¿Cómo llevar adelante una correcta gestión de proyectos en ONG?

En la teoría, todos los proyectos tanto en empresas privadas como en ONG se deberían gestionar de la misma manera: establecer objetivos, definir plazo, presupuesto y reunir al equipo encargado de llevarlo a cabo. La diferencia radica en que cada proyecto de una ONG se orienta a alcanzar una meta u objetivo para generar un impacto social determinado en una comunidad mientras que los proyectos de empresas buscan obtener rentabilidad. 

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Ahora bien, en la práctica, cada proyecto se termina convirtiendo en proceso porque se repite, y si hay algo que diferencia a los proyectos de los procesos es que los primeros son únicos e irrepetibles y los segundos son repetitivos. Aunque las ONG deberían tener un enfoque comercial para recaudar los fondos que necesitan, esto no siempre se cumple porque no logran despertar el interés suficiente en los donantes. 

Esto es comprensible porque la mayoría de los donantes no siente el impulso de financiar un proyecto con el que no se identifica, ya que el beneficio económico por la inversión está descartado en un proyecto de ONG. Este tipo de proyectos no se mide por el retorno de la inversión sino por el impacto que genera en el ámbito en el que se ha propuesto promover un cambio. En este artículo, vamos a conocer las mejores prácticas para la gestión de proyectos en ONG.

El desafío de la gestión de proyectos en ONG

En la práctica diaria, la gestión de proyectos en ONG no tiene un manejo eficiente sobre los recursos, especialmente de mano de obra porque generalmente estas organizaciones no tienen definida un área de recursos humanos sino que trabajan con voluntariado que se ocupan de realizar las acciones definidas en el proyecto para obtener un resultado. Como el nombre lo indica, estas personas no cobran por sus servicios a la causa de la ONG, ya que aceptan de buen grado participar y ser parte de esa iniciativa impulsada para propiciar un cambio social.

A veces, son los mismos voluntarios quienes aportan fondos a la ONG, además de su trabajo en el proyecto, porque realmente han internalizado la causa sobre la cual la organización busca promover un cambio de mentalidad. En este sentido, los líderes o project manager de un proyecto de ONG tendrán como desafío justamente lograr el mismo impacto en las personas que un proyecto redituable, pero creando conciencia social para mejorar un aspecto clave de la vida en el planeta.

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Prácticas efectivas en la gestión de proyectos en ONG

Las ONG exitosas brindan un servicio de alta calidad a los beneficiarios y se aseguran de que sus proyectos marquen una diferencia en la vida de la comunidad objetivo. Con la creciente cooperación entre las ONG, es esencial que se desarrollen estrategias efectivas de gestión de proyectos que puedan mejorar su visibilidad tanto entre los beneficiarios como entre los donantes. 

Esto requerirá administrar y operar todas las actividades del proyecto de manera profesional. Para la mayoría de las ONG, la gestión de proyectos se relaciona con la implementación de las actividades del proyecto según los términos acordados con los donantes. 

Existen varias herramientas y técnicas que se pueden utilizar para la gestión eficaz de proyectos. Algunas de las acciones comúnmente utilizados en las ONG incluyen:

1. Personal voluntario y recursos humanos. 

La convocatoria de personal o participantes para la implementación del proyecto será el primer paso hacia una gestión adecuada y de alto impacto social. La política de recursos humanos que había desarrollado ahora se aplicará. Decidir sobre las funciones y responsabilidades del personal que se reclutará para el proyecto. Una vez que el personal esté a bordo, explícales sobre el proyecto y sus entregables. Recuerda reunirte con ellos regularmente y guiarlos en la implementación del proyecto.

2. Gestión de recursos. 

Asegúrate de que los fondos que has recibido se utilicen según el acuerdo con los donantes. Puedes contratar a un gerente de finanzas para administrar los fondos de manera efectiva. Si hay algún cambio en el presupuesto, informa al donante y solicita su permiso antes de realizar cualquier cambio en el presupuesto. 

Asegúrate de que el administrador de finanzas cree un archivo para actualizar todas las transacciones financieras. Junto con los recursos financieros, deberás supervisar la utilización eficiente de otros recursos (herramientas, equipos, máquinas, libros, computadoras, etc).

3. Comunicación e informes. 

Es muy importante en la gestión de proyectos en ONG comunicar los objetivos del proyecto a los beneficiarios objetivo e involucrarlos en el proceso de implementación bajo la forma de una iniciativa social. Procura que el equipo del proyecto se reúna con los beneficiarios para recibir sus comentarios y sugerencias. También mantén informados a los donantes sobre el progreso del proyecto de forma regular. Envía los informes según el cronograma y respeta los plazos de presentación de informes.

4. Supervisión.  

Como mentor/a y fundador/a del proyecto, deberás supervisar todas las actividades del proyecto y asegurar que el proyecto se está implementando según lo acordado y en función de las expectativas generadas en la trascendencia social de ese cambio. Esto ayudará a identificar riesgos y obstáculos durante el desarrollo del proyecto y tomar decisiones para mitigar los efectos de estas amenazas.

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El impacto social de la organización en la gestión de proyectos en ONG dependerá en gran medida de la eficacia de los proyectos, qué tan bien definidos están los objetivos y qué tan relevante es la causa por la que se busca promover un cambio para que merezca la pena toda esa movida. Si tienes el interés en la gente y su deseo de colaborar, es muy probable que todos tus proyectos lleguen a buen puerto y tu lucha se haga visible para la sociedad.