¿Cuánto me cuesta un proyecto? Cómo saberlo en empresas de servicios

Uno de los principales desafíos de las empresas en la gestión de proyectos es calcular con exactitud cuánto les cuesta llevar adelante un proyecto. Muchas veces, para ahorrar tiempo, se realizan estimaciones bastante subjetivas de lo que podría llegar a costar un proyecto, pero luego en la mayoría de los casos los costos se disparan resultando mucho más elevados de lo que se había supuesto en un principio. Esto se debe precisamente a que no hubo un cálculo real del presupuesto para el proyecto sino una estimación parcial e ideal poco acorde con la realidad.

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Normalmente, las empresas de servicios calculan su presupuesto para el proyecto en función de las horas que les lleva su ejecución. Pero en ocasiones no llega a dimensionarse el costo total de un proyecto sin un cálculo acertado del conjunto de horas, trabajo y recursos humanos para materializarlo. Entonces, estas empresas terminan trabajando de más, agotando sus recursos y manejando un presupuesto más alto que genera un saldo en negativo para la rentabilidad.

Obtener un cálculo lo más preciso posible del costo de un proyecto es fundamental para evitar el riesgo de pérdidas y lograr un retorno de la inversión rentable. La propuesta para este artículo es analizar y entender “cuánto me cuesta un proyecto” de una empresa de servicio y las ventajas de contar con un sistema de asignación de proyectos para llevarlos a buen término.

¿Cómo calcular el costo de un proyecto?

El punto de partida en todo proyecto es definir objetivos y una adecuada planificación de las acciones. Sin planificación ni objetivos no hay guía ni seguimiento de las tareas, no sabemos si se realizan de la manera correcta ni cuánto nos demoran. Cuando no planificamos, y esto es muy importante, no podemos calcular con precisión los costos para un proyecto porque no hubo un análisis previo de los recursos disponibles para su ejecución. 

Si no tenemos un registro de los costos que necesitamos, será muy difícil calcular el tiempo que nos llevará concluirlo, por lo que un aumento en el presupuesto va a repercutir en un aumento de horas invertidas, que se reflejarán también en horas perdidas en detrimento de otro proyecto. Particularmente en las empresas de servicios, tienen dificultad para generar la trazabilidad y estimar en horas el valor de un proyecto en términos de costo para calcular la rentabilidad.

Existen varios métodos sencillos para calcular el costo de un proyecto. Veamos cuáles son:

• Estimación ascendente: puedes elegir el método de estimación ascendente para sumar el costo de cada elemento individual del proyecto, como los entregables y las dependencias.
• Establecer un monto fijo: aquí empiezas trazando un costo fijo y lo divides entre los entregables o los hitos del proyecto. La desventaja de este sistema es que si no sabes cuánto pueden costar los entregables del proyecto, puede resultar complicado estimar el costo fijo total. Pero en cambio puede ser de gran ayuda cuando necesitas saber qué objetivos puedes alcanzar con un presupuesto limitado.
• Comparar presupuestos de proyectos similares: si bien cada proyecto es único, acceder a los datos históricos de proyectos anteriores puede ayudarte a elaborar presupuestos identificando posibles costos que en el pasado podrías haber pasado por alto o los imprevistos que suelen afectar el costo total.
• Considerar diferentes escenarios: en función de la flexibilidad de tu presupuesto puedes correr riesgos o no, pero puedes anticipar tus acciones calculando los gastos para el peor de los escenarios, el mejor escenario posible, el más realista de todos y, por último, un escenario que sea la suma de los tres.

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Importancia de contar con un sistema de gestión

Además de aplicar métodos para calcular el presupuesto de un proyecto, podemos elegir un sistema de gestión que conecte las diferentes reuniones/tareas que se le van asignando a un proyecto con una base de datos donde se registren todas las horas, y después se las vayan aplicando a un proyecto en particular. Esto le permite a la empresa entender si tiene que subir el ticket promedio o bajarlo dado el costo asociado del proyecto para no perjudicar la rentabilidad del negocio.

El gran desafío es que a veces es más costosa la medición que el resultado que aporta. Por eso, para determinar el valor de la rentabilidad del negocio es necesario saber cuánto cuesta cada proyecto. El problema que se plantea es que sin un sistema que te permita generar la información de manera escalable es muy costoso medir el presupuesto de cada proyecto y se termina estimando. A veces podemos estar vendiendo servicios que no son muy caros y no los estamos vendiendo al valor adecuado.

La principal ventaja de contar con un sistema de gestión automatizado es que permiten de manera automática asignar las horas a cada uno de los proyectos y poder obtener la rentabilidad de cada proyecto para poder coordinar al equipo comercial y al equipo de operaciones. Más allá de cómo se mida, lo importante es entender el costo del proyecto alinear a los equipos comerciales y de operaciones. 

Si los costos de un proyecto son muy elevados podemos trabajar con el equipo de operaciones para ver cómo reducimos el volumen de horas utilizadas y trabajar con el equipo comercial para entender cómo incrementar el ticket promedio de cada uno de esos proyectos. Lo peor que puede pasar es creer que los proyectos no están costando mucho, vender a un volumen bajo de ticket promedio y que después los proyectos resulten más caros de lo esperado, y la rentabilidad disminuya.

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En conclusión, a la pregunta de cuánto me cuesta un proyecto, la respuesta es simple: primero traza objetivos y planifica cada etapa. Luego, utiliza algún método de estimación de costos, ya sea por entregable, estimación fija, comparativas con el histórico o teniendo en cuenta todos los escenarios posibles en relación a tu presupuesto, las necesidades del proyecto y lo que finalmente es viable realizar. Así, finalmente ya con un panorama más amplio podrás elegir un sistema de gestión que deje sentado en métricas todas esas estimaciones, generando números más reales y predictivos.