Diseño de procesos: ¿Por dónde empezar?

El diseño de procesos es la etapa de la gestión por procesos que se genera después del análisis del proceso actual. Representa el acto de transformar la visión, los objetivos y los recursos disponibles en un medio accesible y medible para obtener la visión de la empresa.

<<<¿Cómo ayuda la gestión por procesos a la planificación en tu empresa?>>>

Un diseño de proceso exitoso debe tener en cuenta la adecuación del proceso al objetivo general de la organización. El diseño de procesos requiere una visión amplia de toda la organización y no debe tener una perspectiva miope. Y el proceso debe entregar valor al cliente con la participación constante de la gerencia en varias etapas.

Para lograr un buen diseño de proceso, se requiere una estrategia de proceso efectiva, que se ocupe de los elementos de línea singulares necesarios para fabricar el producto final. La estrategia de proceso efectiva se ocupa de la adquisición de materias primas, la participación del cliente, la inversión en tecnología, etc.

En este artículo explicamos de qué se trata el diseño de procesos, cuáles son los principios y los pasos principales de implementación que te ayudarán a obtener el éxito en tu empresa.

Principios del diseño de procesos

Durante un período de tiempo, el diseño de procesos ha sufrido cambios y se han desarrollado nuevos conceptos como los sistemas de fabricación flexibles, que ofrecen análisis y diseño de producción eficientes y efectivos. A continuación, te compartimos los principios generales que rigen al diseño de procesos.

1. Integración con los clientes. 

Apunta básicamente a las interacciones entre empresa y clientes. El primer momento en que la empresa tiene contacto con el cliente potencial es muy importante, ya que los representantes de ventas y el equipo de operaciones deberán asegurarse de brindar las mejores soluciones a las necesidades de los clientes.

La gestión por procesos tiene como objetivo que la cadena de valor agregado al cliente sea tan valioso que decida por sí mismo pagar altas sumas de dinero por los servicios que brindarán solución a sus problemas. Cuando se trata de servicios, este concepto es aún más importante porque el contacto con las personas, los clientes potenciales y clientes fidelizados, promueve relaciones duraderas.

2. Actividades que agregan valor.

Como lo mencionamos en el primer principio, los clientes potenciales buscan pagar por un servicio que agregue valor y los convenza de volver a invertir en la empresa. Ahora bien, si existe alguna actividad dentro del proceso comercial que no aporta valor, esta debería ser eliminada por el diseño del nuevo proceso porque no está sumando.

3. Reducción de errores en transferencias.

Hace referencia a las actividades riesgosas sujetas a un mal funcionamiento o errores, que pueden suponer un peligro durante el proceso. El mejor escenario posible sería reducir estos errores al máximo al momento de elaborar un nuevo diseño de procesos. 

Implementar alguna herramienta tecnológica puede significar un recurso relevante para suprimir las tareas manuales y repetitivas, que están sujetas a error, siempre y cuando no se abuse de la automatización de procesos. 

4. Mantener a raya la automatización.

Como decíamos en el apartado anterior, si bien implementar una herramienta tecnológica puede ser una importante ayuda para mejorar los procesos y hacerlos más ágiles, cuando se utiliza de manera ilimitada puede generar resultados contraproducentes, en especial por los sobrecostos en implementaciones tecnológicas. Pero además, se le resta valor a la actividad de las personas, puesto que no todo es automatizable.

5. Estandarización de procesos.

Toda empresa tiene una extensa red de procesos, muchos de ellos interconectados. La estandarización implica que todos los procesos hablen el mismo lenguaje con el fin de que las tareas que integran cada uno se realicen con mayor grado de eficiencia y eficacia.

6. Reglas de negocio.

En la gestión por procesos es fundamental que se elaboren reglas para aplicar en los negocios y en la toma de decisiones. Una regla de negocio buscará reducir el rango de especulaciones y alternativas fluctuantes del mercado, “afinando la puntería” para apuntar al dominio o conocimiento que realmente es relevante para hacer crecer tu negocio basado en procesos.  

7. Conformidad.

Aplica los estándares más implementados en el segmento de mercado al que pertenece tu empresa. Verifica las normas nacionales e internacionales para saber cuál se ajusta más a los requerimientos de tu negocio. 

<<<Beneficios de la gestión por procesos en agencias de marketing>>>

Pasos clave para realizar un diseño de procesos

1. Requisito del proceso.

El primer paso es recopilar información para estructurar el objetivo final. Eso es hacer un documento de requisitos del proceso que destaque varias etapas, riesgos y partes interesadas para la producción. Esto incluirá la evaluación de la tecnología disponible, los requisitos de materia prima, el diseño de la fábrica/planta y la previsión de la demanda.

2. Creación de equipos.

Una vez que se finalizan los requisitos del proceso, para cada objetivo, se finaliza un equipo según el nivel de habilidad y la experiencia. La función del equipo es familiarizarse con todo el proceso.

3. Planificación e implementación.

El equipo de planificación de procesos desarrollará el módulo, políticas y procedimientos requeridos para la producción, que se implementan después de la aprobación requerida tanto interna como externa.

4. Auditoría.

Se lleva a cabo una auditoría regular para garantizar que el proceso así implementado esté en línea y brinde valor a los clientes.

5. Fin de la vida útil.

Con el transcurso del tiempo puede haber una mejora del producto o este puede suspenderse. En estas circunstancias, el proceso así desarrollado se suspende.

<<<El rol de los procesos en la definición de objetivos>>>

En síntesis, el diseño de procesos consiste en la mejora y transformación de los procesos existentes, a fin de optimizar los resultados y hacer más eficientes las tareas y actividades que las conforman. Sienta las bases de la estandarización y reingeniería de procesos preparando el terreno propicio para considerar la automatización de procesos, como medida de agilidad y eficiencia de la carga de trabajo, mas no el reemplazo automatizado de las funciones humanas.