¿Cómo optimizar los procesos con herramientas digitales?

Ningún proceso es perfecto de inmediato. La perfección es un esfuerzo incesante que requiere un análisis honesto seguido de ajustes y mejoras.

Los métodos de optimización de procesos pueden ayudar a guiar esos ajustes y mejoras. Con la optimización de procesos, el objetivo final es ayudarte a ser más eficiente ajustando ciertos aspectos de tu proyecto o negocio, ya sean procedimientos operativos, administración de equipos y recursos o un circuito de control, por nombrar algunos.

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En una tienda de telas orientada al consumidor, por ejemplo, tiene trabajadores que están clasificando, doblando, empacando y midiendo diferentes tamaños de tela. Pero si estos trabajadores tienen algunas ineficiencias evidentes en el proceso, entonces el resto de este puede quedar completamente fuera de curso. Al optimizar el proceso de clasificación, plegado y embalaje, puede mejorar el negocio en su conjunto.

¿Qué es una optimización de procesos?

Un proceso es simplemente un grupo de tareas gestionadas por personas o equipos. Pero en lugar de centrarse en la serie de actividades que ofrecen un producto final, está más orientado a eventos. 

El objetivo con la optimización de procesos es reducir los riesgos, racionalizar las operaciones, mejorar la producción de los trabajadores, aumentar la eficiencia, utilizar los recursos de manera más efectiva y mejorar la garantía de calidad .

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También es importante entender cómo cada proceso interactúa entre sí en un esfuerzo por romper las barreras entre los silos y aumentar la colaboración entre los propietarios. Una vez que se consideran estos detalles, solo entonces puedes tomar decisiones totalmente informadas sobre los proyectos.

Métodos de optimización de procesos

La mejor manera de implementar tu nuevo proceso, realizar un seguimiento de su éxito y ajustarlo es seguir los pasos que te dejamos a continuación. Esto también te ayudará a revelar qué procesos son cuellos de botella en la salida del proyecto y cuáles funcionan sin problemas.

1. Investigar e identificar

Investiga e identifica cuáles de tus procesos faltan. Esto se puede hacer entrevistando a miembros del personal, trabajadores, liderazgo, y leyendo un registro de las últimas consultas de los clientes. Esto te ayudará a identificar las áreas de mayor problema en tu empresa. Además, recopila y analiza datos relacionados con tus procesos. Esto puede ser tan simple como rastrear cuánto tiempo le toma a un trabajador completar una tarea.

2. Planificar

Esto puede hacerse mediante diagramas de flujo. Documenta qué procesos son propiedad de qué trabajadores y qué dependencias y recursos están involucrados en su ejecución. ¿Qué recursos podrían ayudar a llenar cualquier vacío necesario? ¿Qué trabajadores podrían ayudar a simplificar un poco el proceso? Al mapear esto, puede ver dónde se encuentran los agujeros dentro de cada proceso.

3. Rearmar

Para fines de presentación 'antes y después', haz una copia del cuadro actual y reorganízalo en función de los puntos que ayudarían a mejorar el proceso si estuvieran ubicados en diferentes puntos de cada proceso. Esto debería incluir cualquier recurso adicional agregado, así como también cualquier dependencia nueva. Crear un elemento visual en esta etapa te ayudará a obtener la participación de los interesados ​​en tus procesos recientemente optimizados y garantizará que no haya vacíos restantes en su documentación.

4. Ejecutar e informar

Activa tu proceso recién creado. Registra cada parte del proceso que mejora o empeora después de la intervención. Esta etapa es como un primer borrador de un ensayo. No es tu proceso final, pero es para ver cómo se desarrolla en tiempo real. ¿Coincide con tus predicciones o va en contra? Este es el momento de saberlo. Registra e informa cada detalle aquí a las partes interesadas clave para que pueda realizar ajustes adicionales en función de sus comentarios.

5. Automatizar y documentar

Ningún proceso funciona mejor cuando se modifica y revisa constantemente. Entonces, ahora que tienes tu nuevo proceso y está funcionando a niveles óptimos, deja que siga su curso y mira cuánto ha mejorado la producción de los trabajadores. Documenta todos tus hallazgos y guárdalos en un repositorio que puedas compartir fácilmente con las partes interesadas clave y consultar en fechas futuras.

Herramientas digitales que pueden ayudarte

Algunas herramientas digitales que ayudan a esquematizar tus procesos son:

Draw.io: Es una aplicación web interesante que es de gran ayuda para la realización de diagramas tales como: UML, diagramas de flujo, diagramas BPMN, creación de mockups, sin necesidad de instalar nada en la PC. Es una muy buena alternativa a los software de pago y libres para escritorio.

Mindomo: Es un software colaborativo en línea de mapeo mental, mapeo conceptual y de organización de ideas para visualizar y organizar información. Software Freemium que ofrece sus servicios básicos de forma gratuita, si bien se cobra por las funciones premium. La versión gratuita tiene un límite de tres mapas mentales y funciones premium inhabilitadas, como carga de audio/video, descarga de PDF, PowerPoint y Excel y protección con contraseña. El software se puede usar desde cualquier navegador web estándar o instalando la aplicación gratuita para escritorio, iPad y Android.

Bizagi: Es una plataforma de procesos ágiles que conecta personas, aplicaciones, dispositivos e información para brindar la experiencia atractiva que demandan los clientes digitales. Permite a las empresas e IT unirse y transformar rápidamente los modelos operativos digitales de sus organizaciones

Y luego, para gestionar el trabajo que surge de los mismos, algunas de las herramientas que pueden ayudarte son:

monday: monday.com es una herramienta de gestión empresarial para administrar todas las partes de tu negocio. Crea estructuras para planificar la carga de trabajo de tu equipo, administra tus proyectos, clientes y mucho más. Hace que sea divertido y fácil para todos colaborar, enfocarse en lo que es importante y hacer más en el trabajo. Es la primera herramienta visual de este tipo y te muestra exactamente dónde se encuentran las cosas de un vistazo. Finalmente, puedes evitar los hilos de correo electrónico dolorosamente largos, reducir las reuniones y obtener más logros en conjunto. Este es el software que usamos nosotros y si te interesa probarla puedes crear una cuenta aquí.

Asana: Este software organiza todo el trabajo de tu equipo (como objetivos, calendarios, archivos, notas y más) en un solo lugar, te permite coordinar las tareas y mantener los proyectos según lo planeado. Despídete de las reuniones sobre el estado y las emergencias de último momento, es un sistema placentero de usar, que te ayuda a tu equipo y a ti a dedicar más tiempo al trabajo que haces mejor

Siempre recuerda que ningún proceso de negocio está optimizado sin un poco de ayuda, ya sea aportes de las partes interesadas o herramientas en línea para organizarlos. Asegura a tus partes interesadas que los nuevos procesos les darán la ventaja competitiva que necesitan.