Departamentos a ciegas: silos de información y su efecto en tu empresa

En gestión empresarial y tecnología de la información, un silo describe cualquier sistema de gestión que no puede funcionar con ningún otro sistema, lo que significa que está aislado de los demás sistemas. Los silos crean un entorno de sistemas individuales y dispares dentro de una organización.

En otras palabras, un silo de información es un sistema de gestión de información que no puede comunicarse libremente con otros sistemas. La comunicación dentro de un silo de información siempre es vertical, lo que dificulta o imposibilita que el sistema funcione con sistemas no relacionados. Esto también aplica a equipos de trabajo y departamentos.

¿Por qué ocurren los silos?

Los silos organizacionales generalmente no comparten las mismas prioridades, objetivos o incluso las mismas herramientas, por lo que los departamentos operan como unidades o entidades comerciales individuales dentro de la empresa. Los silos se producen por la estructura de una organización.

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Los gerentes son responsables de un departamento específico dentro de una organización y cada gerente tiene diferentes prioridades, responsabilidades y visión. A menudo, estos no son conscientes de las prioridades y objetivos de otros departamentos y existe poca comunicación, colaboración y trabajo en equipo entre estas unidades de negocios.

¿Qué problemas crean los silos de información?

Un silo de información puede ocasionar problemas como la duplicación de esfuerzos y roles de trabajo redundantes. Conduciendo al desarrollo de sistemas contrastantes que pueden conducir a un aumento de los costos y la falta de sinergia. 

Un  cuello  de botella en la información resulta en ineficiencia ya que diferentes departamentos pueden estar trabajando con una serie de entendimientos alternativos para completar un proyecto. Esto puede conducir fácilmente a una serie de oportunidades perdidas para el negocio, o en el peor de los casos, contribuir al fracaso general de una empresa.

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A medida que los grupos trabajan por separado y continúan restringiendo el acceso compartido a la información y los sistemas, se hace más difícil crear un consenso sobre las prioridades para toda la empresa. Esto podría conducir a la frustración de los trabajadores y dar como resultado plazos incumplidos, prioridades equivocadas o un fracaso absoluto en el logro de los objetivos comerciales. Cuando la información no está fácilmente disponible en toda la organización, puede dar lugar a una toma de decisiones errónea basada en datos inexactos o desactualizados.

¿Cómo la eliminación de silos de información mejora la productividad?

En lugar de agregar servicios o herramientas es importante que comiences a identificar formas de combinar competencias basadas en las prioridades de tu organización. ¿Cómo se eliminan los silos de información en toda la empresa? Prueba a tu equipo para crear una imagen completa de las herramientas o puntos ciegos alrededor de la empresa.

Las posibles preguntas para ayudarte a comenzar incluyen:

• Si las ventas y el desarrollo comercial crean cotizaciones a través del CRM, ¿puede la herramienta informar un paquete de finanzas y facturación en el otro extremo del negocio? ¿Hay una brecha entre las herramientas que está causando problemas?
• Si la producción y las operaciones administran al personal, ¿cómo y cuándo reciben información sobre el alcance del nuevo proyecto y los entregables?
• Si confías en hojas de cálculo o compilando datos manualmente en todo tipo de sistemas, ¿hay alguna manera de hacer que esta recopilación de datos consuma menos tiempo? ¿Cómo se comparte este informe con los principales interesados?
• ¿Cuál es el costo de usar una herramienta colaborativa? ¿Cuál es el costo de oportunidad de no tener todos los datos en un solo lugar y proporcionar esta transparencia a los equipos?
•  ¿Hay alguna forma para que los equipos y los empleados tengan acceso a todos los mismos datos en un único punto?

Es posible que no estés al tanto de posibles puntos ciegos, pero al examinar cómo interactúan (o no) varias partes de la empresa, puedes comenzar a determinar los puntos que se deben romper. Al eliminar los silos de información, obtendrás:

• Una mayor transparencia en la información proveniente de CRM, sistemas financieros, facturación, otras herramientas y entradas almacenadas previamente. 
• Comenzarás a mejorar la visibilidad de las tasas de utilización y disponibilidad de los colaboradores, aumentarás la facturación y, al mismo tiempo, disminuirás el exceso de servicio y la entrega excesiva.
• Aumentarás la cantidad de proyectos entregados a tiempo y dentro del presupuesto, así como aumenta la eficiencia y los márgenes de beneficio del proyecto.
• Podrás realizar pronósticos más precisos de recursos e ingresos porque puedes ver datos en tiempo real sobre la rentabilidad, tales como información sobre los proyectos actuales y los ingresos esperados, desde una sola vista.

Con una única fuente de información, se requiere menos tiempo para que los líderes y sus respectivos equipos trabajen. Recuerda, cuantos menos silos de información, mayor es la oportunidad de hacer crecer estratégicamente tus oportunidades futuras.