¿Por qué es necesario alinear ventas y operaciones?

Porque entendemos que las áreas de una empresa no pueden estar aisladas unas de otras sino conectadas, es que el trabajo colaborativo de áreas funcionales alineadas garantiza el éxito en los negocios. Alinearse significa estar o ir a la par para conseguir un objetivo en común. Implica establecer una procesos interdepartamentales, aunando esfuerzos para lograr mejores resultados en menos tiempo.

<<<Alinear a marketing y ventas, una creciente necesidad>>>

En artículos anteriores, hemos insistido en la importancia de alinear marketing y ventas para captar más cantidad de leads que aumenten las posibilidades de cerrar negocios rentables. Ahora, vamos a enfocarnos en alinear ventas y operaciones, y por qué es importante que estas tres áreas: marketing, ventas y operaciones se encuentren alineadas. 

Alinear ventas y operaciones es tan relevante como alinear ventas y marketing en el sentido de que ventas debe vender primero para que operaciones pueda entregar el producto o servicio. De lo contrario, el área de operaciones no puede continuar la cadena y se corta la red de acciones en la ausencia de ventas del departamento comercial. 

Por consiguiente, no basta que marketing esté alineada con ventas, derivando leads calificados, cuando esta última no genera los cierres de negocios suficientes para que operaciones cierre el ciclo gestionando las entregas a los clientes.

Importancia de alinear ventas y operaciones

En la actualidad, según un estudio de Supply Chain del Global Summit Survey, el 68% de las empresas sostiene que existe un desalineamiento entre departamentos. Además, el 37% de los negocios están enfocados más en ventas. En cambio, solo el 31% se orientan más al área de operaciones.

A propósito de estos datos, podemos inferir que mientras más alineados estén los departamentos de ventas y operaciones, mayor rotación positiva de inventarios tendremos. En consecuencia, los productos se estarán comercializando de manera continua y no se acumulará stock que genere pérdidas o sobrecostos. 

Cómo alinear ventas y operaciones

El primer paso es entender que el área de operaciones depende del trabajo que realice ventas previamente durante el proceso comercial. Sin la gestión pertinente de los leads calificados que envíe marketing a ventas para que esta los convierta en clientes, operaciones no puede realizar la entrega de productos o servicios porque la falta de ventas va a ocasionar que el departamento permanezca inactivo y haya exceso de existencias en el depósito sin vender.

El segundo paso es aplicar una metodología que ayude a alinear ventas y operaciones de forma segura, efectiva y eficiente para que sea posible detectar los resultados en el corto plazo. En nuestra experiencia, una buena metodología de alineación es Sales and Operations Planning (S&OP).

Sales and operations Planning es una metodología de planificación cuyo objetivo es adaptar los pronósticos con los requerimientos logísticos y financieros. Esta metodología nace precisamente en respuesta ante la falta de comunicación entre las áreas de una empresa.

S&OP permite integrar todas las áreas de una compañía incluyendo los planes de marketing dentro del proceso de administración de la cadena de suministro. La finalidad de esta alineación es obtener los objetivos definidos con anterioridad y visualizar su cumplimiento o reformulación periódica. 

Ventajas de alinear ventas y operaciones

1. Promueve el trabajo colaborativo: alinear ventas y operaciones incentiva trabajar en equipo porque reúne los esfuerzos de ambas áreas para obtener un objetivo que involucre a toda la organización.
2. Mejora la transparencia entre áreas: esto facilita la comunicación y las interacciones interdepartamentales, permitiendo que los resultados de las tareas sean conocidos y evaluados por todos los integrantes de la empresa. 
3. Aporta mediciones de resultados de negocios más óptimas: se logra mediante un tablero de control que atraviese todas las áreas operativas.
4. Fomenta la comunicación mediante un canal corporativo: este canal se elabora a partir del responsable de la coordinación de procesos.
5. Favorece la coordinación  de los equipos: manejar información única y un canal formal de comunicación generan un impacto positivo en la coordinación de la empresa.
6. Mejora el proceso de toma de decisiones: gracias a un mayor acceso a la información, las decisiones pueden tomarse en menos tiempo y con mínimo esfuerzo.
7. Incrementa la visión a futuro: mediante la planificación es posible proyectar las oportunidades y los riesgos del plan comercial a mediano y largo plazo, permitiendo generar conversaciones destacadas para impulsar la proactividad y evitar las postergaciones indefinidas.  

<<<¿Por qué es necesario alinear marketing y ventas?>>>

Pasos para alinear ventas y operaciones

1. Recolectar datos para una previsión a futuro: para lograr esto, se deben tener en cuenta los pronósticos estadísticos y factores externos como los clientes, competencia e industria.
2. Planificar la demanda: analizar las previsiones y realizar ajustes en relación con los recursos y demanda de los productos.
3. Planificar el suministro: las áreas de compras, finanzas y operaciones deben evaluar la capacidad y verificar cuáles son las limitaciones a nivel colaboradores, herramientas tecnológicas, metodologías, distribución, etc., para ejecutar la planificación.
4. Organizar reuniones para debatir estos pasos previos y comprobar que estén resueltos o en proceso: en esta instancia, varias áreas como ventas, finanzas, recursos humanos, marketing y operaciones se reúnen para comparar las previsiones de la demanda con el plan de suministro con el objetivo de comprobar el impacto financiero de cada uno de los distintos planes de alineación.
5. Aprobar el plan previsiones que impulse la alineación de ventas y operaciones: el área de dirección es quien analiza las previsiones, planes y sugerencias trabajadas. Si todo está encaminado, se aprueba el plan para alinear ventas y operaciones de forma definitiva.
6. Implementación: luego de haberse aprobado el plan, llega el momento de implementarlo, pero es primordial que se vayan evaluando los resultados a fin de asegurar el éxito de la planificación. 

<<<Metodología Inbound: ¿Sólo marketing?>>>

En resumidas cuentas, la mejor forma de alinear ventas y operaciones es tener en claro cuestiones como las previsiones de demanda y suministro, el análisis de la competencia, la información que se tiene de ella y de los clientes en una base de datos, y no olvidar de monitorear todos los resultados que se vayan obteniendo. 

Esta metodología de S&OP no es la única que existe, pero es una de las más efectivas para seguir un orden y planificar las acciones para agregar mayor visibilidad a los procesos de las dos áreas, a fin de que favorezca la colaboración y la comunicación eficiente y proactiva. Mayor colaboración y seguimiento aportará mejores resultados tanto para ventas como para operaciones.