¿Cuáles son los principales softwares de gestión de proyectos?

Existen en el mercado una gran variedad de herramientas disponibles para ejecutar proyectos, de todas las formas y tamaños. Ya sea que tengas una pyme o una gran empresa con trayectoria, los software de gestión de proyectos basados en la nube te permitirán realizar un mejor seguimiento de las etapas y obtener resultados más efectivos y uniformes.

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Algunos de estos tienen planes gratuitos con  funciones limitadas para comenzar, y casi todos se basan en un modelo de suscripción mensual. A la vez, manejan distintos precios, pero la mayoría de las organizaciones podrá encontrar las herramientas que mejor se adapten a sus requerimientos de presupuesto.

 A continuación, elaboramos un ranking con los 7 software de gestión de proyectos que deberías considerar para agilizar las tareas y actividades que permitan dar cumplimiento a los objetivos de tus proyectos.

7 Software de gestión de proyectos que deberías conocer

1. monday.com.

Monday.com es probablemente la herramienta en la nube más versátil que existe, porque sirve para casi todas las funciones que se realizan en las empresas, desde operar como CRM para los equipos de ventas, hasta gestionar los proyectos más importantes. Por eso, encabeza esta lista de software para la gestión de proyectos. 

El propósito original de monday.com era ser una herramienta de gestión de tareas, por lo que tiene una amplia gama de funciones que ayudan con la gestión de tareas, la colaboración, la gestión de archivos y la visualización de proyectos. Los usuarios pueden ver sus proyectos según diferentes prioridades, incluidos diagramas de Gantt y tableros Kanban.

Las funciones de automatización brindan a los usuarios el poder de eliminar tareas repetitivas, como crear tareas recurrentes o alertar a los propietarios de proyectos cuando se ha completado una determinada tarea. Esto ayuda a ahorrar tiempo a largo plazo, reduce el trabajo duplicado y garantiza que todos los participantes del proyecto estén en sintonía.

Muchas aplicaciones de terceros se integran con la plataforma, incluidos Google Workspace, Microsoft Office 365, Zoom, Salesforce, Hubspot, Jira y Adobe Creative Cloud. Estas integraciones son útiles para optimizar los datos y simplificar los procesos de trabajo.

Por último, pero no menos importante, monday.com se ofrece como una aplicación web para computadoras portátiles y de escritorio o aplicaciones móviles para teléfonos celulares y tablets. Todos los detalles y archivos del proyecto se sincronizan con la nube, por lo que se puede acceder a ellos en todos los dispositivos compatibles.

2. Scoro.

Scoro es una de las herramientas de gestión empresarial más importantes que existen y más completas. En la gestión de proyectos, Scoro administra todo sobre un proyecto en una sola plataforma, incluido el tiempo dedicado y facturado, las tareas y reuniones planificadas, las facturas y los gastos, los comentarios y los archivos. Además, asigna trabajo facturable y no facturable, y te permite obtener mayor visibilidad en tiempo real.

Crea presupuestos para proyectos y los puedes comparar con los resultados reales. Asimismo, ayuda a administrar tu cartera de proyectos por estados configurables. Por ejemplo, mostrar el progreso completado de una tarea y la etiqueta a la que pertenece (departamento, mercado, etc.).

3. Asana.

Es una herramienta organizativa avanzada para ayudar a optimizar los proyectos. La característica principal de Asana son sus herramientas de gestión de proyectos y tareas. Puede crear listas o tableros para albergar ciertos proyectos en su conjunto; estos detallarán todas las iniciativas, reuniones y programas involucrados en dichos proyectos.

A partir de ahí, puedes dividir estos proyectos en tareas y subtareas para hacerlos más manejables y enumerar los pasos para completarlos. También puedes: 

• Asigna tareas a personas específicas para que todos sepan quién está trabajando en qué.
• Agrupa las tareas en secciones o columnas para mantenerlas organizadas.
• Asigna fechas de inicio y fechas de vencimiento, que también pueden incluir fechas límite programadas.
• Crea plantillas reutilizables para facilitar el inicio de ciertas tareas.
• Agrega dependencias de tareas para especificar cuándo se deben completar algunas tareas antes de que comiencen otras.
• Visualiza tus tareas en una línea de tiempo para que todos puedan ver el proyecto cronológicamente.
• Crea reglas para automatizar procesos como la asignación de tareas y la clasificación
• Agrega archivos adjuntos desde una serie de software integrado.
  
  

4. Trello.

Con un sistema de gestión basado en tarjetas Kanban, la interfaz simple de Trello y su generoso nivel gratuito lo convierten en una herramienta ideal para que las personas y equipos pequeños comiencen la administración básica de sus proyectos.

En lugar de las herramientas tradicionales diseñadas para administrar recursos y rastrear el progreso hacia una fecha de finalización específica, las aplicaciones basadas en kanban como Trello son más flexibles y de forma más libre.

