5 datos sorprendentes sobre los procesos en las empresas

Los procesos en las empresas consisten en una serie de pasos, actividades y tareas que deben realizarse para obtener el resultado deseado, que puede ser cualquier cosa como la fabricación de un vehículo o el proceso comercial para cerrar ventas. Hablar de proceso se trata, básicamente, de centrarse en cómo se debe ejecutar el trabajo para lograr la mayor eficiencia posible.

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Sin embargo, en muchas empresas, más de lo que pareciera, es muy común que no existan procesos formalizados. Es decir, la gente se maneja con procesos, trabaja bajo procesos pero no están correctamente estandarizados ni comunicados al equipo, lo cual lleva a que se utilicen distintos criterios a la hora de tomar decisiones. 

Esto puede propiciar que algunos colaboradores reciban órdenes de distintas autoridades, que no se respeten las responsabilidades de los diferentes miembros de un equipo ni de las actividades, y que no se siga una línea lógica en la gestión del proceso. De esto se desprende que en ciertas actividades se salteen pasos y se omitan aprobaciones, etc. 

Muchos procesos, además, no tienen sistema de aprobación o de validación. En el flujo del proceso no hay una instancia donde se tenga que aprobar una decisión o una acción o que se escale a un rango más alto en la organización cuando se trate de algo crítico. Se manejan más de manera informal.

Por este motivo, es necesario que los procesos en las empresas busquen ser formalizados de alguna manera para evitar todos estos problemas mencionados. Cuando se logra este estado de equilibrio y organización, verás cómo los flujos de trabajo son mucho más dinámicos, precisos y creativos.

A continuación, te revelamos 5 datos sorprendentes sobre los procesos en las empresas que quizá no conocías y que pueden ayudarte en el camino hacia la formalización y ordenamiento de procesos.

1. Un proceso correctamente formalizado arroja indicadores de manera casi automática.

Es difícil establecer un parámetro de medición de un proceso, actividad o tarea si no tenemos indicadores, pero para detectar estos indicadores, el proceso debe estar correctamente formalizado, con estados de inicio, progreso y finalización. Al observar el proceso, habremos advertido dónde se encuentran los puntos de control y dónde se tiene que medir y seguir. 

2. Facilitan la comunicación entre las personas. 

Los procesos en las empresas favorecen la comunicación entre los miembros del equipo, porque cada uno conoce su rol y responsabilidad, donde empiezan y dónde terminan sus funciones dentro de un proceso que puede abarcar múltiples áreas.

Además, trabajar mediante procesos también permite fortalecer el vínculo de equipo, de modo tal que sea factible el intercambio de ideas y de información de valor que contribuyen al enriquecimiento de la experiencia y el aprendizaje de cada persona sobre las distintas actividades a realizar.

3. A partir de un correcto diseño del proceso se pueden detectar y disminuir los cuellos de botella. 

No hay nada más incómodo e inquietante para obstaculizar los procesos y flujos de trabajo que la presencia de cuellos de botella. Se trata de actividades que reducen el proceso de producción, aumentando los tiempos de espera y disminuyendo la productividad. Los procesos en las empresas bien diseñados permiten identificar los cuellos de botella antes de que se reproduzcan en el tiempo. 

Sin embargo, muchas veces las empresas acostumbran a convivir con los cuellos de botella solamente porque no se han puesto a pensar en cómo podrían mejorar el proceso, pero lo cierto es que mientras se mantengan las mismas costumbres que retrasan o no completan las actividades en el plazo requerido, los cuellos de botella se van a mantener, generando costos extras a la empresa. 

A veces no es necesario un cambio significativo para disminuir los cuellos de botella, bastaría con modificar el elemento crítico que los está generando, como por ejemplo, no poder terminar una actividad a tiempo por falta de información. Se solucionaría consiguiendo una fuente permanente de información para todas las actividades que lo requieran. 

4. Los procesos, dependiendo de su complejidad y trabajo manual, se pueden automatizar. 

Hay procesos que por el tipo de tareas que admiten retrasan demasiado los tiempos empresariales cuando exigen más esfuerzo físico que intelectual en las personas. Para estos casos, lo mejor para evitar enfocarse en tareas manuales y repetitivas es buscar la alternativa de la automatización de esos procesos esencialmente mecánicos que solo deberían requerir el seguimiento y control de un responsable.

Por ejemplo, la carga manual de datos es un proceso susceptible de ser automatizado. Esto te evitará que tus colaboradores tengan duplicación de tareas. 

5. Los procesos mal o bien diseñados son los que van a terminar formando la cultura de la empresa. 

Los procesos viciados que no tienen reglas claras, que no presentan límites de responsabilidades terminan condicionando la cultura de la empresa porque la información o las decisiones atraviesan siempre a las mismas personas. En consecuencia, los procedimientos solo son el resultado del conocimiento adquirido de algunas personas que bien o mal influyen en la cultura empresarial. 

Esas relaciones comienzan a atravesar toda la organización hasta generar la cultura misma de la empresa. Ejemplos de una cultura de empresa influida por el diseño de sus procesos pueden ser una cultura del control constante y directo sobre los trabajadores, la cultura de tener a un director ejecutivo realizando tareas operativas, una cultura de desorden, de la desorganización. Todo esto se basa en los procesos de trabajo que generan cambios a nivel integral dentro de la empresa. 

Si hay algo que sorprende en los procesos de las empresas es que si una compañía quiere cambiar la cultura, porque no está de acuerdo con la cultura de trabajo que tienen, el primer paso por donde tienen que comenzar es por los procesos. Cambiar, ajustar o renovar los procesos de la empresa es el primer paso para poder modificar la cultura y convertirla en una cultura de trabajo colaborativo, de comunicación efectiva y de cumplimiento de objetivos también. 

En definitiva, estos datos sobre los procesos en las empresas que señalamos obedecen a la necesidad de formalizarlos a conciencia para lograr mayor eficiencia durante el trayecto y una mayor eficacia en los resultados.