¿Qué evitar en la gestión de proyectos? Guía 2024

El proceso de un proyecto incluye diferentes etapas y pequeñas metas que forman parte de un objetivo mayor a lograr. Cada etapa se vincula con un plazo determinado para su ejecución y que durante ese tiempo se obtengan los resultados esperados, conforme al presupuesto asignado. Dentro de la gestión de proyectos, es importante acompañar cada etapa con un adecuado seguimiento para evitar que se produzcan errores o desviaciones que nos alejen del objetivo final.

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El incumplimiento de los objetivos puede generar cierta frustración en los responsables del proyecto, ya que esto puede a la vez afectar la reputación de la compañía, provocando una pérdida de credibilidad de los clientes en la eficacia de los equipos para llevar a buen término dicho proyecto. Saber detectar a tiempo qué evitar en la gestión de proyectos puede proporcionar una perspectiva más clara del alcance, erigido sobre una base realista.

Sin embargo, esto no siempre es fácil de lograr cuando los objetivos no están definidos desde la planificación, no hay una metodología sobre la cual basarse para la ejecución, el alcance no está definido y existe una falta de comunicación general entre el director de proyecto y su equipo. En este artículo, desarrollamos los principales errores que se deben evitar en la gestión de proyectos para enfrentar los desafíos de este 2024.

¿Qué evitar en la gestión de proyectos? Los errores más comunes

Muchas veces, los errores más comunes y al parecer inofensivos pueden generar un efecto dominó y perjudicar el avance de un proyecto. Para reducir la posibilidad de error, elaborar un  plan de contingencia puede ayudar a mejorar los resultados y asegurar la flexibilidad frente a situaciones inesperadas. Pero veamos los errores principales de gestionar un proyecto.

1. Fallas en la planificación.

Uno de los errores más comunes en la gestión de proyectos es la falla en la planificación. Es fundamental definir tareas, plazos de ejecución y asignación de recursos para llevar a cabo un buen proyecto. En cambio, si surgen deficiencias en algunos de estos aspectos, es posible que el progreso del proyecto se vea interrumpido o, de no interrumpirse, los resultados no sean de la calidad esperada. Comenzar la ejecución sin planificar es tomar el camino fácil pero a la larga extiende los tiempos de entrega e incrementa los costos.

2. Ausencia de seguimiento del proyecto.

Toda planificación debe incluir revisiones periódicas para medir los avances de las tareas vinculadas con los diversos procesos que forman parte de un proyecto. Verificar la evolución de un proyecto permite contrastar la planificación con la ejecución, lo que ayudará a detectar cualquier desviación o error que perjudique el cumplimiento de los objetivos. Para verificar adecuadamente si estás en el camino correcto, debes contar con un registro de datos para la toma de decisiones y definición de medidas correctivas.

3. Falta de indicadores.

Definir indicadores KPI proporciona información relevante para mantener al equipo bien enfocado en el objetivo. Estos indicadores miden el éxito o generan alertas de un posible fracaso del proyecto. Por este motivo, debes elegir los indicadores que respondan a las necesidades del plan de trabajo, ya que permiten agregar visibilidad sobre el avance del proyecto y analizarlo desde distintas perspectivas. Incluir indicadores ayuda a estructurar el trabajo de la manera adecuada y medir la efectividad en cada etapa del proceso. Además, forma parte de la planificación.

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4. Análisis de riesgos deficiente.

Algo importante que evitar en la gestión de proyectos es asimismo prescindir del análisis de riesgo. Evaluar posibles imprevistos o dificultades contribuye a presentar soluciones que garanticen una mayor flexibilidad del plan en ejecución. Por ejemplo, la matriz FODA permite identificar las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas en torno a un proyecto en curso. El análisis de riesgo debe contemplar factores ambientales, económicos y humanos que podrían afectar el logro de los resultados en el plazo previsto.

5. Falta de cumplimiento de los plazos establecidos.

Los plazos de entrega en los proyectos son necesarios para cumplir con los requerimientos de los clientes o las necesidades de la empresa y que el cambio se implemente a la brevedad. Trazar fechas de entrega poco realistas puede generar frustración en el equipo cuando no consiguen cumplir con las entregas a término. De hecho, si no se aplican medidas correctivas en un plan de contingencia, probablemente el éxito del proyecto se ponga en jaque. Es responsabilidad del project manager verificar las causas del retraso, analizarlas y poner en funcionamiento el plan.

6. Gastos excesivos que sobrepasan el presupuesto inicial.

Cuando surgen imprevistos, se terminan generando gastos que escapan al presupuesto inicial. Por este motivo, es fundamental revisar los detalles de la planificación y plantear soluciones frente a la identificación de distintos escenarios posibles. La mejor forma de ahorrar es, en línea con el ítem anterior, medir los tiempos de ejecución, realizar auditorías y negociar el presupuesto aprovechando al máximo los recursos disponibles para el proyecto.

7. Entrega del proyecto sin previa validación.

Hay ocasiones en que la presión por entregar en término puede pasar por alto la instancia de validación previa, lo que podría generar como resultado entregas de menor calidad. La verificación es una etapa que refuerza el valor del resultado a entregar y contribuye a proteger la imagen de tu empresa, frente a las equivocaciones. Esta revisión debe ser incluida para asegurar que el objetivo se va a cumplir o que el producto reúne las características solicitadas por el cliente. Ignorar este paso delega en el cliente la tarea de advertir el error, lo que implica un alto riesgo de insatisfacción y de que no vuelva a requerir tu servicio.

8. Aceptar cambios que puedan desviar el curso del proyecto.

El alcance del proyecto puede cambiar su curso a raíz de un nuevo requerimiento del cliente durante el proceso de retroalimentación y seguimiento del proyecto. Cada requerimiento debe ser evaluado atentamente para comprobar su viabilidad o no, según los recursos disponibles y las capacidades del equipo para adaptarse a los cambios, a fin de evitar errores durante la evolución del proyecto. Aceptar cambios solo por satisfacer una solicitud de un cliente y no contemplar las posibilidades de la empresa para aplicarlos puede conducir al fracaso.

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Para entender qué evitar en la gestión de proyectos, no dejes de considerar estos 8 errores típicos que las empresas suelen cometer cuando no incorporan la planificación dentro las etapas de un proyecto. Sin este componente fundamental, toda la ejecución se verá comprometida y surgirán más problemas como retrasos en los plazos, cambios repentinos, gastos excesivos, falta de revisión, etc. Todo proyecto incluye procesos y etapas, y si estos no son eficientes los objetivos no se cumplirán, generando pérdidas significativas a la empresa.