Home office: ¿Cómo mantener al equipo coordinado y productivo?

Como hemos tratado en otras entradas, actualmente, con la “nueva revolución industrial” es un hecho el que las empresas y distintos profesionales están apostando cada vez más por los equipos de trabajo remotos.

<<< 3 tendencias de cómo la tecnología está cambiando la forma de trabajar >>>

Sin embargo, que la demanda de profesionales independientes se haya incrementado, no significa que la modalidad home office esté libre de algunos retos característicos. Por ejemplo, muchos empresarios y emprendedores no se animan a hacerlo porque sienten que perderían el control de sus procesos, al no poder entender si se están cumpliendo o no las tareas previstas. Algunos que ya implementaron esta modalidad han enfrentado problemas de liderazgo o de comunicación. Pero, muchas veces, estos problemas se deben a una mala gestión del trabajo en general que al trabajo remoto como tal.

Pese a todo, las posibles complicaciones de contratar un equipo de colaboradores independientes son mínimas cuando las comparamos con las ventajas que conlleva, que no solo tienen que ver con la comodidad y la calidad de vida de tus colaboradores, si no también, por ejemplo, con el ahorro económico que supone. Es más, de acuerdo con la revista Forbes, las empresas que adoptan esta modalidad de empleo, comienzan a disfrutar de: Reducción de costos y aumento de flujo de efectivo, equipos de trabajo más productivos, diversos y creativos, flexibilidad de horarios y trabajadores más satisfechos, gran disponibilidad de talento especializado.

La modalidad home office se basa en tres pilares para lograr la efectividad de la misma, estos pilares se retroalimentan entre sí y te permiten mantener flujos de trabajo ágiles, eficaces y motivadores, ayudándote así a mantener a tu equipo coordinado y productivo:

• Confianza.

  La confianza significa darle a cada quien tareas y responsabilidades claras, pero también debes asegurarte de que cada uno de las personas que forman parte de tu equipo comprenda cómo afectaría al resto del equipo o al proyecto global si no realiza sus tareas en tiempo y forma. Esto permite que el colaborador se sienta libre de tomar sus propias decisiones, pero también responsable al 100% de su propio desempeño.

Para lograr fortalecer la confianza en esta modalidad home office se debe tener un gran nivel de comunicación y sobre todo, tener objetivos y metas muy claros.

• Comunicación.

  Lograr una comunicación asertiva con un equipo de trabajo remoto implica que utilices herramientas tecnológicas que te permitan comunicarte de manera rápida, ordenada y clara con tus colaboradores. 

Siempre que puedas, evita el uso de Whatsapp para la confirmación de tareas, si no es solo para casos urgentes, no resuelve para nada esta problemática, hay algunas plataformas online que te permitirán mantener un orden y una comunicación fluida.

Recuerda siempre dejar evidencia escrita de todos los acuerdos de tus reuniones virtuales y procura evitar la eterna cadena de archivos y correcciones de archivos por correo electrónico. En lugar de eso, recurre a la nube y los documentos compartidos.

• Motivación.

  La motivación en la modalidad home office significa que tus colaboradores están convencidos de las ventajas que supone dar su mejor esfuerzo y, por lo tanto, comprometidos de manera sincera con el equipo y, por lo tanto, con tu proyecto.

El estímulo positivo y frecuente también es muy importante para mantener la motivación constante. Puedes ofrecer esta clase de estímulo de manera simple: mandando un mensaje de reconocimiento cada vez que tus colaboradores terminan una tarea importante o cuando el resultado de la misma es altamente positivo para el cumplimiento de los objetivos.

En conclusión, contratar un equipo de colaboradores remotos, es decir, optar por la modalidad de trabajo home office, es una de las mejores maneras que existen para hacer crecer tu negocio, disminuyendo costos, accediendo al mejor talento y contribuyendo a un saludable cambio del paradigma laboral. Pero, recuerda que gestionar y hacer que un equipo sea altamente productivo, implica dedicar tiempo y esfuerzo adicional a tu carga cotidiana de trabajo, hasta que puedas lograr un balance correcto.

<<< La comunicación como ventaja productiva>>> 

Muchos empresarios terminan por saturarse de trabajo, para que esto no te suceda debes, primero: aprender a delegar y, segundo, tener presente que existen un montón de softwares en línea que te ayudarán a mantener la comunicación y el control de tu equipo. Muchos de estos te servirán para crear proyectos grupales con especificación de tareas y fechas límite, de tal manera que todos en tu equipo sepan qué, cómo y cuándo cumplir sus objetivos.