Proceso de mantenimiento como garante de la viabilidad de los equipos

El mantenimiento en las empresas no puede tomarse a la ligera porque según cómo se realice y la frecuencia con que se efectúen las revisiones será la calidad del funcionamiento de los activos. Si acostumbramos a nuestras máquinas y equipos a operar indefinidamente sin seguimiento hasta que se descomponen, es probable que los costos se eleven por las nubes para reparar en tiempo récord los desperfectos de un componente que es indispensable no solo para dar continuidad a nuestro trabajo sino para cumplir con los objetivos comerciales de cara al cliente.

<<<Outsourcing de mantenimiento: ¿Cuándo sí, cuándo no?>>>

Cada pequeña pieza del engranaje organizacional merece contar con un proceso de mantenimiento para asegurar la perfecta alineación entre las personas, los procesos y las tecnologías. El proceso es lo que sostiene y moldea la acción destinada a generar un determinado fin, en este caso, garantizar el correcto funcionamiento de los equipos, máquinas y dispositivos. Implica una estructura, un conjunto de pasos o secuencias para ordenar las tareas de acuerdo con un plan previamente trazado y al know how de la empresa.

Un proceso de mantenimiento efectivo y formalizado agrega visibilidad al área y esto se hace extensivo a toda la organización, porque todos los colaboradores sabrán de antemano cuándo esperar una revisión, cuándo incorporar una nueva tecnología o conocimiento, y cuándo se generan las fallas más comunes y cómo actuar para darles una solución precisa en el menor tiempo posible. En este artículo, analizamos la importancia de incluir un proceso de mantenimiento formalizado y los errores más comunes de no trabajar por procesos.

¿Qué errores comunes hay en un típico proceso de mantenimiento?

Los errores en mantenimiento son más frecuentes de lo que nos gustaría, pero poder identificarlos suma puntos a la hora de una rápida intervención para evitar el impacto de una máquina detenida o que amenace con dejar de funcionar en cualquier momento. A continuación, compartimos cuáles son y cómo identificarlos de forma rápida para actuar preventivamente y prevenir la baja de la productividad.

<<<Principales errores en la ejecución de un plan de mantenimiento>>>

1. Mantenimiento insuficiente o inadecuado.

Tanto un mantenimiento mal gestionado como la falta de mantenimiento puede generar accidentes evitables o propiciar la interrupción total del funcionamiento de una máquina. Cuando esto sucede, puede suceder que los operarios no estén debidamente capacitados, por lo que es fundamental que estos reciban capacitación adecuada sobre los procedimientos operativos y cómo resolver los problemas elementales para evitar problemas más críticos en el futuro. 

Quizá tus operarios están bien capacitados, pero los que hay son pocos o no están disponibles por distintos motivos para realizar un arreglo. Este tipo de contratiempos debe ser contemplado durante un proceso de mantenimiento, de modo tal que si falta personal no se detenga el trabajo y alguien del área pueda desempeñar cualquier tipo de función o tomar decisiones.

Muchas empresas, en caso de accidentes, no cuentan con procesos de mantenimiento, y cuando se producen situaciones inesperadas no pueden gestionar adecuadamente el problema sin invertir demasiado tiempo y dinero que resulta en pérdidas para la empresa. Para evitar esto, todo proceso de mantenimiento debería incluir inspecciones, pruebas, mediciones, ajustes, reemplazos, detección de fallas, reparaciones, limpieza y cambios de piezas, entre las operaciones más frecuentes.

2. Ausencia de mantenimiento preventivo.

El mantenimiento preventivo es la primera estrategia en la elaboración de un plan de mantenimiento y debe estar incluido dentro de cualquier proceso estandarizado que se repita. Se utiliza generalmente para reducir costos, disminuir el número de averías y minimizar el tiempo de inactividad. Permite a los operarios realizar revisiones periódicas para reducir la recurrencia al mantenimiento correctivo. 

Aunque todo parezca estar en perfectas condiciones, no hay que confiarse, porque las fallas silenciosas existen, y muchas veces son indetectables sin revisión de por medio. El análisis de falla de mantenimiento, el monitoreo y el conocimiento profundo de cada activo incluido dentro del proceso de mantenimiento permitirá detectar una falla en sus primeras etapas de desarrollo, como así también abastecer el inventario con las piezas de repuesto necesarias.

3. Mantenimiento exagerado.

Acabamos de sostener que el mantenimiento preventivo es sumamente importante para el correcto funcionamiento de los activos en el tiempo, pero abusar de las revisiones puede ser contraproducente, incluso cuando parezcan necesarias. Esto sucede cuando hay máquinas con piezas frágiles cuyo constante movimiento, lejos de contribuir a la mejora del funcionamiento, puede echarlo a perder por un descuido en su manipulación. El error reside en planificar sin tener en cuenta la realidad operativa, lo que repercute directamente en el proceso de mantenimiento, que se vuelve ineficiente y extenso cuando se puede simplificar.

4. Falta de monitorización.

El objetivo del mantenimiento debe ser responder con precisión a las necesidades de cada activo, es decir, a su condición real y no a lo que se supone que debería suceder. Para lograr esto, toda empresa puede diseñar un protocolo de mantenimiento, plasmado en un manual que comprenda el uso real de una máquina, incluyendo las pautas del manual del fabricante.

El monitoreo constante está basado en los datos de los sensores que definen una línea de base para operar una máquina de la manera más óptima. A través de estos datos, puedes identificar pequeños cambios en el rendimiento de los equipos o máquinas y predecir las fallas reales durante el proceso de mantenimiento.

5. Escasa o nula cultura de mantenimiento. 

Una cultura de mantenimiento escasa o nula implica que los colaboradores apliquen la ley del menor esfuerzo para realizar su trabajo. Esto se traduce en terminar rápido la actividad aunque no haya garantía de haber realizado bien el trabajo. Una cultura saludable impacta directamente en los procesos. Entonces, si el equipo de mantenimiento está comprometido, va a esmerarse en resolver el problema y hacer seguimiento para asegurarse de que realmente se haya resuelto el desperfecto. 

Importancia de tener un proceso de mantenimiento

En función de todo lo expuesto, podemos decir que un proceso de mantenimiento ayuda a conocer en detalle cada tarea a realizar obteniendo visibilidad de los activos, tanto de los que están incluidos en el mantenimiento predictivo como de los que deben ser reparados directamente. Por consiguiente, hay más posibilidades de que los activos extiendan su vida útil con las revisiones periódicas (siempre que respondan a las necesidades reales) o sean reparados en menos tiempo del que cabría esperar si solo se implementa un mantenimiento reactivo. 

También el costo de mantenimiento se vería visiblemente reducido incorporando el mantenimiento predictivo y el correctivo dentro del mismo proceso. Además, al existir monitoreo será más fácil detectar los riesgos y fallas en etapas tempranas para resolverlas rápidamente y reducir la incertidumbre típica de las averías y fallas inesperadas, cuando no hay un seguimiento adecuado del funcionamiento de los equipos. 

<<<Principales desafíos a superar por un gerente de mantenimiento>>>

En líneas generales, el proceso de mantenimiento debe existir para ordenar el área, ayudar a las personas que trabajan a gestionar mejor su tiempo, reducir los costos organizacionales, proporcionar seguimiento de los activos más importantes para el desarrollo de la actividad comercial y asegurar un funcionamiento optimizado a largo plazo.