Cómo administrar con éxito el presupuesto de tu proyecto

Acabas de poner en marcha un proyecto y tu cliente espera grandes cosas. Pero, ¿tienes un plan firme de gestión del presupuesto? Si no lo tienes, hay una serie de cosas que podrían salir mal. Podrías terminar entregando más de lo necesario y desperdiciando valiosos recursos. Peor aún, podrías terminar entregando menos de lo esperado, porque no tuviste suficiente tiempo para la planificación y el presupuesto del proyecto.

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La gestión del presupuesto del proyecto no es solo un palabrerío para referirnos a un plan aproximado; es la fuerza impulsora detrás de todo tu proyecto. Es lo que ayuda a que todo despegue con éxito y te mantiene ahí, hasta el final. No más pérdidas, falta de cumplimiento o promesas incumplidas. Solo un pronóstico claro de lo que necesitas, cuánto necesitas y cuándo lo necesitas para entregar tu proyecto con éxito.

¿Qué es un presupuesto de proyecto?

Piensa en el presupuesto como todos los costos de tu proyecto sumados. Ten en cuenta todo, desde la mano de obra, los materiales y los costos operativos hasta los costos de actividad con los que te encontrarás durante el cronograma de tu proyecto.

Te brinda una idea clara de los gastos totales estimados del proyecto y te brinda la información que necesitas para decidir si el proyecto es factible. Después de todo, lo último que deseas hacer es comprometerte con un gran desembolso de dinero si el proyecto no va a generar un buen retorno de la inversión (ROI) para tu negocio.

Cuanto más hagas que el presupuesto de tu proyecto sea una prioridad, mejor será a largo plazo. No solo tendrás previsiones financieras más claras, sino que también podrás revisar presupuestos anteriores y tener una mejor idea de los tipos de cosas que funcionan.

Soluciones de presupuestos de proyectos que se adaptan a cada negocio.

Administrar el presupuesto de un proyecto no tiene por qué ser un proceso largo y prolongado que consume todo su tiempo. Hay una gran cantidad de diferentes recursos de software de gestión de proyectos que pueden ayudarte a automatizar los procesos y apoyarte en el seguimiento y la planificación del presupuesto del proyecto; solo tienes que decidir cuál es el adecuado para tu empresa.

Gracias a las mejoras en la tecnología, el software de presupuesto basado en la nube ha facilitado mucho el trabajo y con plataformas como Scoro, también tienes acceso a una variedad de herramientas para ayudarte con la facturación, la cotización y la administración del tiempo.

¿Cómo se crea un presupuesto de proyecto?

Utiliza esta guía paso a paso para ayudarte a crear una plantilla de administración del presupuesto del proyecto, pero ten en cuenta que ciertos factores y recursos pueden cambiar. Esta es la razón por la que es tan importante continuar con el seguimiento del presupuesto de tu proyecto a lo largo de toda su línea de tiempo.

1. Vuelve a mirar los datos.
   Si tienes presupuestos de proyectos anteriores disponibles, analiza qué salió bien, qué no y qué evitar. Mirar hacia atrás en los datos históricos también te dará una idea aproximada de dónde comenzar realmente con su presupuesto. Si aún no lo has hecho, vale la pena probar algún software de gestión de presupuestos de gestión de proyectos que gestione toda la planificación, el seguimiento y la gestión de tu presupuesto desde la nube. Con una plataforma como Scoro, podrás crear y planificar presupuestos con facilidad, lo que libera tiempo para que puedas concentrarse en lo más importante.
2. Supervisa la eficacia de tu equipo de proyecto.
   Es importante vigilar el desempeño del equipo cuando se trata de administrar y mantener el presupuesto de un proyecto. Usa datos históricos si puedes para comprender tus fortalezas y debilidades. Si algunos miembros del equipo tienen dificultades para cumplir con un presupuesto, por ejemplo, deberás reiterar la importancia del seguimiento regular.
3. Desarrolla un cronograma del proyecto.
   Antes de que puedas comenzar a planificar el presupuesto, debes elaborar un cronograma para poder determinar cuánto tiempo necesitarás para completar el proyecto y si puedes aumentar las finanzas rápido. También deberás comenzar a reunir su presupuesto y eso implica enumerar todos los recursos que necesitarás. Algunos de los recursos que deberás considerar son:
   
   • Costos de personal
   • Costos de equipo y operación
   • costos de marketing
   • Costos de capacitación

   Una vez que hayas establecido esto, puedes comenzar a calcular una estimación de todos los costos que necesitarás para entregar el proyecto.

4. Busca la aprobación del equipo del proyecto.
   Antes de que puedas comenzar a poner en práctica su presupuesto, debes asegurarte de que todos en el equipo hayan acordado una cifra final. No debe haber discrepancias ni errores: todos, incluidos los ejecutivos y las partes interesadas, deben participar en el presupuesto. Esto ayudará a solucionar los problemas desde el principio y eliminará cualquier falta de comunicación.

