Implementación de procesos: Formas de llevar adelante la transición

La gestión por procesos contempla la posibilidad de intervenir sobre los distintos procesos que conforman una organización para que funcionen de la mejor manera, según las necesidades de las personas en función de los objetivos trazados y de la búsqueda de aumentar la eficiencia operativa. Esto demuestra que los procesos no son estáticos o rígidos sino flexibles, por lo que son ampliamente perfectibles para garantizar que la carga de trabajo diaria sea mucho más ágil y precisa.

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El cambio organizacional es necesario para asegurar la escalabilidad de una empresa y repercute directamente en la implementación de procesos. Pero si no se realiza una transición adecuada para que dicho cambio sea exitoso, probablemente los líderes tengan que esperar la irrupción de riesgos asociados a una transición abrupta y poco planificada. En la mayoría de los casos, conviene antes que nada identificar los riesgos para asegurarse de que es el momento oportuno, o bien preparar un plan de contingencia, para recién entonces implementar el cambio.

En la actualidad, el cambio o mejora de procesos generalmente se está generando dentro de un marco tecnológico, por lo que cada vez más empresas deciden llevar sus procesos manuales y repetitivos hacia la digitalización. Teniendo en cuenta esto, el objetivo de este artículo es proporcionar una guía acerca de los métodos existentes de implementación de procesos o sistemas, a fin de lograr una transición acertada.

Métodos de transición en la implementación de procesos

Existen diversas maneras de realizar una transición al cambio en una empresa. Se puede optar por una transición brusca, es decir, pasar de una determinada acción o forma de trabajar a otra muy diferente. O bien elegir una transición paralela, en donde se continúa con el mismo modelo de trabajo pero se comienza a probar en paralelo otras alternativas, y luego están las transiciones escalonadas, que busca implementar el cambio por partes de manera gradual, a fin de minimizar el riesgo. A continuación, veamos más detalladamente cada uno de estos métodos de transición.

1. Transición directa o radical.

Este método implica realizar cambios drásticos y completos en un sistema o proceso de manera abrupta. En este tipo de implementación, generalmente los procesos antiguos son sustituidos inmediatamente por los procesos nuevos y no se consideran los riesgos asociados a la implementación. Un ejemplo de esto es cuando una empresa decide cambiar completamente su modelo de negocio, implementando nuevas tecnologías y procesos en todos los departamentos al mismo tiempo y sin evaluar los riesgos o costos.

2. Transición paralela.

En la transición paralela, se implementan cambios en paralelo con el sistema o proceso existente. Entonces, se crea un nuevo proceso que funciona junto con el sistema o proceso anterior durante un período de tiempo. Una vez que el nuevo proceso ha sido probado y se considera exitoso, se abandona el proceso anterior. Por ejemplo, una empresa puede implementar un nuevo proceso de gestión de recursos humanos mientras continúa utilizando el antiguo proceso durante un tiempo de transición.

3. Transición escalonada.

Por último, en el método escalonado, los cambios se implementan de manera gradual y secuencial. Para lograr esto, se introducen cambios en etapas o fases, y cada fase se implementa por completo antes de pasar a la siguiente. Por ejemplo, si una empresa decide implementar un nuevo sistema de gestión de inventario, puede realizarlo primero en una sucursal o departamento específico, y una vez que se haya establecido con éxito, lo puede implementar en otras áreas gradualmente.

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¿Cuándo utilizar la transición radical o directa, paralela y escalonada?

Cada una tiene sus ventajas y desventajas, pero también depende del tiempo que tengas y el riesgo que involucre esa transición. Si te urge hacer un quiebre en algún proceso que notas poco eficiente, lo más probable es que tengas que realizar una transición radical y cortar de raíz, sin considerar los riesgos que podrían manifestarse. Esto implica que los colaboradores experimenten resistencia al cambio o que se generen problemas en la implementación, pero, en ese caso, estás asumiendo que el tiempo vale más que las demás variables y riesgos asociados. 

Ahora bien, en los casos donde el tiempo no es tan apremiante pero sí existe un riesgo asociado evidente, quizá una implementación de procesos radical no sea la mejor opción. Por ejemplo, si estás gestionando tus ventas de una determinada manera y de repente incorporas un software CRM de un día para el otro, es posible que esa decisión te haga perder ventas en lugar de aumentarlas. Al no ser una necesidad urgente, lo recomendable es una implementación en paralelo, es decir, puedes probar cargando la información más relevante en un software y monitorear su desempeño. 

Con el método escalonado ocurre algo similar y puede conducirte a los mismos objetivos o similares. Comprender esto te permitirá darte cuenta de los riesgos que conlleva implementar una transición radical, porque las personas tienen que manejar su paciencia y expectativas entendiendo que tomar decisiones precipitadas para ganar tiempo puede hacer que se pierdan otras cosas más valiosas, como la fuga de talentos y un declive significativo en las ventas.

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En definitiva, la implementación de procesos admite siempre algún tipo de transición hacia el cambio. Una transición más directa o radical va a priorizar el tiempo en detrimento de los riesgos asociados a dicho cambio. Mientras que las transiciones paralela y escalonada procura aplicar cambios en paralelo con el proceso anterior o graduales para comprobar su efectividad, hasta que finalmente el nuevo proceso reemplace al viejo, para asegurar un crecimiento empresarial sostenible en el tiempo.