Proceso de onboarding: Integración de nuevos colaboradores

El área de recursos humanos de una empresa puede gestionar diversos procesos vinculados con la incorporación y retención de talentos. Uno de ellos es el proceso de onboarding para integrar a los nuevos colaboradores al equipo, tras ser elegidos durante el reclutamiento. Pero para lograr este resultado, es necesario brindar una experiencia previa de selección adecuada en donde queden claros los requisitos para trabajar en el lugar y su aceptación por parte de los candidatos desde el primer instante.

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De lo contrario, por más que se presenten los candidatos ideales, si el empleador no transmite un mensaje claro sobre lo que se espera de ellos al integrarse a un equipo y los beneficios que obtendrán trabajando para él, es probable que el proceso de onboarding resulte poco eficaz y los nuevos colaboradores seleccionados para un puesto no estén contentos con su trabajo, no se adapten y terminen renunciando al poco tiempo.

Es importante que los reclutadores se conviertan en los mejores mensajeros de los valores de la empresa para demostrar a los candidatos por qué es un buen lugar para trabajar. Mientras más transparente sea la información que suministres, más sencillo será encontrar al candidato ideal que encaja con el perfil solicitado, porque el mismo postulante se presentará allí donde la oferta laboral refleje sus aptitudes y habilidades, y los recruiters podrán reconocerlo en el acto. En este artículo, te contamos por qué es tan importante el proceso de onboarding, qué errores comunes se pueden cometer y qué buenas prácticas los pueden mitigar.

¿Qué es un proceso de onboarding?

El proceso de onboarding es una práctica empresarial orientada a integrar a los nuevos colaboradores al equipo de trabajo de una empresa. Se propone como objetivo ayudarles a adaptarse a la cultura empresarial de forma positiva. La experiencia de onboarding es básicamente la presentación inicial de los nuevos colaboradores a tu empresa. Dependiendo de qué tan memorable sea, determinará la permanencia o no de los reclutados en la organización o de lo productivos que sean.

Un proceso de onboarding efectivo puede aumentar la retención de talentos en un 82% y la productividad en un 70%. Así como la mayoría de las empresas atienden a las necesidades de los clientes y buscan deleitarlos durante el proceso de compra para que vuelvan a elegir la marca, del mismo modo deberían deleitar a los nuevos colaboradores para que permanezcan por más tiempo.

Importancia del proceso de onboarding

Desde el momento en que se contrata a un nuevo colaborador, cobra relevancia el trato que le prodigamos, no solo para que se sientan integrados y cómodos con el entorno de trabajo sino también para que comprendan la cultura de la empresa y los procesos diarios. Asegurar el bienestar de los colaboradores le permitirá a tu empresa aumentar las contrataciones y que las personas que ya ocupan un puesto crezcan profesionalmente y desarrollen sentido de pertenencia.

Incluso, cuando ya pienses que tus mejores talentos demuestren compromiso y crecimiento dentro de la empresa, no hay que descuidar sus necesidades, porque el profesional de hoy no se apega a las condiciones que no le favorecen, por lo que no dudará en seguir su propio camino si no se siente estimulado por el trabajo, ambiente laboral, objetivos, crecimiento y remuneración. En este sentido, es fundamental que el proceso de onboarding se aplique de manera constante. 

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Problemas de tener un proceso de onboarding deficiente 

Pero a veces es posible que antes o durante el proceso de onboarding se produzcan una serie de errores comunes que deberíamos evitar. Veamos cuáles son.

1. Descripciones de trabajo engañosas.

A veces, en la necesidad de contratar a como dé lugar, muchas empresas maquillan la oferta de trabajo para atraer más candidatos motivados por los beneficios que describen. Aun cuando no se esté engañando a los candidatos conscientemente conviene revisar la oferta para comprobar que el mensaje sea claro, antes de intentar contratar nuevos colaboradores. 

Si deseas colaboradores a largo plazo, asegúrate de cambiar cualquier información relevante para que tus nuevos talentos obtengan toda la información que necesitan. Esto ayudará a que el proceso de onboarding sea mucho más fácil y les brindará a tus flamantes colaboradores la oportunidad de hacer un gran trabajo en su nuevo puesto.