Puedes administrar tanto proyectos individuales como flujos de trabajo continuos igualmente bien, y las metáforas del tablero y la tarjeta son fáciles de entender. El nivel gratuito básico incluye usuarios y tarjetas ilimitados, hasta 10 tableros y solo una integración con otros servicios por tablero. Su almacenamiento ilimitado está restringido a 10 megabytes por archivo. Los planes pagos comienzan en $10 por mes, con menos o sin limitaciones.

Hay informes muy limitados integrados en Trello, y aunque las extensiones de terceros agregan más opciones, es probable que debas buscar en otra parte si los informes detallados son un requisito importante. Sin embargo, para todos los demás, Trello es un excelente lugar para comenzar con la gestión de proyectos. Está disponible en la web, móvil y escritorio. 

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5. Wrike.

Las funciones estándar de gestión de proyectos, como los diagramas de Gantt, los tableros útiles y un conjunto completo de informes están integrados, y la puesta en marcha de un proyecto de tamaño pequeño a mediano se puede hacer rápidamente sin aprender todos los entresijos de un proyecto nuevo y complicado sistema.

Se incorpora una herramienta de seguimiento del tiempo, disponible tanto para el individuo que trabaja en una tarea en particular como para quien administra el proyecto en su totalidad. Al igual que los que se encuentran en otras herramientas de gestión de proyectos, no es un reemplazo para un sistema de seguimiento de tiempo dedicado, pero maneja fácilmente la mayoría de los requisitos básicos.

La interfaz es funcional, y aunque le vendría bien un poco de actualización visual, está bien para el trabajo. El plan gratuito ofrece administración de tareas, tableros interactivos y hojas de cálculo, una herramienta de programación de trabajo para toda la cuenta, integraciones en la nube (Google Drive, OneBox, Box, OneDrive) y dos gigabytes de espacio de almacenamiento total para usuarios ilimitados.

Los planes pagos son un poco más caros que algunos de la competencia, pero abren todas las opciones del software, comenzando con paneles compatibles, diagramas de Gantt interactivos e integraciones de productividad como MS Projects en el nivel Profesional. Wrike está disponible en las versiones web, de escritorio y de la aplicación para iOS y Android.

6. Zoho Projects.

Zoho Project tiene casi todas las características estándar que se espera de una aplicación de gestión de proyectos, a un precio más que accesible. La herramienta puede manejar tanto proyectos sencillos como atender los requisitos de proyectos relativamente complejos. También hay una fuerte integración con otros servicios, tanto el conjunto de aplicaciones de Zoho como los de los principales jugadores como Google y Microsoft.

El seguimiento de tiempo básico está incorporado y, aunque no reemplaza una herramienta de seguimiento dedicada, hay suficientes funciones incluidas para que sea útil. Se puede contactar a otros miembros del equipo del proyecto a través de la aplicación de chat integrada, lo que evita tener que recurrir a herramientas externas como el correo electrónico o Slack.

7. TeamWork.

La interfaz de la aplicación es sencilla y fácil de utilizar, ejecuta un buen trabajo al mostrar información útil sin arrojar listas interminables y gráficos complejos a los usuarios. Las tareas se pueden ver como tableros kanban o listas tradicionales, y las opciones de menúes sensibles ayudan a evitar la necesidad de buscar en varias pantallas para encontrar los detalles que necesitas.

Al igual que muchas otras herramientas similares, Teamwork Projects le permite automatizar varias acciones, tanto dentro de la propia aplicación como utilizando herramientas y servicios externos. Este tipo de integraciones pueden ahorrar mucho tiempo, aunque deberá dedicar un poco de esfuerzo a la configuración inicial.

La compañía ofrece varias opciones de precios, desde el nivel gratuito limitado que solo permite dos proyectos y tiene un espacio de almacenamiento limitado, hasta una versión empresarial de gama alta. La mayoría de los equipos más pequeños podrán optar por el plan de $10 por mes por usuario, ya que incluye usuarios ilimitados, 300 proyectos y 100 gigabytes de espacio de almacenamiento. Todos los niveles pagos ofrecen una prueba gratuita de 30 días. Las aplicaciones móviles están disponibles para iOS y Android, junto con la vista web estándar.

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Estos fueron los 7 principales software de gestión de proyectos más populares y que los project manager eligen para ejecutar sus proyectos de una manera más eficiente. A la cabeza, encontramos a monday.com, que al día de hoy sigue siendo el software líder multipropósito que sirve para realizar prácticamente cualquier actividad empresarial, por lo que la gestión de proyectos es una de las tantas funcionalidades que ofrece esta herramienta, algo similar apreciamos en Trello, Asana y Scoro. ¿Y tú cuál eliges?