Manejo del tiempo: ¿Cómo organizar mi calendario?

El tiempo es quizá la única variable que el ser humano no ha podido controlar en su totalidad, pese a que distintos campos del conocimiento se han encargado de comprender su naturaleza y adaptarse lo mejor posible a sus fluctuaciones. En el mundo empresarial, entender el manejo del tiempo es fundamental para organizar las actividades del calendario de la mejor manera posible y no morir en el intento. Recursos humanos puede intervenir en la gestión de tu rutina para mejorar la eficiencia.

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Muchas veces, aunque exista un calendario con los plazos establecidos para cada entrega de tareas y actividades, ya sea de un proceso o proyecto, no siempre logramos ajustarnos al ritmo que demanda la carga de trabajo existente en una organización. Esto se debe principalmente a que el volumen de actividades puede ser sensiblemente mayor a las capacidades operativas del equipo, en términos de límites de tiempo reducidos y mucho por hacer en esos plazos. 

Entonces, la presión por terminar a tiempo dentro de esos límites y evitar demoras puede generar estrés o ansiedad en los colaboradores, provocando desmotivación y un descenso en los niveles de productividad. Para evitar esto, es fundamental aprender a organizarse, entendiendo con honestidad hasta dónde llegan nuestras posibilidades, qué tareas son prioritarias y cuáles se pueden postergar o delegar. La mejor forma de saber cómo organizar mi calendario la puedes encontrar en este artículo.

Importancia de organizar tu calendario

Frente a la realidad empresarial de numerosas reuniones de trabajo que no siempre son productivas y aportan valor, existe un riesgo latente de agotamiento físico debido a la falta de descanso y un aumento de la desmotivación o frustración por sentir que el tiempo no alcanza para terminar todas las tareas pendientes. Asimismo, el agotamiento físico es un factor que influye en el rendimiento diario y puede generar retrasos inevitables, por ejemplo, en un proyecto. 

Si al poco tiempo para ejecutar un montón de tareas le agregamos tiempo de reuniones innecesarias, llegamos a la conclusión de que perdemos tiempo valioso y es capital desperdiciado, porque no están realizando un trabajo que realmente sea gratificante para su crecimiento personal sino que les está produciendo más estrés y malestar, y la organización también termina perjudicándose, si sus colaboradores no cumplen con los cronogramas. En cambio, si organizas tu calendario introduciendo las tareas que aportan valor, puedes mejorar significativamente tu gestión del tiempo.

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¿Cómo organizar mi calendario?

Existen diversas prácticas que puedes implementar para organizar tu calendario de una manera adecuada y lograr eficientizar tu trabajo. A continuación, veamos algunas de las mejores prácticas.

1. Planificar tu calendario anticipadamente.

Planificar el calendario con antelación no significa reservar todas tus reuniones con un día de anticipación. Implica tomarse un momento del día para confirmar que cada reunión del día siguiente es importante para el alcance de un objetivo, además de que tiene asignado un tiempo determinado y una agenda preparada. Realizar este trabajo de preparación con anticipación te permitirá hacer ajustes con los demás asistentes a la reunión.

2. Considerar los imprevistos. 

Aunque pretendamos planificar todo, muchas veces suceden imprevistos que requieren una atención inmediata de nuestra parte. Reservar un lapso de tiempo flexible en tu calendario todos los días permite generar una respuesta rápida ante esos problemas. Una manera adecuada de hacerlo es agregando descansos de 15 a 30 minutos entre llamadas o reuniones. Al principio, puedes reservar una hora, luego la mitad, y al final del día para tiempo no estructurado, que contemple posibles imprevistos.

3. Aprender a decir no.

Es normal tener entusiasmo y querer ser parte de todo y querer participar de cuanto nuevo proyecto surge. Sin embargo, decir sí a todo puede ser agotador a largo plazo. Hay que reivindicar el sano hábito de decir no cuando ya no puedes mantenerte concentrado y estás demasiado saturado de trabajo. La honestidad es importante para reconocer nuestras fortalezas y debilidades, reconociendo que no somos superhéroes y que necesitamos ayuda de vez en cuando. Tomar esta decisión permite a los colaboradores mejorar su rendimiento y la calidad de sus tareas.

4. Priorizar las tareas que aportan valor.

Procura centrarte solo en aquellas actividades que agregan valor y que cumplen un propósito en el alcance de los objetivos estratégicos. Prioriza tu día a día eligiendo eventos o actividades que sirvan a un objetivo específico, medible, alcanzable, realista y temporal. En definitiva, elige las tareas que generen un impacto positivo dentro de tu organización.

5. Dividir las actividades grandes en bloques más pequeños.

Las reuniones extensas a menudo equivalen a que los colaboradores se encuentren cansados y aburridos de tanta información. Mientras más largo sea el tema a tratar en la reunión, es menos probable que tenga resultados productivos. En lugar de esto, divide un tema importante en reuniones breves. Esto ayuda a mantener a los asistentes interesados, enfocarse en cada tema individualmente y garantizar que las personas adecuadas asistan a cada conversación de un subtema.

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En líneas generales, saber cómo organizar mi calendario de reuniones me puede ayudar a aprovechar mejor mi tiempo y que genere resultados de mayor calidad. Al mismo tiempo, tus colaboradores contarán con más tiempo de calidad para ellos y transformar ese tiempo en inversión. Aunque no podamos controlar el tiempo a nuestro antojo evitando todas las variables que nos retrasan, sí podemos hacer las cosas de tal modo que esas variables del tiempo nos afecten menos y nos permitan ir en paralelo con el tiempo y no en contraposición.