Equilibrar demanda y suministro interno: El rol de S&OP

Un aspecto muy importante en las empresas es poder equilibrar la demanda y suministro interno, puesto que si estos no coinciden pueden suscitarse una serie de problemas que podrían generar consecuencias negativas en cuanto a sobrecostos y esfuerzo de trabajo en los procesos interdepartamentales. 

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En este sentido, las tiendas físicas no podrán vender mercaderías que no tienen en sus depósitos. De esta forma, el suministro es inferior a la demanda. Por el contrario, cuando hay un excedente de productos en el almacenamiento que comienzan a acumularse, significa que estos no se están vendiendo y están generando pérdidas a lo largo del tiempo. La demanda es inferior al suministro.

En ambas circunstancias, advertimos escenarios en donde las pérdidas de ventas, los sobrecostos y la falta de alineación entre ventas y operaciones van a promover malos resultados en el cumplimiento de objetivos comerciales, que provocará frustración y toma de decisiones precipitadas. 

La propuesta para este artículo se orienta a equilibrar demanda y suministro interno, partiendo del rol de S&OP, a fin de que las áreas de ventas y operaciones logren alinearse en pos de una mejora en los procesos empresariales y en los resultados comerciales.

El rol de S&OP para equilibrar demanda y suministro interno

En artículos anteriores definimos en qué consiste S&OP y la importancia que tiene en la alineación ventas y operaciones, puesto que esta última depende de la gestión comercial que realice ventas durante el proceso comercial. No obstante, previamente, el área de ventas va a depender de los leads calificados que le proporcione el área de marketing para que se conviertan en clientes. 

Desde esta perspectiva, el rol de S&OP para equilibrar demanda (ventas) y suministro interno (operaciones) va a estar dirigido a planificar las tareas de ventas y operaciones para que estén sincronizadas y puedan cumplir con eficiencia la totalidad de los procesos. 

Además, S&OP es una metodología de planificación que permite mejorar la capacidad de gestionar la planificación de las actividades, no solo entre operaciones y ventas sino con todas las áreas en general, ya que esta herramienta cuenta con pronósticos estadísticos para prever el futuro. 

Esto favorece la toma de decisiones y que tanto ventas como operaciones puedan anticiparse a las necesidades de los clientes, con respecto a la oferta y la demanda. Esta previsión ayudará a tener un mejor control de inventario reservado para abastecer de productos que coincidan con la cantidad de demanda evitando así los desfases entre demanda y suministro.

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¿Cómo equilibrar la demanda y el suministro interno con S&OP?

Dos de los pasos más importantes de esta metodología son planificar la demanda y el suministro. En la planificación de la demanda, se analizan las previsiones y se deben realizar los ajustes necesarios en relación con los recursos y demandas de los productos.

Ahora bien, en la planificación del suministro, las áreas de compras, finanzas y operaciones deberán evaluar la capacidad y las limitaciones en materia de formación de los colaboradores, recursos tecnológicos, distribución, lead time del producto, entre otras cuestiones, para ejecutar la planificación.

Por consiguiente, es de vital importancia trazar un plan que contemple el ciclo de pedido del cliente, es decir, el tiempo que dicho cliente decide esperar hasta que le llegue el producto solicitado. Si el lead time (tiempo total que transcurre desde el proceso de producción de un pedido hasta que se lo entrega al destinatario), excede el tiempo del ciclo de pedido del cliente, este terminará por elegir otra compañía que gestione su pedido en menos tiempo.

Entonces, la fuga de clientes inconformes por el servicio de entrega del producto va a malograr todo el proceso de ventas anterior que bien pudo ser efectivo y eficiente, pero de nada sirve que motive al cliente a comprar si a la hora de hacer la entrega del producto esta se efectúa con demoras o fallas. Por ende, el cliente buscará en otra empresa de la competencia la experiencia con el producto que se le negó. 

Lo que cabría preguntarse es si podemos reducir el lead time para que coincida con el ciclo de pedido del cliente y que este logre recibir el pedido en el tiempo en que lo desea. La respuesta es afirmativa: se puede simplificar el proceso de lead time si se tienen en cuenta ciertas acciones de mejora en la gestión de inventarios. 

Reducir el lead time con respecto al ciclo de pedido del cliente

Parte del rol de S&OP en la sincronización entre demanda y suministro está en el hecho de disminuir el lead time en beneficio del cliente. De esta manera, si ventas realiza un buen trabajo en su proceso comercial dejando satisfecho a los clientes con la propuesta, cuando estos sean derivados a operaciones deberán recibir la misma calidad de servicio, en función de sus necesidades y expectativas. 

Una de las formas en que puedes reducir el lead time es contar con un inventario de los materiales que necesitas para la fabricación de los productos, a fin de evitar tener que aprovisionarse de ellos cuando un cliente te hace un pedido particular. 

De esta forma, no solo reduces el lead time sino que disminuyes los costos en buscar entre una variedad de proveedores cuando ya tienes un margen disponible de materiales para distintos productos que sabes que tienen una alta demanda. Por consiguiente, si tenemos un stock de materiales estándar para los productos que más se venden, ya se redujo significativamente el lead time. 

Cuando tienes productos terminados, puedes abastecer demandas inmediatas que te harán ahorrar valioso tiempo en abastecimiento y fabricación, por lo cual solo tendrás que preocuparte por la distribución de tus productos. Como verás, en ese nuevo proceso redujiste casi a la mitad el lead time para brindar una mejor experiencia al cliente.

Por supuesto que los inventarios generan costos y ocupan espacio de almacenamiento, pero si te limitas a reunir los materiales que necesitas para los productos de alta demanda, el equilibrio entre suministro y demanda está garantizado. 

Así los productos más vendibles se comercializarán más rápido, mientras que los menos demandados te permitirán utilizar ese margen de tiempo que no empleas en los productos de mucha demanda para buscar los materiales y ajustarse mejor a las necesidades específicas de cada cliente.

Por último, sería conveniente también para optimizar las predicciones de la demanda agregar mayor visibilidad a través de un sistema de registro de la demanda en tiempo real, de modo tal que esa información sea compartida con otros elementos de la cadena de suministro. Esta acción permitirá modificar las predicciones de la demanda, así como anticipar las reposiciones cuando las circunstancias lo requieran.

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En definitiva, el rol de S&OP es alinear las áreas de ventas y operaciones a través de la búsqueda de equilibrio entre la demanda y el suministro. Para tal propósito, las predicciones de demanda y suministro pueden ser acciones orientadas a lograrlo, pero también contando con un inventario suficiente para cubrir los materiales en productos de gran demanda.