¿Cómo determinar correctamente el alcance de un proyecto?

A la hora de gestionar un proyecto, es conveniente evitar que este sea demasiado extenso o demasiado corto, ya que lo ideal es que tenga el tamaño adecuado, es decir, lo suficientemente grande como para abarcar todos los entregables del proyecto, pero lo suficientemente pequeño para alcanzar todos los objetivos planteados.

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Sin embargo, para que esto sea posible, debes determinar el alcance de un proyecto, a fin de ayudar a cumplir con los entregables del proyecto en tiempo y forma, y dentro del presupuesto establecido. De lo contrario, se corre el riesgo de que se defina un alcance demasiado poco realista y que el presupuesto del proyecto se termine antes de acabar el proyecto por un alcance muy ambicioso, o que por cumplir con el alcance y el tiempo se entregue un producto defectuoso.

Para reducir las posibilidades de que un proyecto fracase por culpa de un alcance mal definido, en este artículo, descubrirás cómo definir correctamente el alcance de un proyecto y cómo el hecho de no planificarlo desde el inicio es uno de los principales errores.

¿Cuál es el alcance de un proyecto?

El alcance de un proyecto permite establecer límites del proyecto y definir con precisión los objetivos, plazos y entregables del proyecto. Cuando se define correctamente el alcance del proyecto, lograr las metas y objetivos sin retrasos ni sobrecarga de trabajo está garantizado.

Determinar el alcance de un proyecto no es un trabajo para que lo realice una única persona. De hecho, todos los integrantes del proyecto deben estar alineados para asegurarse de que todos vayan hacia el mismo objetivo.

¿Cómo determinar el alcance de un proyecto?

Para determinar este parámetro crucial que definirá en gran medida el éxito o fracaso de cualquier proyecto, es necesario que establezcamos límites en el alcance, ya que de esa forma podremos trazar un plan basado en ese límite, conseguir los recursos teniendo en cuenta esos límites y organizar las tareas insertas en los límites de ese marco. A continuación, compartimos una serie de acciones que pueden ayudarte a definir con mayor precisión el alcance.

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1. Plantear objetivos realistas en tu proyecto.

Antes de comenzar a definir el alcance de un proyecto, debes plantear en primer lugar los objetivos del proyecto, que son los activos a entregar al final del proyecto. Si bien determinar el alcance de un proyecto contribuye a lograr los objetivos, es primordial conocer en primera instancia cuáles son esos objetivos.

2. Planificar los recursos necesarios.

Una vez que tienes bien definidos los objetivos del proyecto, deberás calcular los recursos necesarios para su ejecución. Por recursos, entiéndase presupuesto, capital humano, horas de trabajo, herramientas tecnológicas, etc. Un plan de gestión de recursos define la cantidad de recursos disponibles para el proyecto y cómo se utilizarán estos.

Planificar la gestión de recursos te ayudará a delimitar el alcance del proyecto, ya que de esta forma tendrás claro la disponibilidad de recursos para ejecutar el proyecto y podrás agregar este dato importante cuando redactes la declaración de alcance del proyecto.

3. Tener en cuenta las variables externas en el proyecto.

Para no dejar nada librado al azar, focaliza tu atención en todo lo que podría afectar directa o indirectamente el alcance del proyecto. Asegúrate de que las variables externas que pueden desviar el curso de las acciones (pandemia, inflación, devaluación, etc.) sean identificadas durante la definición del alcance. Realizar este paso evitará que una eventualidad inesperada nos tome desprevenidos al momento de definir el alcance.

4. Obtener aprobación y aceptación de los involucrados en el proyecto.

Otro paso que no deberías excluir del proceso de definición de alcance es contar con la aprobación y aceptación de todos los involucrados en el proyecto. De esta forma, en connivencia con tu equipo podrás realizar los ajustes finales antes de comenzar la ejecución. En esta instancia, habrá aspectos que quizá no aporten tanto valor o retrasen el avance del proyecto y será preciso suprimirlos. Del mismo modo que algunas actividades pueden cobrar mayor relevancia y sea necesario otorgarles prioridad, como por ejemplo, las que influyen en la rentabilidad.

5. Establecer un proceso de control de cambios.

Un proceso de control de cambios es un conjunto de procesos definidos que deben realizar los participantes previo a la aprobación del cambio. Mediante un método para efectuar el proceso de control de cambios, tu equipo podrá enviar solicitudes de cambio para que las partes interesadas los aprueben o no, según la importancia requerida. 

En el caso de que el proyecto en cuestión integre a muchos participantes, aplicar el control de cambios será una decisión acertada para obtener un seguimiento de los posibles cambios que podrían introducirse en el proyecto antes de ser aprobado para su ejecución. No es conveniente tener un proyecto imposible de modificar, así como tampoco es recomendable un proyecto muy susceptible de ser modificado porque podría ocasionar una corrupción en el alcance.

6. Elaborar una declaración de alcance del proyecto y compartirla con el resto del equipo.

La declaración de alcance del proyecto o scope statement implica integrar todos los elementos recolectados durante la investigación en un solo lugar. Es un documento donde se detalla lo que se hará y lo que no en el proyecto, y el porqué de cada acción o decisión. Para definir el alcance, puedes formular con tu equipo algunas de estas preguntas:

• ¿Por qué ejecutar este proyecto?
• ¿Cuáles son los objetivos y entregables finales?
• ¿Cuáles son las limitaciones o restricciones del proyecto?
• ¿Con cuánto presupuesto disponible contamos?
• ¿Cuántos integrantes participan en el equipo del proyecto?
• ¿Cuál es el plazo estimado para la entrega?
• ¿Qué elementos quedarían fuera del alcance del proyecto?

7. Consulta la declaración de alcance durante la ejecución del proyecto.

Cuando ya la declaración de alcance del proyecto está finalizada con los objetivos pertinentes definidos y todas las preguntas anteriores respondidas en el documento, un paso que no debería faltar es un seguimiento de esta declaración, a fin de asegurarse de que la ejecución del proyecto avanza sin interrupciones y evitar los riesgos de que el alcance se desvíe.

En caso de que algún involucrado desee introducir un cambio en el proyecto sin pasar por el proceso de control de cambio, revisando la declaración de alcance podrá sugerir el cambio a través de una solicitud o seguimiento de rutina.

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En conclusión, para determinar el alcance de un proyecto debes tener en cuenta varios aspectos principales: definir objetivos claros, planificar la gestión de recursos, considerar posibles variables externas, obtener aprobación de los involucrados, habilitar el control de cambios y sentar por escrito cada uno de estos elementos en una declaración de alcance, que deberá ser consultada periódicamente para asegurarse de que durante el avance del proyecto se cumpla correctamente con el alcance.