Cambio organizacional: El rol de los procesos para impulsarlo

Existe un punto de inflexión en toda empresa que impulsa el cambio organizacional, que es cuando se decide a trabajar por procesos para administrar sus flujos de trabajo de una manera más eficiente. Siempre que esté involucrada la gestión del cambio organizacional, los líderes empresariales deberán buscar la mejor forma de llevar adelante la transición hacia ese cambio afectando lo menos posible a las personas que la integran, ya que normalmente el objetivo de una transformación es la evolución o expansión del modelo de negocio. 

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Sin embargo, también es posible que un cambio organizacional se implemente de la manera equivocada y en lugar de evolucionar termine perjudicando a la empresa. No obstante, estos fallos en la gestión del cambio suelen presentarse cuando se toman decisiones precipitadas que buscan generar ganancias en poco tiempo con resultados bastante diferentes a los esperados. Es importante entender que no se debe tomar una decisión de cambio de un momento a otro, sino que debería responder a la necesidad de una mejora. Tener procesos evita en gran medida las decisiones precipitadas que generan esos fallos.

Todo cambio organizacional impacta directamente en la cultura, infraestructura, tecnologías, procesos y personas de una empresa, por lo que es de vital importancia conocer a fondo el instrumento de dicho cambio, a fin de que el impacto sea positivo. En este artículo, analizamos puntualmente los tipos de cambio que pueden generarse y el rol de los procesos en el cambio organizacional. 

Principales tipos de cambio organizacional

La gestión del cambio es el vehículo por el cual las empresas pueden llevar a cabo el cambio organizacional de manera efectiva para promover el crecimiento. Ahora bien, el cambio organizacional describe la transición del punto A al punto B de un estado de cosas, no el proceso implementado para gestionar el cambio. Pero al experimentar o aplicar un cambio que modifique un aspecto importante de la estructura de una empresa, deberías considerar el proceso de gestión del cambio para planificar justamente cómo va a presentarse esa transición. 

En toda iniciativa de cambio organizacional existe un espectro que define la graduación del cambio, es decir, si la transición es pequeña, intermedia o grande. Una transición pequeña es un cambio incremental; en tanto que una transición más grande implica un cambio transformacional. Generalmente, en este caso, una empresa busca reinventar procesos o infraestructuras existentes para ir en otra dirección, lo que significa que el cambio va a repercutir a nivel macro en la organización, afectando a las personas, estructuras y procesos de negocios. 

El cambio organizacional, además, adopta 3 formas principales: cambio de estrategia, cambio de proceso y cambio de estructura. Veamos ahora qué implica cada uno.

1. Cambio de estrategia.

Los cambios de estrategia son cambios en los planes estratégicos, objetivos de negocios o en la declaración de visión de la empresa. Este cambio afecta principalmente a los objetivos individuales de tu equipo y cómo sus integrantes priorizan su trabajo, según las necesidades de tu empresa.

2. Cambio de procesos.

Los cambios de procesos son cambios en la forma en que los trabajadores realizan su trabajo. Implementar un cambio en un proceso implica desde sustituirlo por otro o modificarlo levemente para que sea más eficiente la ejecución de las tareas. Normalmente, este tipo de cambio es uno de los más recomendables de aplicar en las empresas porque constantemente buscamos mejorar la manera de hacer las cosas, ya que si el proceso es eficiente los resultados serán más efectivos.

3. Cambio de estructura.

Los cambios de estructura impactan a nivel organizacional porque buscan modificar la manera de organizar los equipos de trabajo o directamente la administración de la empresa. Sin embargo, estos cambios pueden generar confusión cuando no se realizan correctamente, ya sea porque no está claro quién es el responsable, a quién se debería comunicar alguna novedad importante y en qué casos. 

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El rol de los procesos en el cambio organizacional

Ya hablamos de que un tipo de cambio organizacional es el que se produce por intervención de los procesos. Ahora bien, ¿cuál es el rol de los procesos en el cambio organizacional, al margen de las variaciones de estrategias o de estructuras? Los procesos existen para sostener todas las cosas dentro de una organización. Están en los proyectos, en la estructura misma y sirven para definir objetivos y cualquier estrategia empresarial. Por este motivo, no se puede reducir la función de los procesos solo a ordenar el trabajo del día a día.

Un proceso permite mantener el know how de la empresa y hacer que los colaboradores entiendan la dinámica de trabajo que identifica a su empresa. Al margen del tipo de cambio organizacional que quieras implementar en tu empresa, los procesos te ayudarán en la transición hacia el cambio, ya sea incremental o transformacional, facilitando la asimilación gradual de los cambios en las personas. Además, los procesos permiten la mejora continua, por lo que implica generar cambios a lo largo del tiempo, evitando de este modo el estancamiento.

Si no hay procesos en una empresa, es muy difícil la gestión del cambio justamente porque los líderes no sabrán a ciencia cierta qué cambiar para hacer crecer el negocio. Una baja de ventas podría repuntar si se realizan pequeños cambios en el proceso comercial, pero sin atender a los procesos, el gerente de ventas podría suponer que les hacen falta más representantes de ventas para gestionar más leads, lo cual no significa que no los necesite, pero quizá hay acciones que no se están incluyendo dentro del mismo proceso que podrían mejorar la predisposición de los clientes potenciales frente a las propuestas comerciales.

Entonces, adaptar tu rutina de trabajo en procesos te permitirá detectar de una manera mucho más sencilla y rápida si se produce algún error durante la ejecución de las tareas y dónde exactamente se produjo para tomar acciones correctivas en aquel tramo defectuoso del proceso. Los procesos ayudan a tener mayor visibilidad de lo que ocurre en la organización: qué tareas y actividades se están ejecutando con éxito, cuáles están atrasadas, qué se está haciendo de la manera equivocada, qué tareas no aportan valor y deberían suprimirse y, sobre todo, qué se puede mejorar. 

Teniendo este nivel de visibilidad global cualquier tipo de cambio organizacional requerirá menos esfuerzo y tiempo, y reducirá notablemente cualquier indicio de reticencia al cambio por parte de los colaboradores, porque la mejora continua que conlleva el trabajo por procesos hará que apenas perciban el impacto de los cambios y que sin embargo estos cambios se apliquen con la mayor naturalidad posible, que es lo ideal para evolucionar y plantearse nuevos desafíos u objetivos.

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En líneas generales, el rol de los procesos en el cambio organizacional es principalmente servir de puente entre el cambio propiamente dicho y los resultados generados en el tiempo. Atenúa el impacto del cambio en las personas y manera de trabajar garantizando una transición más fluida y adaptativa. Además, permite detectar las fallas y anticiparse a riesgos mayores a través de la implementación de la mejora continua, lo que favorece el crecimiento de tu negocio.