Integración de áreas: ¿De qué te estás perdiendo? 7 tips para lograrlo

Hay una situación común a la que se enfrentan muchas de las empresas cuando empiezan a crecer logrando que sus ingresos, contratos y/o ventas aumenten. Como efecto de todo esto, crece la información y, las capacidades operativas, humanas y tecnológicas se exigen al máximo para responder de manera efectiva y oportuna.

Es en este punto donde comenzar a controlar los costos, mantener satisfechos a los clientes, conservar la calidad de los productos o servicios que brindas, incrementar la eficiencia comienza a convertirse en un problema…. ¡Un problema que debe resolverse cuanto antes!

Es común que, de acuerdo a la capacidad económica y adquisitiva que tengas en tu empresa vayas adquiriendo diversas soluciones tecnológicas que te ayudarán a llevar adelante tu negocio en tiempos pertinentes y con el menor esfuerzo de parte de tus colaboradores. Sin embargo, esta situación lleva a que comúnmente se adquieran soluciones especializadas para las distintas áreas de la compañía, en donde -una vez más- de acuerdo al presupuesto, lo importante es lograr que cada área pueda cumplir con sus responsabilidades de la mejor forma.

Como resultado, la empresa va invirtiendo en soluciones diferentes para cada una de las áreas, algunas de uso exclusivo de un área específica, algunas otras usadas por varias áreas, pero muy pocas usadas por todas. Esto conlleva a que se creen silos de información en la organización, dificultando la comunicación y paso de información de un área a otra, y con mayor relevancia, dificultando el análisis operativo, económico y de rendimiento de toda la compañía.

Entonces… ¿Cuáles son los beneficios que te estás perdiendo al no tener integrados todos los equipos de trabajo? Bien, técnica y tecnológicamente hablando te pierdes de:

• Control más efectivo de las actividades de la organización.
• Integración de las diferentes áreas que conforman la organización.
• Integración de nuevas tecnologías y herramientas de vanguardia.
• Incrementar la efectividad en la operación de las empresas.
• Proporcionar ventajas competitivas y valor agregado.
• Disponibilidad de mayor y mejor información para los usuarios en tiempo real.
• Eliminar la barrera de la distancia trabajando con un mismo sistema en puntos distantes.
• Disminuir errores, tiempo y recursos superfluos.
• Comparar resultados alcanzados con los objetivos programados, con fines de evaluación y control.
• Mayor capacidad.
• Mayor seguridad.
• Mejor cumplimiento de la normatividad.
• Mejorar en las relaciones con los clientes.
• Aumentar en la participación del mercado.
• Reducir costos.

Los costos, calidad e integridad de la información, esfuerzos y tiempos asociados se disparan, afectando la operación y generando la problemática tratada al inicio de este artículo.

En fin, la integración de las diferentes áreas es importante para que cualquier organización funcione de manera eficiente. Recuerda que además de que tus colaboradores sientan que pueden comunicarse fácilmente con los miembros de su equipo (y de otras áreas) y con sus directivos y líderes, gracias a contar con un sistema colaborativo es importante que tengas en cuenta estos consejos que aquí te dejamos:

1. Haz accesible la información: Cada organización tiene su propio conjunto de conocimiento interno. Puede costar tiempo aprender cómo se hacen las cosas, desde el protocolo para preparar documentos orientados al cliente hasta otro tipo de prácticas. Hay que enseñar estos procesos a los empleados de forma rápida, incluyéndolos como parte de la formación y creando documentos internos para usar como referencia.
2. Promueve la misión y la visión de tu empresa: Todo el mundo necesita ver y comprender los objetivos globales de la empresa para trabajar eficazmente. Los directivos deben invertir tiempo en explicar los valores y la misión de la compañía, ya sea como parte de la formación corporativa o como un recordatorio habitual para los empleados. Cuando los trabajadores comprenden y se alinean con los objetivos de la empresa, se comunican mejor entre ellos.
3. Fortalecer conexiones: Los líderes que invierten tiempo en conocer a sus trabajadores y están dispuestos a escucharlos desarrollarán una comunicación mucho más clara y fluida con ellos. Cuando los trabajadores perciben que los gerentes escuchan y comprenden sus preocupaciones individuales, es mucho más probable que se sientan conectados, y esto repercutirá en la eficacia de su trabajo y en el clima laboral general de la organización.
4. Crea un diálogo abierto: Es clave mantener a los empleados al día acerca de los cambios de la compañía, su progreso y los planes y objetivos de futuro. Esto podría hacerse a través de un boletín informativo interno bimestral, comunicados generales por correo electrónico a través de un grupo de corporativo de WhatsApp o en reuniones de la compañía. Además, es bueno animar a los empleados a que pregunten, comenten y expongan sus ideas sobre temas de la empresa que pueden afectar a todos. Es mucho más probable que los empleados se comuniquen bien cuando se sienten implicados en el presente y en el futuro de la empresa.
5. Utilizar herramientas de administración de proyectos en línea: Existen muchos tipos de herramientas en línea que se pueden usar para facilitar la comunicación corporativa. Estas herramientas ayudan a mantener un registro del progreso de un proyecto para que todos sepan lo que queda por hacer. Si bien la comunicación cara a cara siempre es importante, las herramientas en línea son muy útiles al ahorrar tiempo y permitir documentar el trabajo.
6. Ser un ejemplo para tus colaboradores: La capacidad de comunicarse de forma clara, empática y asertiva es una habilidad clave de cualquier líder eficaz. Los empresarios experimentados saben que ser el primero en compartir, comentar, dar feedback y responder a las preguntas que se planteen es la mejor manera de alentar a sus empleados y compañeros a hacer lo mismo.  
7. Derribar el rango: En muchas empresas las jerarquías crean atascos de comunicación, y cada vez más compañías se están deshaciendo de ellas por una buena razón: las estructuras de los equipos son más eficientes. Una toma de decisiones más ligera y un liderazgo accesible fomentan las comunicaciones fluidas, que conducen a resultados más rápidos y a una mayor adaptabilidad al cambio.

Las compañías con estrategias adecuadas de comunicación tienen un índice de retornos más altos para los accionistas, empleados más comprometidos y menos rotación laboral. Por tanto, la comunicación está muy relacionada con el éxito de las empresas.