Triple restricción en proyectos y detonadores del presupuesto

En toda gestión de proyectos existe lo que se conoce como triple restricción de proyectos, conformada por el alcance, tiempo y costo. Como sabemos, el alcance es el objetivo a alcanzar, el tiempo, la fecha de inicio y finalización del proyecto, y el costo es el presupuesto establecido. 

Estos tres elementos son los que componen la llamada triple restricción de proyectos y que se representa como un triángulo equilátero, que también se lo suele denominar triángulo de hierro. El hecho de que sea representado con un triángulo equilátero no es casual, ya que presenta sus tres lados iguales; por consiguiente, representa el equilibrio y balance de las tres variables que darán éxito al proyecto.

❝La gestión del proyecto es como hacer malabarismos con tres bolas: tiempo, costo y calidad. La gestión del programa es como un grupo de artistas de circo parados en un círculo, cada uno haciendo malabares con tres bolas e intercambiándolas de vez en cuando❞ (G. Reiss)

Si el triángulo equilátero, en su perfección áurea, modificara sus lados a isósceles o peor, a escaleno, imagínate que, en el caso de un proyecto, una de las tres variables se modificara de igual forma, generando como resultado que dicho proyecto perdiera su equilibrio. Si alteramos cualquiera de las variables, las demás se verán afectadas. 

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Cabe destacar que la triple restricción de proyectos es válida para todos los tipos de proyectos, independientemente de cuál sea su tamaño o naturaleza, y las variables están tan estrechamente vinculadas que cualquier cambio en alguna de ellas afectará a las otras, de manera positiva o negativa.   

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La etapa de diseño constituye una de las instancias más importantes del proyecto. Sin embargo, es durante la recolección de requerimientos cuando definimos el alcance del proyecto, es decir, su producto final. Una vez definido el alcance, y en función del plan de trabajo, comienza la etapa de asignar recursos al proyecto. Entonces, podemos aplicar el concepto de triple restricción de proyectos.

A continuación, te explicamos las restricciones generales que debes tener en cuenta en cada variable de la triple restricción de proyectos.

Restricciones en el tiempo.

Las restricciones en el tiempo se producen cuando un proyecto en curso debe ser finalizado en un plazo determinado. En este sentido, para poder cumplir con el plazo establecido para la entrega, se pueden aumentar las horas de trabajo del equipo asignado para el proyecto. Por esta razón resulta intuitivo comprender la relación entre el costo y el tiempo de implementación. 

El director de proyectos debe poder identificar cambios, aunque se consideren mínimos, para establecer el impacto de estos sobre los plazos o el presupuesto. La estimación de los plazos es un punto clave para una implementación exitosa. Es importante planificar un cronograma real de lo que quieres realizar, definir cuáles serán las actividades a desarrollar, secuenciarlas y estimar las duraciones de cada una. 

Dentro de las actividades vinculadas a los plazos, existen herramientas que te pueden ayudar a desarrollar el cronograma, como por ejemplo, los diagramas de Gantt. Una vez definidos el alcance y el cronograma del proyecto, podemos estimar los costos 

Restricciones presupuestarias.

La restricción presupuestaria es el límite o total presupuestario que tenemos para gastar en un determinado proyecto. Significa que no se puede exceder ese límite y que todos los gastos que requiera la ejecución del proyecto deben encajar dentro del presupuesto. Cualquier cambio en las otras variables, seguramente modificará el presupuesto.

Si el proyecto se retrasa en el plazo establecido por diferentes motivos, tal retraso tendrá consecuencias importantes a nivel presupuestario. Supongamos, como ejemplo, que una reconocida productora de cine invierte un gran presupuesto en una película a estrenar en el plazo de un año y medio desde el inicio, entre la preproducción, el rodaje y la postproducción, hasta antes del estreno en las salas.

Pero resulta que justo en medio del rodaje el proyecto se ve interrumpido por la irrupción de una pandemia que impide su consecución en el plazo previsto, e inevitablemente, la producción se retrasa varios meses, luego de reanudarse el rodaje. 

En consecuencia, el director y los productores de la película deberán calcular las pérdidas financieras debido al retraso de la producción y redefinir un nuevo presupuesto para costear los gastos de lo que resta por realizar, teniendo en cuenta los gastos extras en protocolos para preservar la salud del equipo involucrado en el proyecto. 

De esta forma, la variable de tiempo influye negativamente en el presupuesto establecido, obligando al director del proyecto cinematográfico a rehacer el cronograma, sobre la base de un nuevo objetivo o el mismo pero sensiblemente modificado.  Por consiguiente, el presupuesto también se verá afectado. 

Restricciones en el alcance.

Una restricción de alcance puede producirse muchas veces a través de una sucesión de requerimientos simples del cliente o líder funcional del proyecto, y que aparentemente representan en forma individual un cambio muy mínimo sobre las variables del proyecto. 

En esos casos, el director del proyecto debe tener la habilidad de identificar que esos requerimientos están fuera del alcance convenido en el acta de constitución del proyecto o contrato, y por lo tanto, te puedes negar de manera educada a implementarlas, ya que de lo contrario generarán una desviación en el plazo o en el presupuesto.

En los proyectos que cuentan con una definición del alcance clara y detallada, es más factible para el director del proyecto detectar los posibles cambios antes de que ocurran y lo que es más importante, sustentar que no fueron considerados inicialmente. Por el contrario, en proyectos que no tienen una definición del alcance clara, dicha labor será más difícil de realizar. 

Por tal motivo, si eres director de proyectos o trabajas con uno, tómate un tiempo (en proporción a la envergadura del proyecto) en la definición detallada del alcance, lo que te evitará frustraciones posteriores, y sobre todo, reducirá el riesgo de no poder sustentar un requerimiento  que esté pidiendo el cliente, cuando el mismo no está dentro del alcance del proyecto.

Volviendo al ejemplo del proyecto cinematográfico, una restricción de alcance sería que por causa de la pandemia no pueda estrenarse la producción en las salas de cine por estar inhabilitadas, y en cambio, estrenarla en un canal online, bajo condiciones de promoción y recaudación muy diferentes.

En pocas palabras, para lograr que las tres variables que integran la triple restricción de proyectos se mantengan en equilibrio, resulta conveniente realizar chequeos o controles de rutina para supervisar el avance del proyecto y evitar así que un cambio en las variables de tiempo y alcance produzcan detonadores inesperados en el presupuesto previsto para el proyecto.