Principales errores en la ejecución de un plan de mantenimiento

Un plan de mantenimiento no es una tarea para tomar a la ligera porque de ello depende el correcto funcionamiento de las máquinas y equipos con las que tu personal trabaja para producir un bien o servicio destinado a satisfacer las necesidades de tus clientes. Una correcta planificación evitará que un desperfecto en una de tus máquinas te tome desprevenido, porque simplemente te permitirá anticipar acciones para evitar que ocurra en el futuro.

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Elaborar un plan de mantenimiento no está exento de errores, por lo que debes tener muy presente que nada es perfecto pero que, tomando las decisiones adecuadas, es posible minimizar el impacto de estos errores en el desempeño de la organización. Desde una deficiente distribución de actividades hasta un presupuesto por debajo de las necesidades del plan, se encuentra un abanico de otras posibilidades igualmente desestabilizadoras para el crecimiento de los negocios.

Teniendo en cuenta que muchos detalles pueden pasar desapercibidos en una planificación, la propuesta para este artículo es ayudarte a identificar los principales errores en la confección de un plan de mantenimiento, sus causas y cómo atenuar sus efectos.

Gestión de un plan de mantenimiento

En un plan de mantenimiento, deberás definir los componentes de mantenibilidad, conservación, confiabilidad, así como la definición de los roles de gestión de cada uno de los estratos organizacionales y colaboradores para garantizar su cumplimiento. Estas acciones a realizar formarán parte de tu plan de mantenimiento. 

Al mismo tiempo, la planificación previa permitirá desarrollar el programa con frecuencias basadas en el calendario o el uso de equipos para efectuar tareas importantes de mantenimiento con el objetivo de asegurar el funcionamiento correcto de la infraestructura de toda la organización.

Principales errores en un plan de mantenimiento

Existen distintos tipos de errores que se pueden cometer en un plan de mantenimiento, ya que el solo hecho de planificar no implica que los resultados serán efectivos por sí solos para la empresa. De hecho, se puede planificar y hacerlo mal debido a malos hábitos empresariales, como no presupuestar el plan o no definir correctamente las acciones y roles para cumplir con éxito el objetivo. De cualquier manera, veremos a continuación cuáles son los errores más comunes.

1. Recopilar datos erróneos. 

Aunque un software de gestión de mantenimiento (CMMS) o bien una solución de gestión de energía (EMS) deberían capturar correctamente los datos, a veces pueden ocurrir errores, que derive en una mala calidad de los datos que se están recopilando. Si los datos son de mala calidad, podrían conducirte a sacar suposiciones incorrectas sobre el estado de tus instalaciones.

En el caso de un software que trabaje con grandes cantidades de datos de energía, la calidad de los datos también es crítica, dado que terminará afectando la precisión del análisis, lo que te llevará a tomar decisiones igualmente equivocadas.

2. Designar roles inadecuados para las tareas de mantenimiento.

Es muy importante definir correctamente los roles de cada usuario en tu programa de mantenimiento y que le des acceso a cada usuario en tu software de mantenimiento predictivo. De no hacerlo, habrá problemas en el cumplimiento de la programación. Además, evitarás que personal no autorizado ejecute tareas de mantenimiento fuera de su campo de dominio.

A través de una solución avanzada de gestión de energía, puedes crear un número ilimitado de usuarios, ya que la herramienta te permite invitar a usuarios de otras cuentas distintas de forma rápida y segura.

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3. Utilizar tecnologías desactualizadas.

Es muy común en empresas que se resisten al cambio que utilicen software obsoletos en lugar de actualizarse en la incorporación de herramientas más innovadoras que ofrezcan mayor valor a las tareas de mantenimiento. Recuerda que mientras más antiguo sea el sistema informático para mantenimiento, más será el esfuerzo que tendrá que realizar tu personal para organizar el trabajo y que obtenga los resultados esperados.

Tecnologías como el internet de las cosas (IoT) e inteligencia artificial son dos de las más elegidas últimamente entre los gerentes de mantenimiento, precisamente porque están demostrando mayor poder para detectar riesgos precisos y sugerencias para desviar el curso de tales riesgos a fin de evitar que se transformen en problemas que puedan frenar la producción o atrasen las tareas de algún proceso en particular. 

Este tipo de tecnología puede brindar información basada en datos, lo que brindará grandes beneficios a tu programa de mantenimiento con la ayuda de un software de gestión de mantenimiento (CMMS). Asimismo, otro software que puede ofrecer gran ayuda es el EMS (Software de gestión energética).

4. Capacitaciones deficientes.

Tampoco debemos olvidar que un plan de mantenimiento incluye capacitar a las personas involucradas para que realicen el trabajo lo mejor posible. En este punto es fundamental que los colaboradores obtengan toda la información necesaria y los medios para llevar a cabo las actividades de mantenimiento. Esto incluye las piezas que la gestión de inventarios debería proporcionarle a mantenimiento para que no se produzcan interrupciones de la actividad.

5. Anticiparse demasiado al programa de mantenimiento.

Incluso, muchas veces anticiparse demasiado en el programa de mantenimiento cuando no sabemos a ciencia cierta qué tipos de riesgos podrían llegar a manifestarse, puede ser innecesario, sobre todo, en el mantenimiento predictivo, por lo que deberás efectuar un análisis previo para comprender qué tan prioritario es anticipar el plan. 

Tengamos en cuenta que la planificación tiene que abarcar como mínimo un año y diseñarlo en una época determinada del año que manejemos cierta previsibilidad de las variables internas y externas (por lo general en los primeros meses o el último mes para el año siguiente, pero no tan atrás en el tiempo).

6. Orientar el plan de mantenimiento a equipos y no solo a sistemas.

Si no se evalúa tanto a equipos como a los sistemas, el plan de mantenimiento estará incompleto, impactando en los resultados y agregando obstáculos a la resolución de problemas. Para realizar un plan efectivo, se deberá incluir ambos en el diseño de un programa integral que contemple un mantenimiento preventivo diario y trabajar en conjunto.

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En conclusión, un plan de mantenimiento es una guía para conocer todas las acciones que deberán realizarse en un plazo de tiempo determinado, destinadas a brindar seguimiento y control a máquinas y equipos, a fin de asegurar su correcto funcionamiento para evitar esas odiosas interrupciones en los procesos debido a alguna falla, rotura o cambio de equipo.