Paso a paso en la confección de un plan de mantenimiento

Uno de los principales aspectos que llaman la atención de los equipos de mantenimiento es que la mayoría de ellos son reactivos y solo están preparados para hacerse cargo de los problemas cuando surgen, en lugar de planificar acciones para prevenirlos y desarrollar un seguimiento más pormenorizado de los activos. El mantenimiento preventivo es lo ideal para cualquier empresa, pero requiere tiempo y dedicación, mientras que el mantenimiento correctivo solo espera que los inconvenientes sucedan.

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Al permitir tener una actitud reactiva, existe un mayor riesgo de costos ocultos, inventarios elevados, tarifas elevadas en compra de repuestos, mayor tiempo de inactividad en planta, interrupciones en la entrega de pedidos, entre otros contratiempos que podrían evitarse. El equipamiento de una empresa es tan importante como cualquier operación comercial, por lo que el más mínimo problema va a terminar afectando no solo a los procesos sino al desempeño de las personas, porque si las máquinas no funcionan o funcionan mal nada puede salir bien.

La mejor forma de evitar toda esta cadena de errores y problemas es mediante la confección de un plan de mantenimiento, que esté orientado al cumplimiento de los objetivos organizacionales y que permita ocuparse del seguimiento de los equipos y máquinas de manera periódica para anticiparse a los fallos antes de que se manifiesten y el impacto sea a mayor escala. En este artículo, te proporcionamos una guía práctica para la confección de un plan de mantenimiento efectivo.

¿Por qué los equipos de mantenimiento terminan realizando un mantenimiento reactivo?

Generalmente, el mantenimiento reactivo es la primera opción para incluir un departamento de mantenimiento dentro de la misma empresa, y eso ya es decir mucho. Otras empresas directamente tercerizan cuando surge un desperfecto. Cuando un activo presenta un fallo, el mantenimiento reactivo suele ser la única opción para arreglar un desperfecto.

En las empresas donde esto ocurre, aguantan con los equipos o máquinas funcionando con su capacidad reducida hasta que deben sí o sí repararse. Las razones tras la preferencia de un mantenimiento reactivo son diversas, pero la principal es la creencia de que el mantenimiento preventivo o predictivo resulta mucho más costoso, cuando en realidad no es así. Por el contrario, lo verdaderamente costoso es reparar una máquina en lugar de hacerle seguimiento y revisiones periódicas.

¿Cómo confeccionar un plan de mantenimiento efectivo?

Un plan de mantenimiento es un documento que incluye un conjunto de instrucciones para mantener las máquinas, los equipos y cualquier otro activo físico en condiciones óptimas de funcionamiento en todo momento. Elaborar un plan de mantenimiento abarca el mantenimiento preventivo y también el correctivo, por lo que realizar un seguimiento de los activos establece que en algún punto algo pueda fallar. 

Ahí sí se contempla el mantenimiento correctivo, pero la diferencia con utilizar de base este tipo de mantenimiento es que, al ya haber seguimiento, los costos y tiempos de inactividad serán menores, porque el plan aporta justamente visibilidad al estado en que se encuentran los activos. De esta manera, si una máquina está comenzando a evidenciar fallas, aunque siga funcionando, se puede considerar comprar los repuestos y pedir una valoración del riesgo asociado al desperfecto. A continuación, enumeramos los pasos para definir un plan de mantenimiento.

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1. Establecer objetivos. 

Un primer paso indispensable para comenzar tu plan de mantenimiento es establecer objetivos de mantenimiento para optimizar el funcionamiento de los activos en el largo plazo, tales como reducir la cantidad de horas de inactividad en la planta de producción y maximizar la vida útil de los artefactos el mayor tiempo posible. Cumplir con estos objetivos permitirá alcanzar más fácilmente los objetivos estratégicos. 

2. Definir indicadores.

La única forma de conocer el rendimiento de tu plan de mantenimiento es incorporando indicadores de desempeño para medir los resultados. Tu estrategia a aplicar en el plan debe ser específica, medible, alcanzable, relevante y temporal. Entre los indicadores de mantenimiento que más pueden ayudarte a tener visibilidad del estado de tus activos, podemos destacar:

• MTBF (Tiempo medio entre fallos): mide la cantidad de fallos aleatorios.
• Backlog de mantenimiento: acumulación de actividades pendientes o en ejecución por cada técnico. 
• Tiempo medio de reparación: es el tiempo que tarda tu equipo en reparar un daño después de que haya sucedido.
• Tienda de inactividad o downtime: es el resultado de un acontecimiento imprevisto que requiere algún tipo de reparación. 

3. Realizar un inventario de activos.

Es importante realizar un relevamiento de los activos con los que trabajas para tener en cuenta especificaciones a la hora de auditar tus equipos y máquinas, como por ejemplo, datos del fabricante, datos de reparaciones anteriores, plazos de garantía del activo, criticidad y requisitos legales, etc. Hacer esto puede ayudarte a reconocer qué tipos de activos pueden requerir mayor atención de parte de tu equipo de mantenimiento, a fin de establecer los periodos típicos de revisión del mantenimiento preventivo y el presupuesto.

4. Fijar un presupuesto.

Uno de los momentos más importantes en todo plan de mantenimiento es cuando debes fijar el presupuesto, porque tendrás que analizar los recursos disponibles y contrastarlos con los costos estimados. Los activos en estado crítico y que podrían causar mayor impacto en el alcance de los objetivos son los que deben considerarse en primera instancia para el mantenimiento preventivo urgente. 

De igual manera, debes tener en cuenta los activos que no se encuentran en estado crítico, porque aunque no lo estén ahora, más adelante podrían convertirse en críticos si solo se prioriza a los activos urgentes. En este sentido, el presupuesto de tu plan de mantenimiento puede dividirse en un 80% destinado al mantenimiento preventivo y un 20% al mantenimiento correctivo. Esto significa que la mayor parte del mantenimiento preventivo mantiene a tus activos funcionando, mientras que el 20% restante contempla los gastos en reparaciones que de todas maneras utilizarías.

5. Analizar la tecnología disponible.

Existen diferentes herramientas tecnológicas en el mercado que pueden ayudarte en la gestión de mantenimiento de activos para analizar y registrar de manera automática información relevante. Normalmente, estas soluciones utilizan internet de las cosas (IoT), machine learning e inteligencia artificial. ¿Qué tecnología puede adaptarse mejor a las necesidades de tu equipo de mantenimiento y el mejor funcionamiento de tus activos?

6. Revisar y optimizar.

Una  vez que decides elegir una herramienta tecnológica de mantenimiento para centralizar la información de tu plan, es muy importante que incluyas un periodo de prueba para asegurarte de que los activos estén correctamente integrados, la información expresada sea confiable y los objetivos se cumplan. A través de un software de mantenimiento podrás tener un mayor seguimiento y control del estado de tus activos, a fin de identificar rápidamente las fallas a partir de los indicadores de rendimiento señalados e implementar mejoras sobre los datos arrojados.

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En síntesis, si bien no hay una regla general de cómo debe ser la confección de un plan de mantenimiento y puede parecer muy fácil bajarlo a tierra al principio, ciertamente, debes tener objetivos claros a alcanzar en tu área de mantenimiento que sean compatibles con los objetivos organizacionales. 

A partir de allí, ya puedes comenzar a trazar un plan que siga un conjunto de acciones a realizar, incluidas la incorporación de indicadores para medir el estado de tus activos. En función de los datos que obtengas y el inventario de activos a auditar, podrás definir el presupuesto para el plan y considerar una herramienta tecnológica que facilite el proceso de mantenimiento preventivo y correctivo.