El paso previo a automatizar: mejora de procesos

Desde hace unas décadas, las empresas han manifestado su preocupación por automatizar sus procesos, como un modo de facilitar las tareas más repetitivas que requieren más y mayor esfuerzo físico de parte de los trabajadores. Pero si bien es un paso importante decidirse por la automatización, no hay que olvidar que de nada vale un proceso automatizado si este no está en condiciones de pasar a esta instancia porque necesita el paso previo a automatizar.

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En la búsqueda de generar resultados más rápidos, pero a la vez procesos más eficientes, las empresas, antes de apresurarse por automatizar sus procesos, deberían asegurarse de que realmente necesitan automatizar todos o solo una parte de dichos procesos. Puede ocurrir que ciertas tareas no se agilicen si se las automatiza, es decir, que sería una pérdida de tiempo y una mala inversión, pero otras sí necesiten de una transformación.

Ahora bien, lo que debemos analizar son las opciones de automatizar. ¿Por qué automatizar los procesos?

“La primera regla de cualquier tecnología es que la automatización aplicada a una operación eficiente aumentará la eficiencia. El segundo es que la automatización aplicada a una operación ineficiente aumentará la ineficiencia ”(John Jeston, 2009).

En primer lugar, definamos qué es un proceso: entendemos por proceso a la secuencia de actividades con un orden de ejecución en el tiempo, que convierte entradas en salidas, mediante métodos y soportes de recursos que aportan valor a la empresa, facilitando la implementación de medidas de rendimiento y eficiencia en relación con la estrategia empresarial. 

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En segundo lugar, definamos el por qué de automatizarlos. Sabemos que los procesos, entonces, deben realizarse siguiendo un plan de actividades, un orden y que deben cumplirse en determinado tiempo. Pero a veces la ejecución de los mismos conlleva acciones repetitivas que restan en lugar de agregar valor a los procesos. 

Es allí cuando necesitamos reducir ese trabajo repetitivo, a fin de controlar el volumen de la información. Automatizar el trabajo repetitivo es la alternativa más lógica y acertada para lograr mayor eficiencia de los procesos. Además, automatizar estos procesos también evitará que se produzcan errores en la calidad de la información que circula. 

El paso previo a automatizar.

Antes de automatizar, es innegable que se debe atender a la mejora de procesos repetitivos que en nada contribuyen a resultados eficientes. Para conseguir esta mejora, lo óptimos es seguir los lineamientos de un mapa de procesos:

1- Mapa de proceso

Constituye una herramienta fundamental en la elaboración del plan estratégico de toda empresa, pero también a instancias de la mejora de procesos. Se trata de un diagrama de valor en el que se combina la perspectiva global de la empresa con las perspectivas locales de las distintas áreas en las que se inscribe cada proceso. 

El objetivo de un mapa de procesos es conocer en profundidad el funcionamiento y el desempeño de los procesos y las actividades en los que la empresa se encuentra involucrada, prestando una atención especial a aquellos aspectos clave de los mismos.

2- Dar cuenta de las herramientas que gestionamos en cada etapa del proceso. 

A través de las herramientas y metodologías de mejora continua, podremos analizar qué cambios menos complejos facilitan un mayor impacto en el negocio, y a partir de allí, priorizar estos cambios. 

La aplicación de tecnologías BPM (Business Process Management) contribuye a orquestar un proceso de principio a fin para obtener trazabilidad y asegurar el cumplimiento de objetivos en la ejecución del proceso por todos los participantes humanos, sistemas, bots de software y máquinas (IoT). La automatización de un proceso, una actividad o un subproceso, facilita productividad eliminando intervención humana.

Es probable que tu negocio necesite un motor BPM cuando quieras tener orquestación de procesos de principio a fin, facilitando automatizar la asignación de tareas a las listas de actividades de diferentes roles participantes, permitiendo así que los trabajadores inviertan su tiempo en ejecución y no en administración de tareas.

BPM puede aprovecharse de RPA (Automatización Robótica de Procesos) para automatizar actividades repetitivas, que no requieran la participación humana y producir importantes ahorros en una Organización. También BPM se aprovechará de BRMS para automatizar las reglas de negocio que facilitan la toma de decisiones en los flujos de trabajo. Y de los sistemas de integración, para conectar con sistemas, datos y cosas.

4- Identificar loops

En este paso lo que debes identificar son aquellos bucles de programación que representa la repetición constante de una misma acción.  

5- Identificar escalamiento de información. Cuando hay loops o necesidad de autorización.

El escalamiento es la capacidad de un sistema, red o proceso que puede adaptarse al crecimiento continuo sin perder la calidad en sus servicios. De este modo, cuando se llega a un volumen considerable de información, es preciso fijar límites manejables a fin de que la escalabilidad sea controlada y aumente conforme se vayan optimizando los procesos.  

6- Identificar responsable de cada etapa. 

Tanto en la ejecución normal como en la mejora de procesos, existe un responsable que va orientando y supervisando cada tarea a realizar. Este deberá, a su vez, identificar las principales fallas o retrasos que pueden generarse durante los procesos. No tenerlos en cuenta hará más difícil cualquier implementación estratégica de automatización. 

7- Forma de ingresos de datos al sistema.

Aquí deberás controlar el ingreso de datos al sistema, verificando que el flujo de información sea el adecuado, en función de las necesidades puntuales a tener en cuenta en cada proceso.

El mapeo de procesos es una de las metodologías más prácticas a considerar como paso previo a automatizar, ya que te permite identificar las posibles fallas ocultas de tus procesos para poder brindarles soluciones adecuadas que optimicen su productividad y eficiencia.  

Ahora bien, si planeas la automatización de procesos,debes considerar también la disciplina de Gestión Por Procesos BPM, porque parte de la planificación estratégica antes de llevar a cabo cualquier cambio en un proceso de negocio. 

En este sentido, modifica un proceso solamente cuando el cambio genere un impacto en los objetivos estratégicos, o por una decisión necesaria ante un problema crítico del proceso, que seguramente repercute de alguna manera sobre los objetivos estratégicos. Aunque la mejora de procesos sea posible al 100%, hay que poner foco especialmente donde haya un retorno de la inversión. 

Siguiendo el ciclo de vida de BPM, una vez tenemos claro que hay que poner foco en un proceso, debes identificarlo y analizar posibles cambios en el proceso que proporcionen la mejora requerida para el cumplimiento de los retos perseguidos. 

En resumen, la tecnología garantiza que cualquier empresa introduzca automatización, y que esta sea cada vez más óptima con el paso de los años mediante la evolución de las plataformas actuales. Pero antes de implementar la tecnología es necesario, atender al paso previo a automatizar, que es la mejora de los procesos, cuyo propósito es determinar si dicha automatización está alineada a los objetivos empresariales.