Un solo ecosistema tecnológico para todas las áreas de tu empresa

El sueño de integrar todos tus datos y procesos en una sola plataforma para todas las áreas de tu empresa es posible en la actualidad del mundo empresarial con las nuevas tecnologías orientadas a optimizar los procesos, ahorrando tiempo, errores y tareas repetitivas que reducen en un porcentaje amplio la productividad de la empresa.

Si a esto le sumamos el hecho de que facilita la ejecución y supervisión de los flujos de trabajo de cada área al contener toda la información, administrando tableros de procesos, diagramas de flujo, presupuestos, gestión de contenidos, etc. en una misma plataforma sin necesidad de recurrir a otras aplicaciones. 

De esta forma, puedes gestionar a todos tus equipos de trabajo y estar al tanto de la actividad que realiza cada área en particular, según los objetivos generales propuestos por el director o gerente de cada equipo, siendo el promotor principal para que estos se realicen. 

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Ahora bien, ¿qué entendemos por plataforma para todas las áreas de tu empresa? ciertamente esta descripción parece un poco genérica, puesto que una plataforma integral más bien hace alusión a una herramienta para integrar distintas tareas automatizadas, que puede ser un CRM, una herramienta de gestión de proyectos o un ERP de planificación de recursos empresariales. 

Pero la realidad de la que hablamos va mucho más allá que una simple herramienta integral. 

Ecosistemas tecnológicos vs. diseño a medida. 

Habíamos dicho que la noción de plataforma integral resulta insuficiente para definir un sistema que integre o conecte todas las áreas de una empresa, por lo que hablar de ecosistema tecnológico sería el concepto más adecuado para designar este tipo de integración a nivel global dentro de una organización. 

Un ecosistema tecnológico, como su nombre lo indica, es un conjunto de herramientas tecnológicas interconectadas, cuya función es dar soluciones genuinas a diferentes clases de problemas o necesidades que van surgiendo en cada una de las áreas de una empresa. 

Un ecosistema tecnológico comprende la integración de varias herramientas o aplicaciones por área, a fin de que cada una pueda dar respuestas a sus propias necesidades, pero a la vez mantener una retroalimentación constante con el resto de los departamentos y la empresa en general.

A través de un ecosistema tecnológico se van a integrar herramientas como un CRM para ventas, una de gestión contable para contabilidad, una de gestión de recursos humanos para el área, otra de gestión de proyectos en el área de operaciones, entre otras aplicaciones que se adapten a las distintas necesidades departamentales. 

El diseño a medida, en cambio, es una estructura que muchas empresas implementaron en el pasado y aún lo siguen haciendo sin tener en cuenta los cambios en los negocios, en los procesos y también en las personas, por lo que, ante estos cambios en el transcurso del tiempo, los sistemas de gestión de este calibre, que fueron creados según las necesidades de una época determinada, quedan obsoletos con el paso del tiempo. 

A diferencia del ecosistema tecnológico, un diseño a medida interconecta sistemas de gestión adaptados a la estructura de una organización, pero estos no son flexibles a los cambios generados en el tiempo, por lo que se mantiene inamovible y debe ser reemplazado el diseño completo cuando ya queda obsoleto. Lo cual genera un gasto elevado.

En cambio, el ecosistema tecnológico es adaptable en el tiempo, no a la empresa en sí. Por lo tanto, si una herramienta integrada a este ecosistema deja de ser lo suficientemente colaborativa o eficiente para el equipo, lo único que tienes que hacer es reemplazarla por una que cumpla con los requisitos funcionales que necesitas para mantener optimizados tus procesos. 

Beneficios de contar con un ecosistema tecnológico en tu empresa. 

1. Ahorro importante de costos.

Implementando un ecosistema tecnológico no solo te ahorras los costos de nuevas contrataciones para distribuir las tareas manuales y repetitivas, sino que realizas una sola inversión para contratar las herramientas digitales para cada área, con el fin de automatizar sus procesos. 

2. Capacidad de integrar las herramientas específicas de cada área. 

Un ecosistema tecnológico te permite cualquier tipo de integración a las distintas herramientas que ya utilizabas para diferentes áreas, como por ejemplo un CRM. Esta ventaja logrará que todos los equipos también estén conectados, mantengan una comunicación fluida entre los departamentos y se eviten los silos de información.

3. Mejora de procesos.

Está demostrado que un ecosistema tecnológico mejora los procesos gracias a las automatizaciones que permiten ahorrar un montón de tiempo y esfuerzo, por ejemplo, en la carga de datos manuales y también evitando las duplicaciones de tareas. 

4. Ahorro de tiempo de ejecución de tareas y procesos. 

Las tareas se realizan en menos tiempo con una herramienta de automatización de procesos integrada a un ecosistema tecnológico empresarial. Por consiguiente, puedes emplear ese tiempo ganado en ideas de crecimiento y estrategias de ventas, que afortunadamente no son automatizables.

5. Implementación perdurable en el tiempo. 

Como ya mencionamos en un principio, este ecosistema tecnológico es adaptable a los distintos cambios que se producen inevitablemente en el tiempo, ya sea en materia de innovación digital como de estrategia empresarial. La tecnología siempre se renueva para ofrecer un abanico más amplio de posibilidades de optimizar las tareas a realizar.

En cambio, con un diseño a medida, ya sabemos que esta ventaja no es posible porque la estructura que se plantea para el sistema integrado no es adaptable, sino que luego de cierto tiempo esa estructura no sobrevive a los cambios, y hay que rediseñarla completa hasta que vuelva a repetirse el ciclo.

6. Facilidad para guardar información en la nube. 

El almacenamiento en la nube (cloud storage) es un modelo de almacenamiento de datos basado en redes de computadoras, donde los datos son contenidos en espacios de almacenamiento virtualizados que permite que dichos datos no se pierdan y que se pueda acceder a ellos desde cualquier dispositivo, por lo que un robo no impediría que la información  permanezca segura.

Un ecosistema tecnológico guarda cada cambio efectuado en alguna actividad determinada directamente en la nube (Google Drive, OneDrive, iCloud, Dropbox, etc.) 

7. Genera una base de datos única de acceso e indicadores de rendimiento. 

Por último, un ecosistema tecnológico, al permitir integrar todas las aplicaciones que ejecutan los procesos de cada área, genera una base de datos donde se almacena la información relevante de la empresa (clientes, proveedores, recursos de personal, producción), y también puedes generar indicadores de rendimiento de tus colaboradores y de los procesos comerciales de tu empresa.

En pocas palabras, implementar un ecosistema tecnológico para todas las áreas de tu empresa te permitirá, no solo mejorar tus procesos ahorrando tiempo y costos, sino que podrás mantener este sistema de retroalimentación en el tiempo, porque es lo suficientemente flexible para soportar los cambios que exige el mundo empresarial.

Asimismo, al estar todas las herramientas de cada área integradas a este ecosistema, favorece la comunicación entre las mismas, permitiendo que los procesos internos sean más eficientes, y por lo tanto, mejores los resultados de estos procesos, que van a traducirse en negocios más rentables y un panorama general visiblemente más escalable.

Como insistimos siempre, hacemos de la tecnología una herramienta útil al servicio de las empresas y no al contrario.