Señales de que tu estructura organizacional necesita ayuda

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Como sabemos, las empresas son entidades dinámicas, heterogéneas y colaborativas, que constantemente están buscando innovar para obtener mayor rentabilidad, clientes fieles y oportunidades de crecimiento.

Dentro de las empresas encontramos estructuras, si bien las estructuras son inherentes a todas las actividades de nuestra vida diaria y de no tenerlas, posiblemente viviríamos en un eterno caos. Estas estructuras empresariales poseen una organización determinada que responde a la cultura y visión de cada empresa. Ahora bien, ¿qué es una estructura organizacional?

Una estructura organizacional es una forma de gestión empresarial que se basa en el conjunto de relaciones explicitadas por la dirección. Representa el esqueleto que sostiene toda empresa y le permite cumplir metas para ser escalable en un mercado cada vez más competitivo. 

¿Cómo se estructuran las empresas?

No hay solamente una estructura formal para cada empresa sino muchas, y se ajustan a las necesidades que van teniendo las empresas. Existen estructuras departamentales, funcionales, matriciales, regionales, por nombrar algunas, que operan modalidades diferentes. Por ejemplo, la estructura departamental está organizada por departamentos o áreas, cuyas funciones están bien delimitadas al igual que la de sus colaboradores.

La estructura funcional también está bien delimitada; la matricial es un poco más compleja porque trabaja por proyectos y se llegan a compartir las funciones. En cuanto a la estructura regional, pertenece a esas empresas que poseen varias plantas en distintos lugares geográficos. 

Ciertamente son estructuras tradicionales, pero hay nuevas estructuras que se están empezando a implementar en las empresas, algunas con características híbridas entre las que ya nombramos, y otras con estructuras redondas, que tienden a ser más colaborativas, no hay responsables de área, proyecto o función, sino que entre todos los colaboradores de un equipo se organizan para realizar las tareas. 

Ahora bien, puede suceder que en algunas empresas no esté totalmente definida la autoridad formal de la informal, es decir, la autoridad por cargo de la autoridad por poder, porque de repente puedes notar que hay conflictos de poder y liderazgo entre las autoridades de tu empresa. Entonces te das cuenta que las cosas no marchan como deberían, pero no determinas si el problema responde a una falla estructural o no.    .

Fallas estructurales, ¿cómo detectarlas?

¿Qué señales debes tener en cuenta a la hora de considerar que tu estructura organizacional necesita ayuda? Por lo general, son las pymes o empresas familiares las organizaciones que se enfrentan con más frecuencia a problemas en su estructura organizacional porque, al ser más pequeñas no están bien delimitadas o definidas las funciones o responsabilidades de cada área y autoridad. 

Generalmente, la estructura organizacional de una pyme, al ser menos definida y por lo tanto endeble, está sujeta a posibles modificaciones, necesarias, para mantenerse y tener posibilidades de crecimiento. Veamos cuáles son esas señales que no están contribuyendo al bienestar de tu empresa.

  • El personal desconoce a la autoridad directa.

Algunos modelos de negocios se enfocan en la responsabilidad de los colaboradores, sus fallas más frecuentes que impiden alcanzar los objetivos en un plazo determinado. Sin embargo, a veces no es solo el trabajador sino la estructura organizacional la que evidencia el verdadero problema de base. Un ejemplo de esto podría ser el caso de un colaborador que ignora a quién recurrir cuando tiene dudas.

Lo ideal es que cada colaborador sepa a quién acudir para resolver un problema. Por eso es fundamental que las responsabilidades jerárquicas estén bien definidas. Esto permitirá facilitar las tareas de los colaboradores, haciéndolas más eficientes y productivas porque podrá solucionar más rápido sus problemas con las personas adecuadas. 

  • Se delegan responsabilidades a personas ajenas al área o función.

Se relaciona con lo anterior. Ante la carencia de una estructura organizacional estable y eficiente se asignan responsabilidades que no corresponden a la persona encargada. En consecuencia, se generan retrasos en los procesos y disgustos contra los colaboradores que no pueden asumir el compromiso que se les impone.

  • Desconfianza hacia los encargados que asumen demasiadas libertades y atribuciones.

La estructura organizacional de tu empresa necesita un modelo que permita a los colaboradores comprender cómo sus áreas se vinculan y cómo la falta de colaboración no permite alcanzar las metas previstas para la empresa y para sí mismos. Una estructura organizacional eficiente determina la responsabilidad de cada cargo así como los procedimientos que cada uno le debe a otro dentro de una misma compañía.  

  • Falta de comunicación entre áreas.

Generalmente, esto se da por un uso desacostumbrado de los canales de comunicación interna de la empresa. Entonces se pierde información que no es compartida con los demás departamentos. 

El flujo de comunicación debe estar integrado a la estructura organizacional y debe promover un entorno colaborativo dentro de la empresa, sea esta grande o una pyme. Por ejemplo, en caso de que se necesite integrar un reporte conjunto para presentar en una área determinada. Con esto queremos remarcar que hay áreas que precisan de los reportes de otras para funcionar. 

  • Falta de motivación entre los colaboradores para ofrecer el máximo de sus capacidades productivas.

Si varios de tus colaboradores no demuestra motivación para realizar su trabajo es una clara señal de que la estructura organizacional de tu empresa necesita una revisión urgente. Sin contar el hecho de que decae la productividad por el bajo rendimiento de tu personal. 

Una de las razones de esta desmotivación o inconformidad de tus trabajadores puede ser la falta de incentivos de crecimiento. Es decir, tus colaboradores no se están capacitando con nuevas funciones que desafíen sus capacidades y despierten nuevos talentos. Por este motivo, busca la mejor manera de brindar capacitación constante a tus colaboradores y también tener en cuenta sus ideas, a fin de que se sientan importantes para la empresa. 

  • Los nuevos colaboradores no se adaptan con facilidad a sus nuevas responsabilidades y hay pocas oportunidades de capacitación. 

Siguiendo con el punto anterior, utiliza la capacitación no solo para motivar nuevas habilidades en tus colaboradores permanentes sino también para formar a tus nuevos colaboradores en las actividades que empezaron a desempeñar, para que el proceso de adaptación sea mucho más rápido y trabajen lo antes posible al mismo ritmo que sus compañeros.

Repite hasta el hartazgo el proceso de cada actividad y que tus colaboradores no se inhiban de preguntar lo que no entiendan por temor al reproche de sus superiores. En cualquier trabajo que se comienza todos necesitamos paciencia y apoyo para desarrollar nuestro más alto potencial.

Si descubriste una o varias señales de estas que están ocurriendo en tu empresa, es momento de reflexionar seriamente si necesitas revisar tu estructura organizacional, a fin de que mejore y no continúes pasando por los mismos problemas que podrían poner en peligro el futuro de tu empresa.


 

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