PMO: Cuales son las funciones de la oficina de gestión de proyectos

Dentro de la gestión de proyectos, cada vez encontramos más roles y funciones que agregan más valor y precisión a la actividad que desarrollan los integrantes de un equipo de un proyecto. PMO es un concepto clave que se maneja hoy en día para ayudar a los project manager a tener un mayor control de los proyectos que están desarrollando con sus equipos y así evitar postergaciones indefinidas..

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Este rol está destinado a brindar soporte a las personas involucradas de diversas maneras. PMO se ocupa de analizar y administrar de manera transversal los proyectos de la organización que van surgiendo, para administrar los recursos de forma adecuada, entender las necesidades y promover la rentabilidad garantizando que todos o los más importantes cuenten con los recursos necesarios para su realización.

En otras palabras, PMO busca eficientizar los recursos de las empresas, tanto en capital humano como en capital financiero y asegurarse de que los proyectos lleguen en tiempo y forma. La propuesta para este artículo es detallar las funciones principales de la oficina de gestión de proyectos y cómo contribuye a mejorar los resultados de un determinado proyecto. 

¿Qué es PMO cómo se compone el área? 

Project management office o PMO es la oficina de gestión de proyectos encargada de definir los parámetros comunes para coordinar y gestionar los proyectos, con un alcance y responsabilidad determinada en función de las necesidades de la organización. Si bien en algunas empresas de mayor tamaño la oficina de gestión de proyectos opera como departamento, en empresas más chicas la responsabilidad de PMO se reduce a unas pocas personas, o incluso una.

Tanto si la oficina de gestión de proyectos se compone de un departamento como si está integrada por una única persona, el personal a cargo de este rol debe estar formado y debidamente capacitado en gestión de proyectos para tener una perspectiva más amplia de los proyectos individuales, su alcance y los recursos que son necesarios para llevarlos a cabo con éxito.

Una oficina de gestión de proyectos mantiene la documentación y ofrece dirección y métricas clave en la ejecución de proyectos. Ayuda a las organizaciones a obtener un retorno de la inversión y agregar valor a las partes interesadas, a través de proyectos, programas y carteras. Esto se realiza con herramientas de gestión de carteras de proyectos, que proporcionan datos e información sobre los distintos proyectos y programas.

Una oficina de PMO no siempre se enfoca particularmente en estándares y metodologías de gestión de proyectos, ya que también puede formar parte de la gestión estratégica de proyectos, al simplificar el proceso de la gestión de cartera de proyectos. Esta habilidad le permite monitorear e informar sobre carteras y proyectos activos a la alta gerencia y fomentar la toma de decisiones estratégicas.

Tipos de PMO

Como no existen dos PMO que funcionen exactamente igual, podemos reconocer 3 tipos de oficinas de gestión de proyectos.

1. Apoyo: una PMO de apoyo recolecta todos los proyectos de una organización sin distinción, ofrece mejores prácticas, plantillas y capacitación, pero con un bajo control de las acciones. En consecuencia, es menos selectivo y preciso pero más integrador.
2. Control: una oficina PMO verifica que las herramientas, los procesos y los estándares de gestión de proyectos se apliquen en los proyectos con un cierto grado de control. Este tipo de oficina se sitúa en un nivel medio de control.
3. Directiva: una PMO directiva conserva un alto nivel de control en el proceso de gestión de proyectos. Es el tipo de oficina de gestión de proyectos más controlado de todos, y por esta razón, es el que menos posibilidades de errores presenta.

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Funciones principales de la oficina de gestión de proyectos PMO

La mayoría de las oficinas de gestión de proyectos comparten una serie de diversos roles y responsabilidades. 

1. Planificación estratégica y gobernanza de proyectos. 

Esta función implica definir los criterios del proyecto, seleccionar aquellos proyectos que logren alinearse a los objetivos comerciales y asesorar a la alta dirección con la relación costo beneficio que puede tener un proyecto.

2. Definición de la metodología de gestión de proyectos.

Hace referencia a la metodología que se utilizará en un proyecto determinado, como Agile o cascada. Las metodologías ágiles tienden a ser más dinámicas y trabajan con equipos multidisciplinarios (scrum). Las metodologías de cascada son más tradicionales.

3. Mejores prácticas de gestión.

Significa estandarizar y consolidar las mejores prácticas y procesos en todas las áreas para administrar y entregar diferentes proyectos.

4. Cultura corporativa común para los proyectos.

La oficina de gestión de proyectos establece una cultura de proyecto común a través  de la comunicación y capacitación continua sobre técnicas, metodologías y mejores prácticas que pueden incorporar los integrantes de un proyecto.

5. Gestión de recursos.

Al mismo tiempo, estas oficinas gestionan y asignan recursos entre proyectos, en relación con las prioridades, presupuestos, cronogramas, entre otros que planifica el project manager, según las necesidades de la organización. Entonces, se asignan más recursos a los proyectos que tienen mayor prioridad para la empresa.

6. Creación de archivos y documentos de proyectos.

Otra de las funciones de la oficina de gestión de proyectos es proporcionar soporte administrativo e invertir en herramientas, plantillas, software y demás recursos para administrar correctamente los proyectos.

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Las principales funciones de la oficina de gestión de proyectos se pueden resumir en brindar asistencia a las áreas con metodologías y herramientas para gestionar proyectos. Es quien dicta las normas internas para gestionar y medir los proyectos, de modo tal que estos lleguen a buen puerto con resultados que se ajusten a las expectativas de la empresa.