11 señales de que debes invertir en procesos

Llega un momento en la vida de las empresas, que puede ser tu caso o no, en que percibes que algo no funciona del todo bien en tus procesos. Constantemente tienes demoras, ya que las actividades se prolongan más de lo normal, no ves progresos en el avance de los proyectos, te resulta difícil detectar las desviaciones y problemas en medio de un proyecto en curso por falta de indicadores y un largo etcétera de señales cada vez más reveladoras. 

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Entonces, es posible que te preguntes ¿qué estás haciendo mal?, pero es difícil, incluso, responder eso porque no sabes por dónde empezar, ya que tu problema constituye un conjunto de síntomas de alerta que evidencian la falta de planificación y organización en tu empresa. Es aquí cuando llega el momento de pensar en invertir en procesos.

¿Qué significa invertir en procesos?

Invertir en procesos significa que destinas cierta cantidad de tu capital financiero para optimizar áreas específicas de tu empresa con el fin de que los procesos de cada una demuestren una mejora significativa con respecto al momento previo a la reestructuración de dichos procesos.

En condiciones normales, todo es mejorable, pero hay ocasiones en que se hace imperiosa la necesidad de una mejora continua, porque de ello depende el futuro éxito o fracaso de la empresa. 

No todas las empresas deben invertir la misma cantidad de dinero, eso se definirá sobre la base de la gravedad en que se encuentren tus procesos. Por este motivo, atender a las distintas señales que ponen de manifiesto un problema de base es el primer paso para decidir si vale la pena o no invertir en procesos. 

A continuación, enumeramos 11 señales evidentes de que posiblemente tengas que invertir en procesos.

1. Personas distintas hacen el mismo trabajo.

Un proceso ordenado y bien diseñado implica que cada persona o colaborador se dedique a una función específica, a fin de que todos los integrantes de un equipo sepan qué esperar de esa persona, de acuerdo a las extensiones y límites de su puesto. 

Cuando esto no ocurre y más de una persona realizan el mismo trabajo, significa que la encargada de la función principal no está siendo eficiente, ya sea porque no llega a los plazos establecidos de entrega o porque los resultados de su proceso son deficientes y otro colaborador tiene que encargarse de mejorarlo o redefinirlo para que sea viable. 

Entonces, debes evaluar cómo resolver el asunto para que el colaborador oficial de esa función mejore su rendimiento y, en consecuencia, su colega no tenga que suplantarlo o corregir sus errores y pueda dedicarse a sus propias actividades. Para que un proceso sea eficiente y eficaz debe distribuir sus tareas y actividades equitativamente, sino el desbalance repercute en una caída de la productividad general.

2. Las actividades no tienen un responsable definido y claro.

Otra de las señales que puede indicar que tengas que invertir en procesos es que las actividades no tengan un responsable definido y claro. Por ejemplo, cuando varios integrantes de un mismo equipo intervienen en una sola actividad y no hay un responsable directo que establezca objetivos o directrices, la actividad en sí puede volverse muy caótica y pasar de mano en mano. 

Es prioridad establecer un responsable que se ocupe de las actividades de un proceso y las supervise de principio a fin. De lo contrario, se pierde rigurosidad y te puede pasar que la actividad sea como un documento de Google, es decir, que “cualquiera sea el propietario”, y esta falta de planificación no se puede permitir porque resta valor a todo el proceso. 

3. No tienes claro dónde termina la actividad.

Siguiendo en la misma dirección, si no tienes un responsable de actividad o actividades, o varios la realizan sin que la misma destaque por ello, también puede ocurrir que no se tenga precisión acerca de cuál es el límite de dicha actividad. ¿Cuándo termina mi parte en este proceso? Si tengo dudas sobre continuar con algo más o finalizar donde creo que finaliza, quizá no están bien segmentadas las secuencias del proceso que debería realizar.

