Tablero de control: indicadores clave para la toma de decisiones

Para la óptima toma de decisiones de cualquier empresa, es necesario recurrir a una herramienta de gestión que te brinde ayuda en el seguimiento de las actividades de tu equipo y su evolución en el tiempo. Estamos hablando de los tableros de control.

<<< ¿Negocio ciego? Las 6 principales causas de la falta de control >>>

Un tablero de control es una herramienta de diagnóstico que permite contar con un mayor conocimiento de la situación de una empresa o área. A través de una pantalla se pueden visualizar todos los movimientos de dicha empresa. El tablero de control permite tomar decisiones sobre la base de la información adquirida en el momento, la cual siempre está actualizada y puede ser percibida de un solo vistazo.

“Lo que no se mide, no se controla, y lo que no se controla,
no se puede mejorar”. (Peter Drucker)

El tablero de control está definido por las áreas e indicadores que sintetizan la situación de la empresa. Tiene la particularidad de ser una herramienta simple y rápida para acceder a la información relevante de manera actualizada para tener un completo diagnóstico de las situaciones por sectores y así poder implementar acciones inmediatas de manera preventiva o correctiva.

¿Cuál es el origen del tablero de control?

El tablero de control se origina al no existir una metodología precisa para enseñar a los altos directivos y equipo a organizar y configurar la información. Recién a finales del siglo XX, la revolución de la información generada permitió que las ciencias empresariales hayan podido evolucionar notablemente en el procesamiento de datos. 

Por este motivo, fue necesario generar metodologías gerenciales para que las empresas, al momento de tomar decisiones, no se basaran solo en su intuición y conocimientos de cada colaborador o por la sola inteligencia existente en las plataformas digitales.

La carencia de medios informáticos en la década de los 60-70 generó que, los pocos que había, fueran muy limitados para manipular la información directiva, lo que hacía que muchos de estos sistemas fueran muy difíciles de mantener actualizados y poco prácticos para dirigir.

Este método de trabajo surge a partir de identificar como “áreas clave” aquellos temas susceptibles de monitorear, y cuyo fracaso permanente impediría la continuidad y el progreso de su empresa o sector dentro de un entorno competitivo, aun cuando el resultado de cada sector fuera óptimo. 

La misma herramienta fue creada inicialmente para ser aplicada a la empresa en su conjunto, con una visión global, pero demostró ser aplicable también a un sector o función dentro de la empresa, lo cual resultó beneficioso a largo plazo.

Importancia de un tablero de control de indicadores para gestionar la empresa. 

Una empresa como organización formal e informal está sujeta a cierta parametrización en muchos de sus valores para facilitar el diagnóstico de situación y la toma de decisiones. Si bien hay indicadores genéricos para todas las empresas, especialmente en áreas como las económicas financieras, cada empresa o sector requiere definiciones según sus propios parámetros y definir quién y cómo va a monitorear esa información.

Cuando nos referimos a los “indicadores claves”, estamos hablando de aquellos datos, índices, mediciones o ratios que generan información de la situación de cada área clave para el logro de los objetivos estratégicos de la organización. A partir de poder definir áreas e indicadores y buscando apoyo en las nuevas tecnologías informáticas, se puede diseñar una eficaz herramienta de diagnóstico. 

En resumidas líneas, el tablero propiamente dicho estará constituido por las áreas e indicadores que sinteticen de forma digital, preferentemente, un diagnóstico completo de situación. 

Como punto de partida, deben definirse los indicadores generales relacionados con los macroprocesos de la organización y luego los indicadores más específicos que son los que explicarán la performance de los generales. Es decir, no es lo mismo un tablero de control de la Gerencia General que un tablero de control de la Gerencia Comercial. La Gerencia General necesita visualizar el desempeño general de todas las áreas, mientras que el Área Comercial únicamente necesita visualizar el desempeño de la suya. 

En todo caso, si el Gerente General detecta un mal desempeño del Área Comercial, entonces podrá acceder a indicadores más específicos que expliquen por qué las ventas disminuyeron, por ejemplo.

La tecnología actual permite configurar los tableros de control en función de lo que cada Gerencia necesita monitorear y poner la lupa en los indicadores en rojo para llegar a lo específico. 

Independientemente de la empresa y sector, en todos los tableros después de definir los temas e indicadores clave se deberá prestar especial atención a lo siguientes elementos :

• Reporte o pantalla: muestra la información clave para el diagnóstico, con su formato y configuración. La arquitectura del reporte debe reflejar la necesidad de información y cultura de uso de la empresa y es recomendable que sea estándar a distintos niveles de la organización. Este es un paradigma de la revolución de la información que busca, por ejemplo en la web, sistematizar y estandarizar el acceso a la información para facilitar y divulgar su uso.
• Periodo del Indicador: día, mes, acumulado del ejercicio, proyectado a fin del periodo fiscal o para los próximos meses, etc.
• Apertura: forma en la cual se podrá abrir y clasificar la información para acceder a sucesivos niveles de desagregación, en tablas o matrices multidivisionales por producto, sector geográfico, dimensión de análisis, etc.
• Frecuencia de actualización: tiempo que transcurre entre las distintas actualizaciones de los datos. Ejemplo: en línea, diaria, semanal, mensual.
• Referencia: base sobre la cual se desean calcular las desviaciones. Puede ser un estándar, la historia, el mes anterior, el promedio de los últimos doce meses, el presupuesto inicial o revisado, un objetivo o una meta (como versión más optimista que el presupuesto), etc.
• Parámetro de alarma: niveles por encima o por debajo de los cuales el indicador es preocupante, por ejemplo más o menos 5% sobre una base de referencia.
• Gráfico: representación gráfica de la realidad que nos muestra la información. Por ejemplo, tortas, barras, líneas, etc.
• Responsable de monitoreo: es quien debe informar a los altos directivos cuando haya en el indicador alguna novedad indeseable.
• Avisos automáticos: emiten las bases para detectar problemas de acuerdo con parámetros incluidos en el sistema.

En síntesis, el tablero de control es una herramienta indispensable para mantener el seguimiento de las actividades de área de una empresa, a través de un diagnóstico de situación preciso, cuya función principal es alertar de las posibles desviaciones dentro del flujo de información que se emite por medio de una pantalla, y que también permitirá contribuir, según los resultados de ese diagnóstico, en la toma de decisiones futuras.