Cómo dimensionar correctamente la estructura de una organización

La demanda puede ser buena para tu producto o servicio, pero si no puedes entregar de manera eficiente lo que estás vendiendo, no podrás empoderar tus ventas. En la gestión por resultados, una estructura organizacional deficiente no solo perjudica tu capacidad para maximizar las oportunidades, sino que también puede generar problemas que desencadenen graves consecuencias financieras. 

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Comprender el impacto de una estructura empresarial deficiente te ayudará a tomar medidas para garantizar que tus operaciones de gestión interna te permitan llevar tu negocio al siguiente nivel. En este artículo, explicamos a grandes rasgos las principales características de la estructura de una empresa, los principales problemas de no contar con una estructura adecuada y cómo podemos dimensionarla correctamente.

¿Qué entendemos por estructura organizacional?

La estructura organizacional hace referencia a la asignación de funciones de gestión y cómo organiza y divide sus diversas funciones. Muchas pequeñas empresas comienzan con una estructura organizacional plana, que tiene algunos colaboradores clave que reportan y trabajan directamente con el propietario o fundador. 

A medida que las empresas crecen y se estabilizan, a menudo desarrollan estructuras corporativas jerárquicas, que incluyen departamentos, ejecutivos, gerentes y trabajadores. Luego crean organigramas que muestran los distintos niveles, tanto en términos de funciones como de colaboradores.

Problemas de no contar con una estructura organizacional adecuada

Tanto si es verticalista como si tiende a lo horizontal, tener la estructura de una empresa inconsistente puede generar diversos problemas a nivel global de la empresa. Lograr identificarlos es parte del aprendizaje para implementar acciones destinadas a evitar que se reproduzcan.

1. Comunicación deficiente.

Una estructura organizacional deficiente puede generar problemas de comunicación porque es posible que las personas no estén seguras de quién necesita información o dónde enviar mensajes importantes. Por ejemplo, un gerente comercial de una pequeña empresa puede diseñar un nuevo formulario de registro de clientes para ayudar a los nuevos clientes a comenzar a realizar pedidos más rápidamente, obteniendo la aprobación del dueño de la empresa para utilizar el formulario. 

Si el nuevo formulario no se comparte con el responsable a cargo de recibirlos y analizarlos, probablemente no sepa cómo calificar a los nuevos clientes para realizar la facturación correctamente. Esto puede dar lugar a pedidos retrasados ​​y largas esperas para el pago de los clientes. Asimismo, puede resultar en que los clientes no obtengan el producto, obligándolos a buscar otro proveedor.

2. Falta de planeación estratégica.

Para impulsar tu potencial de crecimiento, deberás realizar una planeación y gestión estratégica para el futuro que permita abrir oportunidades, en lugar de simplemente esperar nuevos negocios. Sin una estructura organizacional que reúna a los ejecutivos o colaboradores clave de manera regular, será difícil crear estrategias efectivas a largo plazo. 

La planeación estratégica incluye la búsqueda de crecimiento a través de objetivos como la introducción de nuevos productos, el uso de nuevos canales de distribución, la expansión geográfica o la incursión en un nuevo mercado objetivo. Con frecuencia, estas estrategias requieren aportes de los gerentes de marketing, contabilidad, tecnología de la información, producción y ventas.

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3. Productividad reducida.

Cuando tu organización no está configurada para generar comunicaciones efectivas o no fomenta una planeación estratégica creativa, puedes perder oportunidades de negocios, permitir que los problemas continúen y reducir la moral de los colaboradores. Un trabajador que tiene dos superiores puede recibir instrucciones contradictorias y no querer seguirlas hasta que obtenga la aprobación de un superior a los otros dos. 

Cuando los colaboradores no están motivados, es posible que no ofrezcan nuevas ideas o se vayan a buscar un trabajo mejor. Una estructura organizacional poco efectiva puede conducir a una reducción de la productividad, disminuyendo su potencial de crecimiento. 

Un ejemplo de esto puede ser cuando el equipo de ventas no se comunica con el  gerente de producción sobre pedidos grandes que saben que llegarán en los próximos meses, el área de producción no puede realizar la planificación de programación más efectiva, lo que lleva a una falta de capacidad productiva, disponibilidad de mano de obra, entre otras cuestiones.

4. Empresa dañada.

Además de la frustración externa que puedes experimentar con una estructura organizacional en crisis, puedes generar inconscientemente problemas para tus clientes cuando no obtienen respuestas oportunas a sus preguntas, reciben un servicio al cliente deficiente o tienen que esperar más de lo normal para la entrega del producto. 

Cuando esto sucede, puedes perder clientes, referencias y la capacidad de atraer nuevos clientes y, en cambio, reducir los ingresos lo suficiente como para dañar tu negocio. Una vez que comienzas a perder la nómina, no puedes reparar equipos y maquinaria, lo que te puede conducir a endeudarte con una tarjeta de crédito, creando una espiral descendente que es difícil de revertir.

Cómo dimensionar correctamente la estructura de una empresa

Es necesario decidir qué tanto estás dispuesto/a a arriesgar para hacer crecer tu negocio partiendo de una estructura organizacional debilitada. Por un lado, es posible que necesites mejorar los procesos de tu empresa contratando más personal o alguna tecnología, pero no sin antes definir un objetivo, un plan estratégico para llevarlo a cabo. A partir de ese plan, alinear la operación, que implica determinar cuál es la estructura ideal para alcanzar ese objetivo.

Si no tienes claro cuáles son tus objetivos, no podrás definir la estructura de una empresa correctamente. Ahora bien, si no tienes la estructura ideal, puedes tener una sobreestructura, sobrecostos en la operación y no contar con los recursos para lograr los objetivos deseados. 

Entonces, para dimensionar de forma adecuada la estructura de una empresa, debes tener bien definidos los objetivos y el plan estratégico para alcanzarlos. Una vez que has trazado esos dos caminos, resta asegurarte de que los procesos y proyectos del nivel operativo estén alineados con dichos objetivos. De esa forma evitarás los problemas enumerados anteriormente.

<<<¿Cómo alinear los objetivos operativos con la estrategia empresarial?>>>

A modo de síntesis, la estructura de una empresa es lo que la sostiene y le da forma a la sustancia que componen las personas, los objetivos, los procesos y las herramientas tecnológicas. Para que perdure en el tiempo, depende de que sus objetivos sean sólidos y que todas las áreas de la estructura se encuentren alineadas con la estrategia empresarial, que representa el rumbo hacia donde navega una empresa.