Cómo lograr ser eficiente en home office: técnica pomodoro

Quizá te haya pasado que con la irrupción de la pandemia la presencialidad laboral se haya reducido al mínimo o directamente fuera sustituida por la modalidad home office y trabajo remoto, y esta sea hoy tu realidad diaria para trabajar. Para las empresas, realizar la transición de la oficina al home office significó todo un desafío de adaptación que hasta la fecha sigue generando opiniones encontradas.

<<<De la oficina al home office (y viceversa): cómo lograr ser adaptable>>>

Para muchas personas tener un espacio personal de trabajo en su casa en lugar de estar en la empresa constituyó una ventaja que se tradujo en un aumento de su productividad. Pero lo cierto es que para que se dieran estas condiciones ideales los trabajadores debían vivir en un entorno propicio que favorezca la concentración, libre de distracciones y postergaciones indefinidas de las tareas.

En cambio, la mayoría de las personas que se vieron obligadas a trabajar desde la casa tienen familia y una vida personal, aparte de la rutina típicamente laboral, y encontraron más dificultades que beneficios a la hora de hacer home office, porque descubrieron que, entre una cosa y otra, el tiempo no les rendía como esperaban, cuando se dividían entre el cuidado del hogar y su compromiso laboral.

Entonces, ¿cómo optimizar el tiempo sin trabajar de más? Aunque no lo creas, existe un método que puede ayudarte a combinar espacios intensos de trabajo con pequeños intervalos de descanso: la técnica pomodoro.

¿Qué es la técnica pomodoro?

La técnica pomodoro es un método para mejorar la administración del tiempo dedicado a una actividad. Fue creado por el italiano Francisco Cirillo, a finales de la década de 1980. Se basa en la utilización de un temporizador para dividir el tiempo en intervalos fijos, llamados pomodoros, de 25 minutos de actividad, seguidos de 5 minutos de descanso, con pautas más largas cada cuatro pomodoros. 

Su nombre deriva de la forma de tomate del clásico reloj de cocina que empleó el creador de esta técnica cuando era estudiante universitario. De ahí que se llame “pomodoro”, porque este término significa tomate en italiano.

El método se basa en la idea de que las pausas regulares pueden mejorar la agilidad mental y te motiva a ofrecer una respuesta eficiente frente al tiempo, en lugar del estado de ansiedad que suele provocar el devenir temporal sin pausas. Además, al evitar la multitarea, te ayuda a alcanzar un estado de foco más amplio, que permite justamente el uso de las pausas regulares. 

Asimismo, la técnica pomodoro ha inspirado un gran número de aplicaciones de softwares, relojes y cronómetros, para, prácticamente, todas las aplicaciones actuales que soporten herramientas de productividad. 

¿Cómo puede hacer la técnica pomodoro más eficiente el home office?

Ahora que conociste las características principales de la técnica pomodoro y el objetivo final que persigue, te vamos a contar cómo puedes mejorar la eficiencia de tu trabajo home office empleando esta técnica.

1. Decide la tarea a realizar.

Antes que nada, decide por qué tarea vas a comenzar. Puedes clasificar en orden de prioridades las actividades y tareas que requieren más urgencia para empezar a segmentar. Una vez que ya tienes la actividad inicial asignada de tu jornada laboral home office, ten a tu disposición todos los elementos que necesitas para ejecutar tu trabajo (ordenador encendido y con suficiente batería, aplicaciones abiertas, anotador, bolígrafos, etc).

2. Programa el pomodoro en un reloj cronómetro por un periodo de 25 minutos.

Ahora el segundo paso es programar los 25 minutos que durará tu primer pomodoro de trabajo intenso. Puedes hacerlo en tu celular con la aplicación de alarma, utilizando el cronómetro, incluso puedes usar un reloj de cocina con tic-tac. Tú elige el dispositivo que se adecúe a tus necesidades y te brinde mayor seguridad y comodidad para trabajar. 

3. Trabaja intensivamente durante esos 25 minutos.

El momento decisivo ha llegado, y aquí tienes que aprovechar al máximo el tiempo de 25 minutos para avanzar en tu actividad. No significa que debes terminarla en este periodo, sino avanzar lo suficiente como para que no sea tiempo perdido. Te puede ayudar el hecho de plantearte un objetivo por pomodoro, realizables durante ese segmento de tiempo.

Por ejemplo, si tienes que redactar artículos para tu blog mide tu rendimiento real de escritura en aproximadamente media hora. ¿Cuántas palabras puedes escribir en 25 minutos? ¿Puedes superar tu propia marca implementando la técnica pomodoro? En cualquier caso, la idea es que a medida que pase el tiempo logres optimizar tu performance, ya que esto se trata de un entrenamiento para la mejora continua.

4. Descansa durante 5 minutos.

Has trabajado intensamente durante 25 minutos, ¿cuál fue tu resultado? ¿Lograste optimizar tu rendimiento en ese periodo bajo presión? No pienses ahora en esas cuestiones, ya lo evaluarás más tarde cuando finalice tu jornada laboral. En cambio, aprovecha los 5 minutos de descanso entre pomodoros para relajar los músculos, tomar un café, caminar al patio, contestar mensajes que no sean de trabajo.

La consigna a lograr en estos 5 minutos de descanso es descansar, aunque parezca una obviedad. Vaciar la mente de las preocupaciones que tenías encima te ayudará a retomar la actividad con mayor energía y destreza. 

5. Reinicia el proceso hasta alcanzar cuatro pomodoros y toma un descanso más largo.

Lo más difícil siempre es empezar, porque cuando haces algo por primera vez tienes muchas dudas y temes no cumplir con el objetivo, lo cual es normal, incluso puede que de momento no llegues al objetivo fijado. Para evitar frustraciones, no te impongas objetivos tan ambiciosos, sino solo aquellos que sabes que con un poco de esfuerzo los puedes realizar sin dificultades. 

A medida que vayas mejorando tu rendimiento y se potencien tus habilidades naturales, ya puedes autofijarte planes más rigurosos. Recuerda que todo aprendizaje requiere de un duro entrenamiento, pero los resultados serán siempre más favorables que al inicio, y lo bueno es que puedes continuar mejorando a través del tiempo. 

El límite solo lo pones tú, solo debes comenzar y no detenerte hasta descubrir una nueva inquietud para trabajar sobre ella y hacerla tangible.

Incluso los líderes empresariales sentían que estaban perdiendo mucho tiempo en el trabajo home office antes de implementar la técnica pomodoro, porque la mente humana se concentra mejor cuando trabaja por periodos cortos de tiempo que cuando se pasa largas horas de corrido sin intervalos de descanso. 

En resumen, si estás cansado de tener jornadas interminables de home office, mas las obligaciones de tu hogar, aplica con disciplina la técnica pomodoro usando tu horario de oficina, o el que tengas disponible para dedicarle toda tu atención, y comprueba cómo mejora tu rendimiento y el de tus colaboradores en poco tiempo.