Cómo medir el rendimiento y avance de los proyectos

Cada vez que tu empresa inicia un nuevo proyecto es como si realizara un viaje porque el trayecto es básicamente el mismo: hay una planificación, un presupuesto, objetivos a alcanzar, etapas en la que se divide y un tiempo para realizarlo. A menudo, tanto la planificación de un proyecto como de un viaje pueden estimar un determinado presupuesto sobre el tiempo en que debe ser realizado, pero en la realidad este puede sobrepasar el dinero disponible. En la gestión de proyectos, así como el presupuesto, es importante medir el rendimiento y avance de los proyectos de la forma correcta.

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Muchas veces, por diversos motivos, los viajes terminan en standby durante la planificación. En el caso de los proyectos, es frecuente que queden en standby durante la ejecución, lo que es peor porque ya se iniciaron y en algún punto de su proceso se pausaron por tiempo indeterminado. Independientemente de qué tipo de proyecto es el que se frena, los líderes de proyectos deben analizar las causas a través de métricas precisas que los aproxime al punto en que se produjo la desviación, a fin de corregir el error y retomar el camino iniciado.

La medición de proyectos es importante para saber si estamos avanzando y cómo lo estamos haciendo. Sin métricas, simplemente cuando ocurra algún problema no hallaremos las causas y tendremos que frenarlo indefinidamente hasta que supongamos haber encontrado la solución para poder retomarlo. Para evitar esa tediosa espera que no solo retrasa el proyecto en cuestión sino que también retrasa el inicio de otros proyectos nuevos, en este artículo te explicamos cómo medir el rendimiento y avance de los proyectos de manera eficaz. 

¿Qué es la medición de proyectos?

La medición de un proyecto muestra el estado en un determinado momento de la ejecución, a fin de facilitar los datos objetivos que permiten cuantificar su progreso, identificar desviaciones y establecer mejoras. Esta instancia favorece la gestión de pagos y costos y mejora el proceso de facturación. Este tipo de medición es realizada generalmente por un responsable de facturación, ya sea un proveedor que necesita cobrar o una empresa que debe facturar a un cliente.

El punto de partida de la medición de un proyecto es la planificación, ya que sin ella no se puede establecer un alcance ni se pueden definir las tareas para asegurar un buen rendimiento del proyecto en ejecución. Una vez que está hecha la planificación incluir indicadores permitirá obtener métricas reales sobre el avance del proyecto. Por otra parte, establecer el alcance depende del rendimiento, porque un buen rendimiento avanzará más, mientras que menos o un mal rendimiento avanzará menos y podría poner en peligro el alcance del proyecto. 

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¿Cómo medir el rendimiento y alcance de un proyecto? 

Luego de la planificación, es de vital importancia definir métricas clave de rendimiento y alcance. Por otro lado, un proyecto exitoso depende del criterio de evaluación y de las expectativas del observador que espera un resultado. Existen tres criterios para definir el éxito de un proyecto:

• El proyecto fue ejecutado en los plazos establecidos durante la planificación.
• El proyecto se ejecutó a un costo igual o inferior al trazado en el presupuesto.
• El proyecto generó los entregables definidos en el alcance.

A continuación, te compartimos las métricas más relevantes.

1. Definir los procesos vinculados al proyecto.

Los procesos son sumamente útiles para medir el avance de un proyecto. Todos los procesos que incluyen tareas deben ser medibles para identificar su evolución y crecimiento.

2. Definir indicadores de rendimiento.

Los indicadores permiten cuantificar el estado actual de cada tarea y las unidades relacionadas con el resultado final de la tarea. Se busca medir, por ejemplo, el tiempo invertido en cada tarea o la cantidad de entregas en un determinado plazo, teniendo en cuenta en este caso los resultados obtenidos con las métricas.

3. Costo de las tareas.

Permite valorar el costo del trabajo ejecutado por los responsables, por lo que es necesario contar con una estimación económica del costo de cada tarea. En caso de proyectos de terceros, lo que se controla es el costo de venta en relación con el objetivo de las valoraciones.

4. Definir responsables del proyecto.

Definir los responsables de un proyecto es sumamente importante para el correcto seguimiento de los informes de medición de proyectos y también es su responsabilidad, en colaboración con el líder del proyecto, aprobar los objetivos de los procesos.

5. Definir un estándar.

El estándar es la base sobre la cual se compara el rendimiento y avance del proyecto. Para determinar esto, debes establecer un plazo para llevar a cabo las tareas y los hitos. Luego, definir entregables, y por último pautar un presupuesto, monto asignado y autorizado para el proyecto en un documento.

6. Medir el rendimiento.

Implica recolectar información esencial sobre el avance, estados y eventos específicos del proyecto. El principal responsable de esta función es el PMO (Project Manager Officer), o bien el líder del proyecto. Se puede realizar a través de dos vehículos: la Carta de Gantt para medir los plazos y entregables, y la información del área contable para medir el presupuesto gastado.

7. Comparar el estándar con el rendimiento.

En este punto, es necesario observar en simultáneo los valores planificados en función de los valores reales o medidos y establecer un parámetro de referencia a partir de la diferencia obtenida.

8. Evaluar los resultados. 

Finalmente, la evaluación de los resultados se ocupa de analizar si se alcanzaron los objetivos del proyecto y con qué resultados. Para lograr esto, deberás realizar un seguimiento minucioso de cada etapa del proyecto, incluyendo procesos, tareas, entregables e hitos, a fin de verificar que los objetivos se hayan logrado y cómo se lograron. 

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En conclusión, medir el rendimiento y avance de los proyectos implica comenzar con una planificación de todas las actividades a realizar durante la ejecución y luego, una vez iniciado el proyecto, prestarle seguimiento a través de indicadores que cuantifiquen el estado de cada tarea dentro de un proceso y los costos de estas. Acto seguido, deberás definir el estándar, integrado por un plazo, entregables y presupuesto, y después medir el rendimiento de los plazos, entregables y presupuesto. 

Por último, haz una comparativa entre la planificación y los resultados de la ejecución del proyecto y evalúa los datos arrojados para determinar si los objetivos se cumplieron o no.