On premise vs Saas: Cuál es el adecuado para mi empresa

En lo que a software se refiere, las empresas suelen elegir dos tipos de soluciones para almacenar sus datos importantes: On premise vs Saas. Si bien ambas herramientas son efectivas y cumplen con lo que prometen, tienen características que las hacen diferentes, y que vale la pena conocer antes de implementar uno de los dos, ya que la elección dependerá en gran medida de esas características, pero sobre todo de las necesidades y situación actual de tu empresa.

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A pesar de que SaaS es una herramienta que ha crecido en popularidad en los últimos años, hay varias empresas que continúan recurriendo a la contratación de un software instalado internamente porque confían en que se trata de la mejor opción para proteger sus datos, aunque pierdan la facilidad de conectarse desde cualquier dispositivo de manera remota. 

La propuesta para este artículo es establecer las principales diferencias entre los sistemas On premise y Saas, a fin de determinar en qué casos es aplicable cada uno y por qué.

Qué son los softwares “on premises” y “saas”

El término on-premises (instalaciones propias) hace referencia a la instalación local del software por parte de los titulares de la licencia, sin necesidad de utilizar la nube ni la conexión a internet. Al recurrir a este sistema de instalación informática propia, el cliente alquila en calidad de titular de la licencia, el software local que se instala en un servidor propio o alquilado. 

Este modelo se conoce también como inhouse porque el titular de la licencia opera el software en su propio centro de datos y en hardware local o alquilado. La mayor ventaja de este software es que posee el control de los datos y asume todos los riesgos bajo su responsabilidad.

El software SaaS, en cambio, es una solución informática en la nube conocida como software en instalaciones o software bajo demanda. Funciona como aplicación que se descarga en cualquier dispositivo móvil. SaaS permite que las aplicaciones se alberguen en los servidores de proveedores de software, lo que desliga a los usuarios de las restricciones de licencias y hardware, así como las responsabilidades de mantenimiento.

On premise vs Saas: ¿Cuáles son sus principales diferencias?

La mayor diferencia entre SaaS y las soluciones locales es que las soluciones SaaS están alojadas y mantenidas por un proveedor externo, mientras que las soluciones locales están alojadas internamente. A continuación, ahondaremos en otras diferencias relevantes.

1. Costos / presupuesto.

Una de las principales diferencias de las soluciones SaaS es que tiene un costo de entrada bastante bajo. Puesto que la empresa está alquilando un servicio basado en suscripción, no hay necesidad de gastar una gran suma por adelantado. Las tarifas de suscripción se pagan mensual o anualmente y reflejan el tipo de licencia, la cantidad de puestos o las funciones disponibles. Si bien esta es una excelente manera de mantener los costos bajos, las licencias no utilizadas y las aplicaciones redundantes pueden aumentar el gasto en la nube.

Las soluciones tradicionales de on-premise son bastante costosas, ya que la empresa tiene que comprar el hardware apropiado y también pagar por su configuración e implementación. Si bien los costos de mantenimiento continuo pueden ser bajos, las soluciones internas requieren su propia infraestructura de IT y personal de IT para el mantenimiento y la resolución de problemas. Las actualizaciones de hardware agregan costos adicionales a lo largo de los años.

2. Mantenimiento y soporte.

Dado que las soluciones SaaS son servicios que un proveedor externo ofrece como un producto listo para usar, el cliente no está a cargo del mantenimiento y soporte de la aplicación. El proveedor debe asegurar la disponibilidad y ser responsable de la recuperación ante amenazas en caso de que ocurra alguna eventualidad. Sin embargo, las empresas nunca deben confiar ciegamente en el proveedor, sino verificar elementos como la seguridad de los datos y el cumplimiento.

En el caso de las soluciones on-premise, la empresa permanece con sus propios dispositivos cuando se trata de mantenimiento, soporte y actualizaciones de software. El software en las instalaciones requiere personal de IT interno capacitado que pueda manejar la recuperación ante filtraciones de datos y sepa cómo corregir errores y otros problemas que podrían afectar la disponibilidad o la seguridad del producto. Si bien esto implica mucha responsabilidad, existe más control sobre los datos que sobre las aplicaciones SaaS.

3. Escalabilidad.

Uno de los mayores beneficios que ofrece SaaS es el hecho de que el software es fácil de escalar según las necesidades de tu negocio. La mayoría de los proveedores permiten ampliar y agregar licencias, servidores, ancho de banda o almacenamiento adicionales durante un período de suscripción continuo. Si deseas reducir la escala, probablemente tendrás que esperar a la próxima ventana de renovación, que suele ser alrededor de 12 meses después de que comience el contrato.

En la instalación on-premise, es mucho más difícil de escalar que en las aplicaciones SaaS. El proceso de planificación es mucho más prolongado y numerosos obstáculos podrían ralentizar las operaciones comerciales durante un período de tiempo imprevisto. Es por eso que las soluciones de software local no son las más adecuadas si tienes un negocio en crecimiento que necesita mantenerse flexible.

