Outsourcing de mantenimiento: ¿Cuándo sí, cuándo no?

En las últimas dos décadas, la gestión de mantenimiento ha manifestado un cambio de paradigma con respecto al pasado, puesto que el número y la variedad de los activos físicos (planta, equipamiento, etc.) ha ido en aumento. En consecuencia, el outsourcing de mantenimiento cobra cada vez más importancia, convirtiéndose en una estrategia valiosa que hace más competitivas y rentables a las empresas. 

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De hecho, esta alternativa se encuentra dentro de las opciones que las empresas evalúan para mejorar la administración de sus activos, ya sea por la necesidad de disminuir gastos fijos o por la falta de personal calificado, o bien, por cumplir con los estándares requeridos por parte de los fabricantes de equipos, con el fin de hacer valer las garantías.

Así como el avance tecnológico ha ido introduciendo importantes cambios en la manera de gestionar los flujos de trabajo y procesos dentro de las empresas, del mismo modo ha cambiado la gestión de mantenimiento, enfocada hacia el abordaje de las fallas y la búsqueda de beneficios a partir del uso eficaz de los recursos disponibles en mantenimiento. 

La optimización de la gestión de mantenimiento busca que las empresas logren alcanzar sus metas de negocios. En este artículo nos proponemos profundizar sobre el outsourcing de mantenimiento y señalar los casos en que es recomendable subcontratar la tarea de mantenimiento y en cuáles no.

¿Qué es el outsourcing de mantenimiento?

El outsourcing de mantenimiento o subcontratación es un proceso económico empresarial que consiste en delegar ciertas tareas no propias de la función de una empresa, pero de igual importancia a una empresa externa especializada en la prestación de servicios de mantenimiento.

Últimamente hay una tendencia a que las compañías tercericen los servicios a empresas especializadas en determinada área con el objetivo de que sus procesos de negocios sean más eficientes, flexibles, escalables y rentables, a fin de garantizar que la empresa se mantenga competitiva y productiva ofreciendo mejores propuestas de valor a sus clientes. 

De esta manera, una empresa que desea ahorrar costos importantes en contratar el personal para realizar estas actividades o que directamente no desarrolló las áreas que permitan desempeñar las funciones de mantenimiento, decide implementar outsourcing de mantenimiento para lograr los objetivos de su modelo de negocio, asegurándose el correcto funcionamiento de los equipos y procesos.

Desligarse de las funciones de mantenimiento dentro de una empresa permite la flexibilización del mantenimiento y la reducción de costos. Así, se evitan las actividades que no le aportan valor agregado a los productos o servicios prestados, además que ya existen otras compañías especializadas en brindar esos servicios de mantenimiento, por lo que el outsourcing de mantenimiento se convierte en una opción conveniente. 

Las presiones provenientes de un mercado competitivo obligan a las empresas a ser efectivas con sus estrategias, pero muchas veces la ausencia de capital para abarcar grandes procesos administrativos dificulta su ejecución. Es por eso que el outsourcing de mantenimiento viene a posicionarse como una solución rentable para lograr las metas empresariales sin sacrificar capital en las actividades que no aportan un valor estratégico para hacer escalable un modelo de negocio.

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Cuándo subcontratar mantenimiento y cuándo no

El outsourcing de mantenimiento, como ya hemos visto, posee diversas ventajas que la hacen una alternativa tentadora, ya que al tercerizar para solucionar fallas evidentes durante tiempo limitado y no contratar permanentemente permite transformar los costos fijos en variables, así como también disminuirlos. 

Otra ventaja es que, ante la escasez de conocimientos o medios técnicos, flexibiliza los recursos de mantenimiento buscando mejorar los resultados de los objetivos que generan valor a la empresa. En otras palabras, delega funciones externamente por medio de la subcontratación de servicios de mantenimiento.

Por este motivo, si bien la mayoría de las empresas se dan a la tarea de aplicar outsourcing de mantenimiento, lo cierto es que solo deberían contratar este tipo de servicio: 

• Si no se cuenta con capacidad interna para garantizar el servicio de mantenimiento al interior de la empresa; 
• Si no está bien definida la organización del mantenimiento (personas, cargos, funciones, responsabilidades); 
• Si no hay políticas claras en la ejecución del mantenimiento (correctivo, preventivo, predictivo, proactivo); 
• Si existen falencias en la asignación de recursos para apoyar la gestión del mantenimiento (sistemas de información, capacitaciones, entre otras).

De lo contrario, es decir, si una empresa dispone de recursos suficientes para gestionar su propia área de mantenimiento, ya sea porque es altamente solvente económicamente y cuenta con el personal adecuado, o bien, porque el sector de la industria a la que pertenece se orienta al mantenimiento de los mismo artefactos que produce, quizá el outsourcing de mantenimiento no haga la diferencia en los resultados que busca obtener.

Tipos de outsourcing de mantenimiento

Podemos encontrar 3 opciones destacadas de outsourcing:

1. Contrato de mano de obra: la empresa solicita el servicio al profesional cuando lo necesita. La responsabilidad de los tiempos y procesos de mantenimiento pertenece a la empresa contratante.
2. Contrato de mantenimiento preventivo: en este caso, la empresa contratante recibirá un informe con los resultados y las recomendaciones para extender su tiempo de vida útil.
3. Contrato de un servicio integral de mantenimiento: aquí es la empresa contratada la que se encarga de todo el proceso de mantenimiento.

Errores comunes al implementar outsourcing de mantenimiento

Aunque la subcontratación de los servicios de mantenimiento presentan enormes beneficios, también es cierto que hacer un mal uso de su aplicación puede conducir a malos resultados.

• Falta de compromiso de la empresa contratada, al no facilitar las labores de outsourcing proveyendo permisos, información, apoyo logístico, tiempo de trabajo invertido, pagos en término, entre otras variables.
• Contratación de una empresa de outsourcing demasiado barata sin considerar la capacidad de respuesta, el nivel tecnológico, la trayectoria, el profesionalismo, la solidez financiera y la condición legal de los contratados.
• Trato de empleado a las empresas subcontratadas, a las cuales se las intenta controlar y mandar como si fueran, más que proveedores de servicios, empleados en relación de dependencia.

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En pocas palabras, el outsourcing de mantenimiento se manifiesta como una tendencia en aumento que, bien justificada, puede ofrecer un sinnúmero de beneficios que se traducen en un ahorro de costos importante a las empresas que solo necesitarán contratar un servicio de mantenimiento en ocasiones esporádicas. Por lo tanto, no requieren un área específica dentro de la empresa si solo va a funcionar una o dos veces al año.