Manejo de expectativas al delegar tareas: ¿Por qué es importante?

Delegar tareas libera la carga de trabajo de un gerente para ocuparse de tareas más estratégicas, al tiempo que brinda las oportunidades de crecimiento y aprendizaje para los integrantes del equipo. La delegación es una habilidad importante, no obstante, muchos líderes empresariales tienen dificultades para delegar tareas a otras personas. Pero a medida que tu equipo asuma proyectos y clientes más importantes, deberás ampliar tu capacidad de liderazgo para superar nuevos desafíos.

<<<Enemigos del liderazgo: Individualismo>>>

Saber cuándo delegar el trabajo es, en esencia, el orden natural de un negocio y una de las razones más importantes por las que aprender a delegar es fundamental para lograr el éxito. Un líder sin habilidades de delegación de tareas terminaría sobrecargado, estresado y, en última instancia, agotado. Esto provocará que de todas maneras no se cumplan con los objetivos o se cumplan a medias, que no es lo ideal si hay gente para repartir la carga de trabajo.

Llega un momento en la vida de toda empresa en que deben dejarse a un lado las excusas ante el cambio y es necesario dar el primer paso para comenzar a delegar adecuadamente. En este artículo, trabajamos el manejo de las expectativas al delegar tareas para ayudar a que tu empresa crezca segura y obtenga resultados exitosos.

¿Por qué nos cuesta delegar tareas?

Delegar es una de las habilidades más críticas que un gerente debe aprender porque no es solo el gerente el que se beneficia, sino todos se benefician del impacto positivo de la delegación, desde los colaboradores con tareas más operativas del equipo hasta toda la organización. Aunque cerca del 50 % de las organizaciones afirman estar preocupadas por las habilidades de delegación de sus líderes, solo el 28 % está capacitando activamente a sus gerentes sobre cómo delegar.

Es crucial recordar que delegar no significa que no puedas manejar las cosas por ti mismo o que no seas un buen líder. La delegación es una herramienta que te ayuda a optimizar la velocidad. También mejora tu capacidad para identificar proyectos que pueden ser ejecutados por otros que se beneficiarían de la experiencia de hacer el trabajo. Existen además otras razones por las que los líderes son reticentes a delegar.

1. Sienten que pierden el control.

Si tienes poca experiencia en la delegación, puede ser difícil asignar el trabajo del que antes eras responsable. No es fácil confiar en que los demás harán una tarea tan bien como uno sabe que lo hace. Detectar errores en tu trabajo puede ocasionar que reacciones de forma exagerada y te retractes de la tarea. Evita la tentación de hacer esto y aprovecha la oportunidad para enseñar de una mejor manera y simplificar el proceso.

2. Delegar requiere tiempo y tutoría.

Delegar trabajo puede requerir mucho tiempo y tutoría, especialmente las primeras veces o con nuevos colaboradores. Sin embargo, es una inversión que vale la pena. Al principio, es posible que debas pasar bastante tiempo asesorando a la otra persona y quizá hasta completando la tarea. Cultiva la paciencia y comparte la información más útil sobre el trabajo. 

Revisa sus tareas las primeras veces para ayudarlos a mejorar, luego revísalas periódicamente y luego solo si te piden ayuda. La idea es que puedas darles más autonomía sabiendo que pueden ejecutar las tareas a un nivel decente.

3. Resta un nivel de responsabilidad.

Después de delegar una tarea, todavía tienes responsabilidad por ella, lo que hace que muchos líderes duden en delegar el trabajo. La dificultad más común a la que te enfrentas al delegar es posiblemente la rendición de cuentas. Cuando delegas una tarea, estás renunciando a la responsabilidad de su ejecución. 

Pero al ser gerente, en última instancia, aún eres responsable del éxito o el fracaso de esa tarea. De esta forma, también la labor del gerente será medida y recompensada, o bien criticada, por la producción de tu equipo. No querrás delegar una remodelación de un sitio web a un colaborador que no tiene los conocimientos necesarios para realizarlo, ya que será enormemente arriesgado. Tampoco hay que delegar tareas demasiado complejas que superan las habilidades requeridas para realizarlas.

Importancia de la delegación de tareas

Delegar trabajo significa transferir la responsabilidad de una tarea específica a un colaborador, que puede ser un miembro del equipo, o a un colaborador externo. Esto ayuda a lograr más en menos tiempo maximizando la eficiencia y complementa tus habilidades con otros talentos de tu entorno. 