4. Personalización y actualizaciones.

De forma similar a la escalabilidad, las actualizaciones son más sencillas de hacer cuando confías en el software como servicio. La mayoría de los proveedores ofrecen tipos de licencia por niveles y funciones adicionales que están disponibles por un cargo adicional. Dependiendo del software, también hay un cierto nivel de personalización que las empresas deben aprovechar.

En las instalaciones on-premise, la actualización de las soluciones requiere mucha más planificación y una mayor inversión inicial. Es importante trabajar con un buen personal de IT que asuma la responsabilidad durante las etapas de planificación, implementación y control. Sin embargo, el software en las instalaciones te brinda más opciones con respecto a la personalización o el agregado de características únicas que pueden necesitar los equipos de desarrollo internos.

5. Copia de seguridad y recuperación.

Almacenar los datos en la nube con un proveedor externo generalmente significa que se realiza una copia de seguridad de forma automática. En caso de un riesgo tecnológico, es sencillo recuperar los datos, lo que le resta peso a tu personal de IT interno. Si los servicios de copia de seguridad y recuperación están incluidos en tu suscripción dependiendo del producto, puede haber un recargo por agregar estas funciones.

El costo de funcionamiento de los sistemas de recuperación para soluciones on-premise es muy alto. La forma más efectiva de hacer una copia de seguridad de los datos es configurar un almacenamiento de datos duplicado al que se pueda acceder cuando los procesadores centrales dejen de funcionar. Las empresas que no invierten suficientes recursos en copias de seguridad corren el riesgo de perder sus datos junto con su reputación.

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¿Cuándo es recomendable utilizar on-premise y cuándo SaaS?

La implementación que funciona mejor para tu empresa dependerá de una variedad de factores, incluidos el presupuesto, objetivos, requisitos de seguridad y la cultura general de la empresa. De manera similar a la evaluación de soluciones SaaS, debes evaluar en primer lugar tus opciones antes de decidirte por un tipo de implementación.

Si una empresa se ha decidido por una solución SaaS, el proceso de implementación es bastante sencillo. Dado que el servicio está disponible a través de Internet, los usuarios pueden comenzar de inmediato, sin importar dónde se encuentren. Sin embargo, si la propiedad de SaaS no se establece desde el principio o si el producto es adquirido por colaboradores uniformados, las empresas podrían tener problemas de seguridad.

Ahora bien, en el software en instalaciones, la implementación es un proceso mucho más largo que necesita más tiempo en términos de planificación, pero también de ejecución. Esto se debe al hardware que una empresa necesita adquirir para alojar el software internamente. Aunque esto ofrece a la empresa más control, también significa mucha menos flexibilidad en lo que respecta a la accesibilidad, ya que no se puede acceder a las aplicaciones fuera de las instalaciones de la empresa.

En cuanto a utilidad, el software on-premise tiene la ventaja de proteger mejor los datos que Saas, ya que al estar en la nube, es más fácil vulnerar la seguridad en un ataque cibernético. Pero por otra parte, si el software SaaS tiene más herramientas de seguridad, más costoso será. También es cierto que hay factores que no representan una amenaza evidente, por lo que si realizas gestión de proyectos en una empresa de 10 usuarios, la chance de un hackeo en la cuenta son mínimas. 

Lo ideal para utilizar on-premise es cuando manejas información muy sensible, como los datos de las cuentas de clientes bancarios, y necesitas niveles de ciberseguridad más altos, o la performance del software requiere de gran estabilidad y en tiempos de acción muy por debajo de SaaS. Al trabajar en tu servidor y tener un espacio propio, es más estable que la nube, ya que evitas los típicos problemas de microcortes y riesgos de seguridad.

De lo contrario, lo recomendable es utilizar SaaS, ya que permite mayor economía de escala. Normalmente, los softwares SaaS tienen más cantidad de usuarios que los software on-premise. Entonces, si tienes cinco mil usuarios que trabajan en la herramienta, estás con la necesidad de esas cinco mil personas. Si tienes 200 usuarios, tu necesidad es solamente de esos doscientos. Por consiguiente, el que tiene cinco mil se va a adaptar más rápido a las necesidades del mercado que uno que tiene doscientos, a menos que el on-premise sea tipo SAP.

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Sintetizando, en este on-premise vs SaaS hemos identificado varias diferencias que hace a cada uno recomendable en determinados casos. Ya que ambos tienen sus fortalezas y debilidades, el software on-premise es una solución local instalada dentro del sistema de la organización que, por su complejidad, favorecerá más a las empresas que necesiten proteger información muy sensible y requieran mayor estabilidad y seguridad de acceso a los datos. En cambio, si tu empresa tiene más cantidad de usuarios, la información que manejas no es tan sensible y quieres economizar, una herramienta SaaS será tu mejor aliada.