La comunicación para mejorar la gestión de proyectos

La comunicación es la base de las relaciones humanas, ya sea si eres un líder extrovertido y multifacético como si, en cambio, se te da más por escuchar y observar que hablar, entenderás la importancia que adquiere dentro del ámbito empresarial poder comunicarse con efectividad y eficiencia en todas las áreas, pero especialmente para mejorar la gestión de proyectos.

Una buena comunicación es un elemento indispensable para lograr el éxito en los proyectos y en la organización de las empresas. Es por ello necesario y sumamente importante, reflexionar y planificar sobre cómo es la mejor manera de comunicarnos en el ámbito de la gestión de los proyectos, haciendo que estos se desarrollen sin riesgo de que se produzcan los tan temidos “silos”.  

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Si en tu empresa percibes que no se están comunicando debidamente aun teniendo a cargo un proyecto en curso, es momento de prestar atención a cómo podrías optimizar la comunicación para mejorar la gestión de proyectos. Observa al responsable del  proyecto e identifica con cuánta frecuencia se reúne con sus colaboradores encargados de realizar las tareas para monitorizar y controlar el progreso del proyecto. 

Quizá algunos de los colaboradores de tu equipo abocados al proyecto no son propensos a comunicarse con sus compañeros y con sus superiores por diversos motivos, y esto propicia que las tareas que realizan parezcan, por la misma falta de comunicación, fragmentadas de su contexto, algo así como si fueran equipos aparte que asimilaron las consignas de forma individual, y no como resultado de una puesta en común. 

No te preocupes, los “colaboradores islas” están en todas las empresas y no significa que debes prescindir de ellos por ser de pocas palabras. En su lugar, trata de conocerlos, de interesarte por ellos, sus motivaciones y capacidades. Puedes estar seguro de que te ganarás su confianza y lealtad si no los ignoras, y te predispones a escuchar en lugar de reprender.

Ahora, bien, ocúpate de tus colaboradores más tímidos, pero no te olvides del resto y también reúnete con ellos, y reúnete con todos cada vez que se aproxime una nueva entrega en los plazos del proyecto.

Te has dado cuenta que sí debes modificar la comunicación para mejorar la gestión de proyectos, pero no sabes por dónde empezar ni qué medidas implementar en cuanto a lo operativo para que los procesos, actividades y tareas constituyan un trabajo de gestión colectiva realmente. Tampoco te preocupes, con la lista que te presentamos a continuación podrás tener mayor contexto para iniciar tus primeras acciones de mejora.

• Aprende el hábito de preguntar y escuchar.

No des por hecho que todos tus colaboradores van a hablar contigo o se van a comunicar entre ellos constantemente para afinar detalles de cada etapa en que transite un proyecto. Puedes delegar a un responsable por etapa y entrega, en caso de que no lo hubieras hecho desde el inicio del proyecto a fin de que te comunique los pormenores de los avances y dificultades que vayan surgiendo.

Pregunta y escucha las razones antes de juzgar, porque solo a partir de establecer las causas de un problema, podrás resolverlo con solvencia.

Si hay dificultades que inevitablemente retrasan una entrega, será pertinente que te reúnas con tu responsable a cargo y equipo colaborativo, con el objetivo de proporcionar soluciones viables que permitan la continuidad estable del proyecto hasta su entrega final.

• Utiliza canales de comunicación para estar al tanto de los avances de un proyecto.

Esto es casi una obviedad, pero a veces las empresas utilizan un solo canal de comunicación para integrar todas las áreas, y por añadidura, también los proyectos gestionados en cada área. Procura implementar un canal de comunicación interno para la gestión de proyectos de tu área en el que todos los integrantes participen y reporten el estado de sus procesos.

• Mantiene una comunicación más interactiva.

Aprovecha al máximo el canal de comunicación para tu equipo de gestión de proyecto. No pierdas tu tiempo enviando mail y comunicados formales que no sabes si son leídos o terminan en el buzón de Spam. Interactúa con tus colaboradores en chats activos integrados al canal para estar al corriente de todas las novedades del proyecto.

La comunicación interactiva bidireccional permite a las personas acusar recibo de la información y responder con preguntas de aclaración.

• Explota al máximo tus habilidades no verbales. 

Es probable que hayas escuchado esto antes, pero la comunicación ocurre de la siguiente manera:

• 55% a través del lenguaje corporal
• 37% a través del tono de voz, el tono y la velocidad
• 7% a través de palabras

Estos números continúan debatiéndose, pero básicamente la comunicación no verbal ayuda a comprender a las personas, llegando a detectar sus intenciones reales, camufladas convenientemente con el lenguaje oral o escrito. Todos podemos demostrar lo mejor utilizando palabras que convenzan, pero al final una postura puede desdecir de un hachazo lo que con tanto afán intentamos comunicar para complacer al otro. El lenguaje corporal no miente. 

• Planifica las reuniones de tu proyecto.

Como no sobra el tiempo para realizar las etapas de cada proyecto y es necesario ganar en productividad, busca planificar las reuniones en relación con tu proyecto, de modo que se debatan en las mismas solo los puntos de interés para despejar todas las dudas. Si debes organizar reuniones, que sean por una buena causa, de lo contrario, utiliza los canales de comunicación o la llamada telefónica. 

• Utiliza una herramienta digital de integración para la gestión de proyectos.

En el mercado existe una amplia variedad de softwares o herramientas para gestionar tu cartera de proyectos. Lo importante es que el que elijas esté alineado con las necesidades de tu empresa. 

Al momento de hacer ese análisis, debes tener en cuenta no solamente la estructura y complejidad de tu proyecto, sino también que la comunicación de todos los colaboradores que participan en cada uno de los proyectos esté centralizada en el contexto de cada etapa o tarea de los mismos, a fin de poder brindarles mayor flexibilidad y agilidad a los plazos fijados por entregas, incluido el plazo de entrega final.

Existen muchos más tips que puedes implementar, si quieres optimizar la comunicación para mejorar la gestión de proyectos, pero agregar más en este artículo sería redundante, ya que todo se resume a mantener un vínculo efectivo y colaborativo entre el director de proyecto, los responsables y el equipo de colaboradores encargados de ejecutarlo en el plazo estipulado.