2. Escaso preembarque.

El preembarque es una forma de proporcionar a los nuevos colaboradores toda la documentación e información necesarias antes de comenzar sus nuevas carreras. El responsable de contratación debe ofrecerles mucho tiempo con sus materiales previos a la incorporación antes de comenzar el proceso de onboarding oficial. Esto les dará tiempo para leer y entender información importante sobre el trabajo a desempeñar. 

Este periodo también debe emplearse para equipar a los nuevos trabajadores con cualquier equipo o software que necesiten para sus nuevos puestos. Esto podría incluir credenciales de identificación, software de incorporación de nuevos colaboradores, información de inicio de sesión para sitios web de trabajo y más. 

Si bien esto puede ser difícil con la contratación remota, la incorporación previa sigue siendo un aspecto crucial del proceso de onboarding. Un manual de puesto también es una manera efectiva de ayudar con el preembarque.

3. Descuidar la retroalimentación.

La recopilación de comentarios es un aspecto crucial para encontrar soluciones de reclutamiento en recursos humanos. Si deseas continuar mejorando la experiencia de tus nuevos colaboradores durante el proceso de onboarding, debes permitirles la oportunidad de expresar su opinión con toda sinceridad. Proporciona a las personas contratadas varios métodos diferentes para ingresar comentarios. De esa manera, puedes descubrir diversas formas de mejorar futuras sesiones de onboarding.

Cómo realizar un proceso de onboarding completo

Puesto que los procesos de onboarding requieren de un periodo de aprendizaje y adaptación a las dinámicas de trabajo por parte del nuevo colaborador, tu función será la de acompañar a cada persona en el proceso y hacer que sea lo más ameno  productivo posible. Existen algunas prácticas que no deberían faltar a la hora de iniciar un nuevo proceso de onboarding. A continuación, las enumeramos.

1. Establece el proceso.

Lo primero que debes tener en cuenta en el proceso es la recopilación de información de los recién ingresados, es decir, todos los datos relevantes para llenar una ficha personal, incluido sus gustos y preferencias. Asimismo, facilita un manual de puesto, material de lectura y herramientas tecnológicas actualizadas para que puedan desempeñarse correctamente en sus nuevos puestos. Entregar un kit empresarial también puede promover una buena primera impresión en los colaboradores.

2. Planifica el primer día.

Cuando los ingresantes se presentan el primer día, ya tendrán ciertas expectativas sobre la empresa y las funciones que van a desempeñar. No obstante, intenta superar esas expectativas haciendo que tus nuevos colaboradores se sientan a gusto. Comparte un almuerzo con ellos, muéstrales las instalaciones, interactúa con ellos de manera amigable, calma su ansiedad y nervios para que puedan asimilar la información que reciben. Apóyalos, no esperes que no se equivoquen.

3. Realiza la ejecución.

Luego de las presentaciones reglamentarias, deberás pasar a la formación o instrucción a tus nuevos colaboradores. Al principio,es normal que estén nerviosos y pregunten mucho o no sepan qué preguntar por temor a ser reprendidos, pero preguntar, tener dudas, incluso proponer y objetar son parte del aprendizaje para adquirir mayor seguridad en sus propias habilidades y en el conocimiento de la empresa.

4. Brinda seguimiento y evalúa los resultados.

Una vez que ya los nuevos colaboradores se integraron al equipo y comenzaron a desarrollar sus actividades en el marco de los objetivos y responsabilidades asignados por la empresa, el paso siguiente y no menos importante será realizar un seguimiento de su desempeño el primer mes y evaluar los resultados obtenidos desde el primer día. Este seguimiento puede efectuarse a través de reuniones semanales en donde se le ofrezca un feedback, material adicional para complementar su capacitación y atajos que le permitan mejorar su rendimiento.

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Para concluir, el proceso de onboarding permite a las nuevas incorporaciones de una empresa integrarse a un equipo de trabajo de la manera más natural y efectiva posible. Luego de las presentaciones, llega el proceso de adaptación en el que el empleador deberá demostrarle que su apoyo, paciencia y ayuda para superar los desafíos que se avecinan. Estar presente y tener un rol activo tanto en el proceso de onboarding como en el inducción favorecerá la retención de talentos frenando la rotación.