Cómo calcular el presupuesto en la gestión de proyectos.

Hay una serie de cálculos diferentes que es posible que quieras utilizar al calcular el presupuesto total del proyecto. Hemos resumido dos de los más populares a continuación:

• Estimación Para Completar (ETC)

ETC es el costo esperado que tomará terminar el proyecto. EAC significa estimación al finalizar y AC significa costo real.

Cálculo: ETC = EAC – AC

• Estimación al finalizar (EAC)

EAC es el costo total esperado de completar todo el proyecto. BAC significa presupuesto al finalizar y EV significa valor ganado.

Cálculo: EAC = AC + (BAC – EV)

Seguimiento del presupuesto de su proyecto.

Ahora que has armado el presupuesto de su proyecto, todavía hay un punto crucial que no debes pasarte por alto: el seguimiento. Si no puedes realizar un seguimiento del presupuesto de su proyecto, no podrás comprender cómo se está desempeñando realmente en tiempo real.

Digamos que uno de tus proyectos está tardando más de lo esperado porque no tienes suficiente personal. Sin un sistema de seguimiento adecuado, no podrás darte cuenta hasta el final, momento en el que será demasiado tarde. Terminarás teniendo que gastar recursos adicionales y superar el presupuesto para asegurarte de que el proyecto se complete a tiempo.

• Establece una línea de base.

Establecer una línea de base te ayudará a medir la cantidad de progreso que estás logrando en un proyecto. Querrás establecer una fecha de inicio y finalización de referencia para cada actividad que hayas planificado y deberás actualizarla a medida que se produzcan cambios.

• Mantén un registro de todos los cambios del proyecto.

Tan pronto como encuentres algún tipo de ajuste o actualización en tu proyecto que afecte tu presupuesto, asegúrate de anotarlo.

• Aprovecha el software de gestión de proyectos.

El seguimiento de tu presupuesto en papel y hojas de cálculo puede ser un poco complicado. No solo tienes que recopilar y compilar toda la información, sino que también corres el riesgo de cometer un error humano. Con un software de gestión de proyectos como Scoro, podrás planificar y realizar un seguimiento de tus presupuestos con facilidad, sin las molestias ni los líos asociados con el seguimiento manual.

Con un panel de control de presupuestos y finanzas incorporado, Scoro hace que sea más fácil que nunca recopilar todos los datos que necesitas en una ubicación central. Para cada proyecto en el que estés trabajando, Scoro te ayudará a realizar un seguimiento de tus ingresos y gastos reales.

Más que un simple software de elaboración de presupuestos, Scoro también puede ayudarte a lograr tus objetivos organizacionales más amplios. Al reunir un conjunto de herramientas desde el seguimiento del presupuesto hasta la facturación y la administración del tiempo, podrás administrar proyectos a lo largo de toda el proceso con eficiencia y facilidad.

¿Cómo puedo administrar el presupuesto de mi proyecto de manera efectiva?

Una vez que hayas cubierto los conceptos básicos, todavía hay algunas cosas que puedes hacer para asegurarte de que tu proyecto funcione sin problemas y su presupuesto se mantenga por buen camino.

• Involucra a todas las partes interesadas y miembros del equipo y asegúrate de que todos estén en la misma página.
• Establece indicadores clave de rendimiento (KPI) que lo ayuden a comprender cuánto has gastado en tu proyecto en comparación con su presupuesto real. AC, variación de costos (CV) y EV son KPI comunes que se utilizan para ayudar en la toma de decisiones.
• Automatiza el proceso de gestión del presupuesto con un software de gestión del trabajo de extremo a extremo como Scoro.
• Revisa regularmente tu presupuesto y actualízalo tan pronto como encuentres algún cambio.
• Deja algo de margen de maniobra en tu presupuesto: es posible que encuentres algunos cambios durante la línea de tiempo de tu proyecto y tener algo de espacio adicional hará que sea más fácil cortar los problemas de raíz desde el principio.
• Continúa monitoreando tus recursos. Esto evitará que te exceda en el presupuesto y gastes demasiado en mano de obra y operaciones.

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¿Estás administrando el presupuesto de tu proyecto de manera efectiva?

Todo el proceso de elaboración de presupuestos puede ser una pesadilla si se realiza a mano: compilar todos los datos, revisarlos y actualizarlos puede consumir demasiado tiempo. Este tiempo podrías dedicarlo a tareas más importantes y, aquí, es donde entra en juego el poder del software de gestión de proyectos.

Con Scoro, puedes administrar y realizar un seguimiento de tu presupuesto fácilmente en un solo lugar. No más alternar entre diferentes aplicaciones y no más hojas de cálculo desordenadas. Solo una descripción clara de tu presupuesto y rendimiento.

Scoro incluso responde a la pregunta de cómo administrar el presupuesto del proyecto de manera efectiva junto con sus objetivos organizacionales más amplios. Con las soluciones integradas de presupuestos, facturación y gestión del tiempo, podrás trabajar para lograr todos tus objetivos sin problemas.