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      Gestión de inventarios vs. mantenimiento: La importancia de alinearlos

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      Cuando se debe hacer mantenimiento en las máquinas de una empresa, se necesitan piezas específicas para arreglarlas. No obstante, para conseguir las piezas es necesario tener una buena comunicación con gestión de inventario y alineación de los procesos interdepartamentales, a fin de que el área de mantenimiento obtenga de inventario los materiales que necesita en el tiempo previo a un mantenimiento planificado. 

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      El problema es que, por diversas razones, no siempre ocurre esta alineación entre inventario y mantenimiento. Por un lado, muchas empresas se enfrentan al desafío de reducir costos de mantenimiento. Este ahorro está estrechamente relacionado con la adecuada gestión de inventario para que esta área responda de antemano a las demandas de un mantenimiento preventivo y predictivo.

      En ocasiones, es inevitable que ocurran problemas, como por ejemplo, que el mantenimiento solicite alguna herramienta específica para arreglar las máquinas e inventario no se la entregue a tiempo para el arreglo. Sobre estos problemas y más vamos a tratar en este artículo entre inventario vs. mantenimiento.

       

      Problemas entre mantenimiento y gestión de inventario

      Existen diversos problemas que pueden generarse entre mantenimiento y gestión de inventario que no pueden dejarse de lado ni postergar, ya que de alinear estas áreas depende el buen funcionamiento de los activos de tu empresa y no querrás que, por ejemplo, la planta de producción se detenga por una falla en las máquinas, que a la vez no pudo anticipar inventario para tener las piezas listas para su reparación y evitar los retrasos.

      A continuación, identificamos los principales problemas de la falta de alineación entre mantenimiento gestión de inventario.

      1. Falta de planificación de mantenimiento. 

      Uno de los problemas más comunes que involucra a estas dos áreas es no planificar adecuadamente el mantenimiento y que gestión de inventario no llegue a saber qué y cuántas piezas debería adquirir para cubrir las necesidades de mantenimiento. No planificar ante las posibles fallas de los activos hará que las máquinas y equipos involucrados con estas fallas dejen de funcionar y, por lo tanto, de producir. Si una máquina deja de producir, toda la producción se retrasa y no se puede comercializar ni entregar pedidos.

      2. No tener las piezas y tener que ir a comprarlas a último momento. 

      Cuando los recursos no fueron pedidos con anticipación, ocurre que se tenga que buscar los faltantes a último momento, accediendo a piezas mucho más caras de lo que realmente son en un horizonte de posibilidades, porque el inventario no consideró tener estas piezas de mantenimiento, porque ambas áreas no se comunicaron entre ellas para prever posibles fallas repentinas, roturas, incertidumbre por mantener equipos viejos, etc. 

      Si gestión de inventario sabe que debe aprovisionarse de ciertas piezas necesarias ante cualquier eventualidad, será obligación de esta área contar con ellas y no esperar a que mantenimiento le solicite las piezas. En casos como estos, es importante que tanto una como otra se pongan de acuerdo con los insumos permanentes en inventario y los que sí o sí deben ser solicitados con cierto tiempo de antelación para cuando se realice una revisión técnica de los activos.

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      3. Programas de mantenimiento ineficiente.

      Planificar y programar el mantenimiento regular con anticipación te brinda mucho más control sobre tu inventario. Cuando conoces cuándo necesitarás piezas, no tienes que guardarlas en caso de que puedas usarlas. Sabrás exactamente cuántos necesitarás y cuándo, por lo que podrás realizar el pedido de manera adecuada.

      El uso de una buena plataforma de software de seguimiento de inventario también puede ayudarte porque puedes configurarlo para que asigne piezas automáticamente al trabajo de mantenimiento planificado y te notifique cuando están en riesgo de dejar de funcionar, en relación con los niveles mínimos/máximos personalizados que se determinen. 

      Si el seguimiento de inventario es parte de un software de gestión de activos empresariales (EAM) más grande, puedes crear plantillas para tus órdenes de trabajo que incluyan las piezas utilizadas para el trabajo de mantenimiento recurrente y proporcionar y asignar órdenes de trabajo automáticamente cuando sea momento de trabajar con el mantenimiento preventivo.

       

      Importancia de alinear mantenimiento y gestión de inventario

      Después de todo lo que hemos observado con respecto a los problemas comunes que impiden que mantenimiento y gestión de inventario se alineen, estamos en condiciones de inferir que el secreto de la buena alineación reside en la prevención de riesgos. Cuando nos acostumbramos a prevenir que las cosas ocurran, estaremos un paso adelante de los problemas, los desperfectos, la producción detenida, los retrasos en la comercialización y distribución, por lo que evitaremos encontrarnos en apuros especulando si vamos a poder solucionar el problema.

      Por consiguiente, alinear mantenimiento y gestión de inventarios es importante para que mantenimiento siempre cuente con las piezas de gestión de inventario y esta sepa lo que mantenimiento necesita para prevenir los típicos riesgos de mal funcionamiento y máquinas detenidas por fallas. Esto, a la vez, ayudará a minimizar las fricciones y silos entre estas dos áreas, porque estarán visiblemente más comunicadas sabiendo las necesidades del otro y actuando en consecuencia para garantizar la productividad en toda la organización.

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      En síntesis, si bien en muchas empresas podemos llegar a ver a inventarios vs. mantenimiento y no entenderse con lo que necesitan de cada área, si empezamos a hablar el mismo lenguaje, orientado a la prevención y anticipación de las fallas, aunando esfuerzos, podremos tener procesos y tecnologías funcionando activamente sin interrupciones.

       

       

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