El rol de la arquitectura de la información en grandes organizaciones

Lograr que la información sea fácil de encontrar para los visitantes a tu sitio web implica algo más que una navegación rápida por cada una de las páginas. Al implementar la gestión por procesos en las empresas, la estructura de tu sitio debe mostrar de manera ordenada la información en la página de inicio, el catálogo de productos o servicios, cómo acceden a él los usuarios, entre otras cosas. La arquitectura de la información en grandes organizaciones puede ayudar a manejar grandes volúmenes de datos de manera eficiente.

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La arquitectura de la información consiste en la práctica de estructurar y presentar las partes de algo, ya sea un sitio web, una aplicación móvil, un artículo de blog, un ebook o una tienda física, a los usuarios para que sea fácil de entender. Para que un usuario pueda entender el contenido, debes estructurarlo teniendo en cuenta dos factores principales: el contexto del usuario y las necesidades del usuario.

El contexto es el entorno en que el usuario interactúa con el contenido, en tanto que las necesidades del usuario tendrán que ser identificadas en función de quién es el usuario al que va dirigido el contenido. En este artículo, analizamos la importancia de la arquitectura de la información en grandes organizaciones y el riesgo o problema de no implementar esta práctica de la manera correcta.

Importancia de la arquitectura de la información en grandes organizaciones

La arquitectura de la información es fundamental para brindar una experiencia del usuario online eficiente. Los arquitectos de la información añaden estructuras y sistemas de navegación para simplificar la información compleja a la que acceden los usuarios. Una arquitectura de la información correctamente planificada permite que sea fácil y accesible participar en ella, ya que puedes encontrar la información que desees según el dispositivo que utilices para alcanzar tus objetivos.

Además, ayuda a evitar que los usuarios se pierdan o se confundan, como así también posibilita que terminen sus tareas previstas en el menor tiempo posible, a fin de ahorrarse disgustos y fricciones con terceros. Para muchas organizaciones, las experiencias digitales que ofrecen los sitios web son la principal fuente para que los clientes, colaboradores e inversores potenciales conozcan la empresa o sus respectivos productos o servicios.

De esta manera, la arquitectura de la información en grandes organizaciones permite reflejar a través de un sitio web corporativo cómo se estructura la empresa y su cartera de productos o servicios. La forma en que está construido y el modo en que facilita la vida de los usuarios visitantes podrían impactar positiva o negativamente en las decisiones de los clientes, trabajadores e inversores para establecer relaciones comerciales con la organización, lo que contribuye también a fortalecer la marca. 

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El mayor riesgo de no implementar una arquitectura de la información adecuada

La mayoría de las personas solo advierten la arquitectura de la información cuando es deficiente y les impide encontrar la información que necesitan. Esto generalmente sucede cuando se intenta implementar la arquitectura sin un proceso que la sostenga y que haga más fácil y rápido el acceso a la información. La arquitectura de la información se vincula principalmente con sitios web e intranets, pero puede utilizarse en el contexto de cualquier estructura de información o sistema informático que se adapte a tus procesos de negocios.

El problema más común con las arquitecturas de información es que simplemente replican la estructura organizacional de una empresa. Aunque esto a menudo puede parecer lógico y una solución sencilla para quienes participan en la definición de la arquitectura, las personas que usan sistemas (incluso intranets) con frecuencia no entienden ni piensan en términos de estructura organizacional cuando intentan encontrar información.

Cuando no existe una comprensión clara de la propia estructura organizacional será difícil replicarla en un sistema de arquitectura de información. Pero asimismo, la arquitectura debe tener un soporte de procesos para ser eficiente, fácil de manejar y escalable para el negocio. Diseñar un proceso formal para la arquitectura de la información evitará que tanto los colaboradores que trabajan con algún activo donde se concentra un gran volumen de información como los visitantes del sitio web, se pierdan en las búsquedas específicas que realizan. 

Una arquitectura de información efectiva surge de la comprensión de los objetivos y limitaciones de la empresa, el contenido y los requisitos de las personas que utilizarán el sitio. El proceso para desarrollar una arquitectura de información eficaz consiste en un subconjunto de las actividades de usabilidad involucradas en un proyecto de mejora.

Aunque se ponderan al inicio del proyecto, las actividades de usabilidad deben continuar durante todo el proyecto y evaluar los aspectos más allá de la mera arquitectura de la información, para que los resultados en términos de visibilidad de la marca sean permanentes. 

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En síntesis, la arquitectura de la información en grandes organizaciones es importante porque permite a las personas obtener una experiencia online mucho más eficiente y completa en la navegación por tu sitio web. Asimismo, permite que los usuarios encuentren la información que necesitan en menos tiempo y que los colaboradores completen tareas también en menos tiempo, siempre y cuando la arquitectura esté sostenida por procesos y los responsables de mantener esa arquitectura conozcan esos procesos y la estructura organizacional que se está replicando. Solo de esta manera puedes garantizar mayor eficiencia, mayor visibilidad de tu sitio y mayor escalabilidad en tus negocios.