Al delegar, asegúrate de suministrar suficiente autoridad y recursos para que el trabajador ejecute la tarea con éxito. Ten en cuenta que la delegación no debe ser una forma de evadirte de tus deberes o aflojar el trabajo. 

Una delegación efectiva distribuye las tareas de mejor manera y permite avanzar en los objetivos de la empresa, así como capitalizar las fortalezas de cada miembro del equipo. Ayuda a los líderes a emplear su tiempo, priorizar las tareas estratégicas sobre las tácticas y concentrarse en los procesos críticos. La delegación de tareas también empodera a tus colaboradores para que asuman más responsabilidades, alcancen el liderazgo y crezcan profesionalmente.

<<<Desarrollo de equipo: Principales acciones para gerentes>>>

¿Cómo manejar las expectativas al delegar tareas?

Veamos ahora algunos detalles de cómo delegar efectivamente para obtener los mejores resultados. Para empezar, debes abordar el miedo y la incertidumbre asociados con la delegación y sentar las bases para el éxito. Aquí hay cuatro acciones que puede tomar para mejorar el arte de delegar.

1. Sentar las bases para una delegación efectiva.

En primer lugar, debes clarificar las ideas que deseas delegar. ¿Qué hay que hacer? ¿Quién lo puede realizar? ¿Qué es lo que no puedes delegar? No olvides comunicar la información necesaria para cumplir con los objetivos de un proyecto, incluyendo las fechas de vencimiento, a fin de que tus colaboradores sepan lo que tienen que hacer y lo que se espera de ellos. Asimismo, recalca a tu equipo que pueden recurrir a tu ayuda en caso de necesitarla, si surgen cuellos de botella.

2. Evitar ejercer control excesivo sobre los colaboradores.

Una vez que das las instrucciones precisas a las personas que estás delegando tareas, hazles saber que pueden contar con tu experiencia y conocimientos cuando sientan que están trabados con algo y necesitan avanzar. Evita ejercer un control excesivo y la microgestión sobre tus colaboradores, ya que podría interferir en el proceso de la actividad y causar tal ansiedad que podría derivar en malos resultados.

Soltar las riendas no es sencillo, en especial si comenzaste teniendo un equipo pequeño y siempre fuiste hasta ahora el que se encargaba de la mayoría de las tareas. Por eso, encomendarlas a otras personas puede ser difícil. Sin embargo, si no lo haces en algún momento, tu empresa no crecerá.

3. Permitir que los colaboradores aprendan.

Delegar tareas hace posible crear mejores resultados al admitir las ideas de todos los involucrados, en vez de limitar la generación de ideas y soluciones únicamente a los líderes. Un entorno de trabajo inseguro puede traer aparejado una cultura de delegación inadecuada que sobrecarga a los trabajadores con más trabajo del que pueden manejar, sin una capacitación previa y los recursos necesarios.

Todas las personas a las que se les delegan tareas deben pasar por una curva de aprendizaje. Procura brindarles el tiempo que necesitan para aprender y el refuerzo positivo a medida que se adaptan a las nuevas responsabilidades. Y también asegúrate de que las consignas entregadas hayan sido bien formuladas y entendidas por los colaboradores.

4. Proporcionar consignas, orientación y recursos claros.

Delegar no significa solo entregar una tarea y finalizarla. Debes ser capaz de proporcionar las instrucciones de la forma adecuada y los recursos necesarios para poder avanzar en el proceso sin retrasos. Enseña a tus colaboradores cómo usar nuevas herramientas y tecnologías, teniendo en cuenta sus fortalezas y debilidades, para garantizar la obtención de los resultados esperados.

5. Revisar y ofrecer comentarios.

Revisa periódicamente y ofrece feedback para que los miembros de tu equipo conozcan el resultado final de la tarea. Verifica que los objetivos cumplan con los criterios de finalización y brinda comentarios útiles y constructivos al equipo y de forma individual. Delegar trabajo solo tiene sentido con la rendición de cuentas, ya que los comentarios marcan el final de un proceso completo de delegación, en donde la persona responsable de la tarea debe rendir cuentas del grado de efectividad y eficiencia de su trabajo.

<<<Principales skills en la comunicación de todo manager>>>

Un correcto manejo de las expectativas al delegar tareas se da a partir de la capacitación constante a los colaboradores para que aprendan lo que necesitan para realizar las tareas delegadas, también proporcionar adecuadamente las consignas para que las entiendan, evitar ejercer demasiado control y presión, y brindar feedback del trabajo realizado a través de la rendición de cuentas. Solo así podrás sentirte tranquilo/a a la hora de delegar reduciendo al máximo la incertidumbre.