Delegación de tareas: Cómo identificar el nivel adecuado

La delegación de tareas es importante para la dirección de la empresa al igual que para cualquier departamento porque no puede, ni debe ser una actividad que involucre a una sola persona, en este caso, un jefe de área o gerente. Delegar empodera a tu equipo, genera confianza y contribuye con el desarrollo profesional. En el caso de los líderes, les ayuda a conocer cómo identificar a la persona más adecuada para abordar tareas o proyectos.

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De hecho, delegar tareas puede aligerar tu carga de trabajo, sin embargo, logra mucho más que simplemente aligerar la carga de tu equipaje. Por un lado, las personas que trabajan para tu empresa podrán desarrollar nuevas habilidades y adquirir conocimientos, lo que los prepara para asumir más responsabilidades en el futuro y estar más capacitados para generar mejores resultados.

La delegación de tareas también puede implicar una señal manifiesta de que respetas las habilidades de tus colaboradores y que confías en su discreción. Cuando estos se sienten cómodos y respetados tienden a adquirir un mayor nivel de compromiso con su trabajo, la organización y, especialmente, con los líderes departamentales.

Si bien los beneficios de delegar son evidentes y variados, muchos gerentes aún no logran delegar de manera efectiva. La realidad es que existen varios mitos y conceptos erróneos sobre la delegación que pueden hacer que algunos líderes desconfíen de delegar trabajo a otros. Pero por otro lado, no debemos descartar los riesgos asociados a la delegación desmedida. En este artículo, vamos a centrarnos justamente en los riesgos de la delegación de tareas y cómo identificar cuándo es el momento adecuado. 

Riesgos asociados a la delegación de tareas 

Un aspecto muy importante en la delegación de tareas son los riesgos asociados. Por eso, toda organización debería preguntarse qué impacto puede generar en su negocio las tareas que está delegando y qué tanto se puede controlar, porque lo que una empresa está delegando a otra persona tiene un margen o riesgo muy elevado de las probabilidades de ocurrencia de una catástrofe, por lo que la empresa debe analizar dos puntos relevantes.

• Si la persona realmente está comprometida con las tareas que le asignaron, esa delegación no va a generar problemas, el líder agiliza su carga de trabajo y los resultados serán los esperados al lograr una distribución más eficiente de las tareas.
• Si la persona no asume adecuadamente su responsabilidad, está poniendo en peligro el trabajo de toda la organización.

Si bien todas las tareas deberían ser delegables en algún punto, lo cierto es que no todo debería ser delegable. Hay momentos en donde debes analizar qué delegar y qué no, y cuándo es el tiempo indicado para llevarlo a cabo. En el próximo apartado, intentaremos esclarecer un poco más el panorama.

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Cómo determinar cuándo es necesario delegar

Una barrera común para la delegación de tareas es que muchas veces los líderes no están seguros de qué tareas deben y no deben delegar, y en qué momento hacerlo. En la carga de trabajo diaria de cada gerente, particularmente los nuevos gerentes, es probable que tengan tareas que deban realizar y otras tareas que deban delegar.

Puedes comenzar a determinar cuándo es necesario delegar a través de una serie de prácticas que compartimos a continuación, las cuales permiten en principio clasificar cada una según su nivel de urgencia, dificultad y valor para la empresa. 

1. Tareas diminutas. 

Las tareas diminutas son actividades pequeñas que solo toman una pequeña cantidad de tiempo para completarse pero se van sumando con el tiempo. Estas pueden ser cosas que un colaborador podría realizar, como programar reuniones, reservar vuelos para viajes de negocios o eliminar correos electrónicos no deseados/de marketing de la bandeja de entrada, etc.

2. Tediosas. 

Las tareas tediosas muchas veces representan tareas sin sentido, como copiar y pegar información de clientes potenciales desde una herramienta de automatización de marketing a tu CRM. Las tareas tediosas requieren poca habilidad y se pueden delegar fácilmente, por lo que se reducen los riesgos de amenaza para la empresa al delegar este tipo de tareas de poco valor.

3. Tareas de tiempo prolongado. 

Las tareas que consumen mucho espacio de tiempo son alternativas para dividir el trabajo en partes más pequeñas y delegar instancias del trabajo a otros. Si realizas una tarea con regularidad que requiere mucho tiempo, busca oportunidades para entregar segmentos de esa tarea a otras personas.

4. Enseñables. 

¿Tienes tareas en tu hacer cotidiano que fácilmente podrías enseñar a alguien más a completar? Si una tarea es completamente enseñable, si no requiere experiencia que solo tu empresa puede proporcionar, se trata de un candidato que vale la pena para la delegación.

5. Imposibles. 

Tal vez tengas habilidades de diseño y salir del paso o tal vez no, por lo que te llevará cinco veces más tiempo crear gráficos e imágenes para las publicaciones de tu blog que a un diseñador profesional. Es preferible delegar esa tarea a alguien que esté mejor equipado para hacer el trabajo rápido y bien que arriesgarse a que salga mal o que se pierda demasiado tiempo en ello y todas las actividades posteriores se retrasen.

6. Urgentes y a contrarreloj.  

Tal vez sería mejor manejar todas las tareas que pertenecen a un proyecto urgente, pero si no tienes tiempo para completarlo haciéndolo todo por tu cuenta, es momento de encontrar formas de delegar partes de esa tarea a otros miembros de tu equipo.

Además, es posible que debas considerar delegar las tareas que te agrada hacer pero que ya no forman parte de tu trabajo. Si recientemente asumiste un rol de liderazgo, puede que tengas proyectos favoritos de tus días como colaborador individual, pero si ahora es el trabajo de otra persona completar esas tareas, es hora de delegar y enseñarle a esa persona cómo hacerlo correctamente como si lo hicieras tú. 

Cuando una empresa asume nuevos desafíos, se topará con la necesidad de delegar cada vez más tareas. No obstante, lo que en verdad importa no es cuántas tareas logres delegar sino que esas tareas se encuentren en las manos correctas.

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Delegar es parte del crecimiento empresarial y todas las empresas lo saben. Sin embargo, hay que entender el momento adecuado de la delegación de tareas porque representa también una toma de decisiones. Encontrar el equilibrio entre la justa medida de la delegación para generar el mayor compromiso en los colaboradores debe ser uno de nuestros objetivos clave cuando nuestra empresa comienza a dar indicios de crecimiento.