos colaboradores, lo mejor es expresarlas en reuniones privadas y trabajar codo a codo con las personas para superar cualquier obstáculo evitando a toda costa la frustración y desmotivación.

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La gestión de proyectos remotos es muy frecuente en estos tiempos de pospandemia, cuando ya se han adoptado con éxito los modelos híbridos y remotos para trabajar. Como quedó demostrado que funciona, solo resta hacerlo escalable en el tiempo y lograr que las personas tengan claros los objetivos y principales responsabilidades del proyecto, puedan alinear sus horarios a los de la organización para mantener una comunicación completa que aporte valor. 

Al defender la cultura empresarial, se fortalece el vínculo entre los colaboradores no solo para que alcancen sus objetivos y reciban la ayuda que necesitan de los demás, sino para que la experiencia del trabajo remoto sea realmente todo lo satisfactoria que se espera.