Cuando las instrucciones se asignan de manera rudimentaria, sin diagramas o tableros que indiquen el estado en que se encuentra mi actividad, es difícil determinar con precisión un límite.

4. Desconoces si tienes las personas necesarias para llevar a cabo la actividad.

Otra de las señales que puedes advertir, y que se relaciona con las anteriores, es que no sepas si tienes el equipo de personas indicadas para realizar la actividad. Para esto, es importante que tu equipo esté bien informado de las funciones de cada uno y qué se espera de ellos. Pero además, tú mismo debes estar informado de las habilidades individuales que necesitas de tus colaboradores para ejecutar las distintas tareas y actividades. 

5. Tu horizonte de planificación es menor a un año.

La falta de una estrategia clara de planificación de objetivos anuales en cuestión de proyectos puede generar que la continuidad de los mismos se diluya o sufra cambios inesperados que impidan la concreción de la mayoría de las tareas y actividades en tiempo y forma. En consecuencia, se van postergando indefinidamente al igual que el último plazo de la planificación original. 

6. Discutes con clientes o proveedores por quién es el responsable de qué.

Los clientes y proveedores no tienen la culpa de tu falta de organización y de previsibilidad. De modo que si discutes con ellos porque no existe un responsable, debes delegar esa responsabilidad desde el principio o asegurarte de que un colega del equipo lo haga de la manera correcta.

7. No tienes un tablero de indicadores.

Carecer de un tablero de indicadores es una señal muy firme de que necesitas invertir en procesos. Si no tienes indicadores de evaluación, no puedes medir el rendimiento de tus colaboradores ni sus progresos y errores.

Tampoco puedes establecer una métrica que revele el progreso de tu proceso de ventas y, por consiguiente, no tendrás métricas comparativas para medir la rentabilidad en un periodo de tiempo determinado.

8. Para conocer el estatus de una actividad necesitas llamar a alguna persona encargada.

Si no tienes tablero de indicadores de rendimiento, probablemente tampoco tengas una representación gráfica del estado de las actividades de tu equipo. Por lo tanto, si necesitas averiguar en qué instancia de la actividad están, tienes que andar preguntando directamente a los responsables, con el riesgo de que te mientan en la cara. 

En cambio, con una herramienta de integración puedes acceder a los datos verdaderos de tus colaboradores, conocer las actividades finalizadas, las que todavía están en proceso y las que, por algún motivo particular, permanecen demoradas. Pero para lograr esto, tienes que invertir en procesos.

9. Tienes carga de trabajo desbalanceada entre tus colaboradores.

Probablemente, el hecho de no tener la parte necesaria de tus procesos automatizados está generando una sobrecarga de trabajo entre tus colaboradores. Define qué actividades y responsabilidades le corresponden a cada uno y procura que estas queden consignadas en forma de datos en tu computadora. Un software de integración empresarial puede ser la solución que necesitas para aliviar el estrés de tus colaboradores, y la tuya también.

10. Te cuesta mucho atender un objetivo. 

Esto puede deberse a que tu equipo pierde mucho tiempo realizando multitareas o tareas manuales que restan energía a las actividades que realmente aportan al crecimiento de la empresa. Es necesario plantearse un objetivo por vez para que no entremos en confusión, es decir, priorizar el que se tiene que cumplir sí o sí, y de ahí jerarquizar los que le siguen en orden de importancia. 

11. Todo el tiempo estás corriendo detrás de lo urgente.

Eso ocurre como consecuencia de la señal anterior; por lo tanto, si no efectúas una correcta valoración de los objetivos, seguirás corriendo contra el tiempo detrás de todo lo que es urgente. Porque si no priorizas, no podrás distinguir lo urgente de lo no urgente y todo te parecerá parte de lo mismo. 

Estas fueron las señales más visibles de que necesitas invertir en procesos. Una vez que las identificas, el siguiente paso será automatizar tus procesos eligiendo la herramienta que se adapte más adecuadamente a las necesidades de tu empresa para mantenerse vigente y actualizada.