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      ¿Cuál es el alcance de una oficina de transformación?

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      Con el auge de las nuevas tecnologías de la transformación digital que irrumpen en los mercados y revolucionan la forma en que trabajamos en las empresas, los líderes empresariales saben que deben mantenerse a la vanguardia si esperan conservar su ventaja competitiva. Si bien muchos lo ejecutan mediante un programa de transformación digital, no todos tienen realmente éxito. 

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      Según la investigación de Harvard Business Review Digital Transformation Is Not About Technology, el 70% de todas las transformaciones no logran sus objetivos y, como resultado, se desperdician aproximadamente 900 mil millones de dólares. Las oficinas de transformación surgieron de la necesidad de llenar un vacío crítico entre la estrategia de transformación y la implementación

      En este artículo, descubrirás en qué consiste la oficina de transformación, por qué ha cobrado tanta relevancia y en qué casos se justifica su aplicación y en qué casos no.

       

      ¿Qué es una oficina de transformación y por qué es tan relevante hoy?

      La oficina de transformación, también conocida a veces como la Oficina de Gestión de la Transformación (TMO), es una función empresarial que es responsable de las iniciativas de transformación complejas de una organización y de garantizar que estén completamente integradas tanto a nivel operativo como estratégico

      Actúa como el enlace crítico entre la visión ejecutiva y las actividades diarias de la empresa, brindándoles la autoridad necesaria para realizar cambios significativos bajo las órdenes del directorio y personas influyentes clave dentro de la organización.

      Entonces, una oficina de transformación puede entenderse como un departamento de gestión del cambio tecnológico orientado a la transformación digital. Es relevante en esta época porque permite realizar una transición menos abrupta hacia la digitalización y automatización de los procesos que engloba toda transformación digital. 

      De esta manera, los colaboradores de una empresa podrán incorporar nuevos conocimientos y habilidades sobre el uso y funcionamiento de las herramientas tecnológicas que decida implementar la organización.

      Si bien la oficina de transformación es fundamental para mantener prácticas efectivas y garantizar la alineación estratégica, las organizaciones ahora están aprendiendo que la transformación digital exitosa requiere más que solo el seguimiento del estado y la escalada de riesgo, ya que requiere un enfoque que se centre en la realización de valor a lo largo de su ejecución con iniciativas de transformación escalables. Este cambio tendrá impacto a nivel macro.

      <<<Revolución digital: automatizaciones e integraciones, ¿son necesarias?>>>

       

      Funciones clave de una oficina de transformación

      Una oficina de transformación permite equilibrar una serie de diversas funciones y oficios para obtener los resultados adecuados. Algunas de las principales funciones que identificamos son:

      1. Soporte e información.

      Uno de los mayores desafíos de una oficina de transformación es asegurar la aceptación de todas las partes interesadas, en particular, la alta dirección y los colaboradores. Si no pueden percibir el valor de la transformación digital por sí mismos, es menos probable que inviertan y utilicen las nuevas herramientas y procesos. Estas oficinas desempeñan un papel importante en el desarrollo de las transformaciones digitales al hacerlas accesibles, identificables y valiosas para las partes interesadas clave.  

      Además, la oficina de transformación juega un papel sumamente relevante en la recopilación de datos y conocimientos sobre la implementación general de un programa de transformación. En este sentido, la mayoría de las transformaciones, en especial las digitales, son iniciativas de toda empresa que requiere grandes cantidades de datos para administrarse de manera efectiva. 

      Estos datos se vuelven valiosos como referencia histórica y justificación para futuras iniciativas de transformación digital en las empresas. 

      2. Alineación estratégica y liderazgo.

      La función central de la oficina de transformación consiste en garantizar que todas las actividades de la transformación estén alineadas con los objetivos estratégicos de la organización y relacionarlos con los colaboradores de toda la empresa. Al comienzo, ningún cambio es plenamente aceptado y es menos probable que las personas quieran participar en cualquier iniciativa de cambio si no hay liderazgo, dirección y comunicación. 

      La oficina de transformación funciona como líder y guía para los colaboradores de toda la organización y es responsable de conducir a todas las personas al proceso de transformación de la manera más saludable posible.

      3. Adopción y gestión de proyectos.

      La mera incorporación de un proceso completamente nuevo no es suficiente. Sin establecer los marcos, prácticas y culturas correctas es probable que las iniciativas de transformación encuentren más resistencia al cambio que aceptación. Por este motivo, la oficina de transformación busca asegurarse de que las culturas y prácticas preexistentes de la organización sean efectivas para la implementación del nuevo cambio. 

      Además, debe manejar las actividades generales de la gestión de proyectos como la verificación de cronogramas, recursos, para garantizar que los informes sean en tiempo real y los datos sean precisos. Dado que las prácticas de una oficina de transformación son similares a los proyectos típicos con restricciones de tiempo, presupuesto y alcance, la oficina debe mantener esos factores en todo momento para garantizar que la transformación genere buenos resultados.

      4. Gestión y priorización de la cartera de proyectos. 

      Como se le ha otorgado mayor autoridad para realizar cambios dentro de la organización, la oficina de transformación tiene una influencia significativa sobre las actividades de gestión de la cartera de proyectos. Según el tipo de programa de transformación y el nivel de prioridad que se le atribuya, la oficina tiene el poder de influir en qué proyectos se priorizan en correspondencia con los objetivos estratégicos del programa de transformación. 

      Si bien las iniciativas de transformación suelen ser costosas y para toda la empresa, los recursos deben asignarse y equilibrarse adecuadamente con los proyectos generales dentro de la organización para garantizar que se entregue el máximo valor en un momento dado, incluso en la situación en la que el programa de transformación puede fallar. Optimizar los recursos y minimizar los riesgos es una tarea crítica de la oficina de transformación

      <<<Transformación digital y el papel de la tecnología de la información>>>

       

      En pocas palabras, la oficina de transformación es una función clave que se encarga de impulsar el cambio organizacional brindando herramientas de la gestión del cambio para alinear todas las áreas en función de un objetivo en común de crecimiento. Permite a las empresas lograr una transición adecuada hacia el cambio tecnológico optimizando los recursos y reduciendo los típicos conflictos de la resistencia al cambio.

      Por último, una oficina de transformación debería implementarse siempre y cuando las actividades de la transformación digital en una empresa se alineen con los objetivos estratégicos trazados por la dirección. Esto ayudará a que las personas, la tecnología y los procesos sigan el mismo norte que la estrategia empresarial.

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