Área de mejora continua: Principales obstáculos

Una empresa que no mejora es una empresa que no crece, por tal motivo, debemos considerar, siempre que sea posible, la implementación de la mejora continua como área funcional que se encargue de aplicar distintas metodologías para la detección de oportunidades de crecimiento, a partir del análisis e investigación de las propias necesidades y problemas de una compañía, el estudio del mercado y la competencia, nuevas tendencias tecnológicas, etc.

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La mejora continua es una metodología empleada en la gestión de procesos de negocios, que se enfoca en la permanente necesidad de efectuar una revisión de los procesos, con el fin de identificar posibles obstáculos que luego deberán resolverse y dar lugar a una suerte de aprendizaje de los errores, que permitirá obtener una mayor productividad y eficiencia en las operaciones.

El proceso de mejora continua se realiza de manera escalonada, por lo cual, es crucial analizar, en primera instancia, las tareas individuales de los colaboradores para determinar en qué parte del proceso se requiere una optimización y así, a partir de pequeñas optimizaciones, se van mejorando todos los procesos en su totalidad a lo largo del tiempo, permitiendo que la implementación de la mejora sea más eficiente y menos forzada.

Sin embargo, implementar un área de mejora continua no es sencillo ya que las empresas deben enfrentarse a enormes desafíos para que la mejora permanezca en el tiempo, por lo que es común que muchas veces se generen distintos obstáculos que podrían poner en tela de juicio la efectividad de la mejora continua en los procesos empresariales.

Teniendo en cuenta estas posibilidades, nuestra propuesta para este artículo es enumerar los principales obstáculos a los que se exponen las empresas cuando implementan la mejora continua.

1. Resistencia al cambio y falta de compromiso de los colaboradores.

Uno de los primeros obstáculos que surgen tras la efectivización de la mejora continua en una empresa es la resistencia al cambio por parte de los colaboradores, puesto que la mayoría de los trabajadores se termina acostumbrando a una determinada forma de trabajar. 

Sin embargo, cuando aparece la oportunidad de implementar un cambio, cuyo objetivo es la mejora de los procesos, justamente para que sus tareas sean más eficientes, productivas y fáciles de realizar, los trabajadores muchas veces tienden a quedarse en su zona de confort y rechazar la mejora continua, porque temen el riesgo que ejecutar un cambio importante podría implicar para la empresa.

Entonces, prefieren quedarse con la seguridad de sus procesos manuales y repetitivos que aventurarse al cambio que puede lograr una mejora a mediano y largo plazo de sus procesos, y de la cual ellos mismos van a beneficiarse por la reducción de esfuerzo operativo que tendrán. En consecuencia, es probable que hasta manifiesten falta de compromiso para aprender la dinámica de los nuevos procesos.

Lo recomendable en estos casos es que los líderes empresariales comuniquen la decisión, en primer lugar, y la implementación, después, de una forma didáctica, amena, paciente y, sobre todo, demuestren empatía frente a los temores de los colaboradores, no generando hostigamiento ni amenazas para que lo acepten. En cualquier circunstancia, los gerentes deben destacar los beneficios que la mejora continua les brindará a ellos y a la empresa, y no los riesgos. 

2. Implementar metodologías sin tener en cuenta la capacidad de la organización.

Otro obstáculo que puede experimentar el área de mejora continua es implementar metodologías inadecuadas para la empresa, es decir, que no respondan a sus necesidades y genere más problemas o errores que beneficios o ventajas en sí. Esto no quiere decir que la culpa sea de la metodología de mejora en sí, sino de que no se ha elegido la adecuada para la empresa. 

Ante esta eventualidad, no son pocos los líderes que se acobardan de la mejora continua, y si no les funcionó a ellos, creen erróneamente que ninguna herramienta de mejora funciona de verdad para una empresa. Por consiguiente, es necesario aclarar que sí son efectivas, solo que hay que tomarse el tiempo de investigar las alternativas del mercado en función de los problemas y necesidades específicas de una empresa determinada.

3. Falta de liderazgo por parte de los directores del área.

Es común que muchos jefes en realidad no sean buenos líderes y se limiten a obligar a las personas a aceptar el cambio de la mejora continua sin comunicar sus fundamentos y que, además de la presión, se apliquen modales punitivos para recibir la respuesta esperada por parte de los trabajadores. En este caso, se trata de malos líderes que se valen de su poder de cargo para impulsar el cambio. 

No obstante existen otros tipos de malos líderes, que son exactamente lo contrario a los jefes autoritarios, es decir, son jefes sin autoridad, vulnerables, apáticos, que no son capaces de transmitir en su discurso un mensaje motivador a los colaboradores y el anuncio termina siendo ignorado por la mayoría. 

Por eso es necesario ser capaz de transmitir conocimiento y seguridad pero no miedo, porque el miedo paraliza y genera malos entendidos. En cambio, el conocimiento y la seguridad inspiran a las personas a ser mejores, a ser líderes también en su especialidad.

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4. Exceso de expectativa.

También otro obstáculo en el área de mejora continua es el exceso de expectativa con respecto a lo que se espera de la implementación en cuestión de resultados, ya que no siempre se puede lograr el éxito al primer intento, y que es imperioso entender que la mejora es por etapas, a través de pequeños cambios y no forma inmediata. 

Por este motivo, es esencial que se les transmita a los colaboradores la realidad de las herramientas que van a implementar y que, si bien deben ser optimistas en los resultados a largo plazo, no deben olvidar que la mejora continua no genera optimizaciones abruptas, y que los mejores resultados se obtendrán en la medida en que se avance en el conocimiento de las distintas metodologías de mejora y la forma de aplicarlas mediante herramientas de automatización. 

5. No contar con automatización de los procesos. 

Y finalmente, un último obstáculo en la implementación de un área de mejora continua es no contar con automatización de procesos, lo cual evidencia que la empresa sufre de resistencia al cambio y estancamiento en los procesos manuales.

Pero para implementar una herramienta de automatización de procesos, también se debe tener en cuenta las necesidades de la empresa, para no elegir una herramienta inadecuada que no permita resolver los problemas eficazmente transformándolos en oportunidades de mejora.

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En conclusión, estos fueron los principales obstáculos en el área de mejora continua que puedes tener y cómo evitarlos para que los resultados se puedan manifestar de manera exitosa a lo largo del tiempo.