¿Qué tener en cuenta al implementar una automatización de procesos?

Normalmente en la actualidad, las empresas operan por procesos para resolver con éxito las distintas tareas de su día a día. Dentro de esos procesos, hay tareas que se realizan de manera manual pero que podrían automatizarse para acelerar los tiempos y reducir el esfuerzo humano que puede ser dedicado a tareas de mayor valor estratégico. La gestión por procesos permite justamente mejorar la manera en que trabajamos para aumentar la productividad y eficiencia, así como incrementar la calidad de los resultados.

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La constante evolución del mercado exige implementar una automatización de procesos para mantenerse a la vanguardia frente a la competencia. Por este motivo, es crucial dejar atrás las tareas que derrochan el tiempo de los colaboradores y reducen los recursos de las empresas aprovechando el avance tecnológico orientado a la mejora de procesos. Sin embargo, aún el 69% de las empresas en todo el mundo no ha implementado la transformación digital, en parte por miedo al cambio, en parte, por desconocimiento, dos aspectos que van entrelazados.

En consecuencia, estas empresas que persisten con los procesos manuales emplean demasiado tiempo para determinadas tareas que podrían simplificarse con una herramienta automatizada. En este artículo, desarrollamos algunas recomendaciones prácticas para implementar una automatización de procesos efectiva que te permita escalar tu negocio al infinito y más allá.

¿Cómo implementar una automatización de procesos exitosa?

Existen maneras y prácticas diversas de automatizar un proceso, que no implica necesariamente aplicar la transformación digital de forma abrupta a todos los procesos, sino realizar un análisis de cada uno de los procesos manuales, susceptibles de ser automatizados, para identificar la necesidad y urgencia de introducir la mejora. Veamos qué prácticas pueden ayudarte en el proceso.

1. Aplicar un cambio gradual.

Generalmente, en lugar de automatizar un proceso completo, lo más conveniente es limitar el enfoque. Al comenzar con un cambio incremental, puedes destacar el impacto positivo en la organización, los clientes y los colaboradores. Cada pequeña innovación resalta el valor que aporta la automatización para ayudar a las personas a adoptar la tecnología de la automatización de procesos, a fin de mejorar la eficiencia de los flujos de trabajo en el futuro.

Este enfoque permite una transformación digital gradual y construye una cultura de mejora continua de los procesos. La implementación gradual se especializa en revisar los procesos para identificar desperdicios y oportunidades, con el fin de optimizar la eficiencia del proceso a lo largo del tiempo. Así, al principio serán cambios menores pero necesarios que facilitarán el trabajo de las empresas.

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2. Aportar valor.

Una vez que tus colaboradores noten las ventajas de implementar una automatización de procesos en tu espacio de trabajo, tendrán la apertura mental suficiente para aprovechar todos los beneficios de la automatización y ahorrar tiempo valioso mejorando los resultados. Sin embargo, es esencial documentar y crear una comprensión compartida de los procesos de negocios. 

Al documentar tus procesos de la manera adecuada, puedes asegurarte de que todos los involucrados entiendan mejor cómo se realizan las tareas, funciones y responsabilidades. Además, te ayuda a identificar nuevas áreas de mejora, optimizar las operaciones y mitigar los riesgos, minimizando las fluctuaciones de los procedimientos incluidos en los procesos.

3. Centrarse en las personas.

Poner a las personas en el centro es una estrategia fundamental a la hora de implementar una automatización de procesos, ya que su verdadero valor se obtiene cuando tus colaboradores comprenden cómo administrar su tiempo de manera más eficaz. En sí misma, la automatización debe interpretarse como una herramienta para complementar los esfuerzos de los trabajadores y ahorrar tiempo valioso, permitiéndoles hacer foco en aspectos de sus funciones con alto valor agregado.

4. No evitar la tecnología en industrias altamente reguladas.

Debido a la gran competencia que existe en el mercado, las industrias fuertemente reguladas pueden obtener incluso más beneficios de la automatización de procesos. De esta forma, automatizar procesos cuyos pasos suelen ser complejos y propensos a errores garantiza una ejecución correcta en todo momento, lo que reduce significativamente el riesgo de errores humanos y consecuencias económicas costosas para tu organización.

5. Comprender los procesos existentes y el aporte o riesgo que puede generar la automatización.

Comprender tus procesos existentes permite identificar cuellos de botella antes de implementar una herramienta de automatización de procesos. Esto te permitirá detectar más fácilmente las fallas y los riesgos de un proceso demasiado complicado o con pasos innecesarios. No obstante, ten en cuenta que, como todas las cosas en exceso, la automatización también tiene sus contraindicaciones cuando la seguridad de la información depende pura y exclusivamente de softwares susceptibles de ser vulnerados por ciberataques, problemas de privacidad e incumplimiento normativo.

Asimismo, hay que tener cuidado, sobre todo en las herramientas de automatización que funcionan a base de inteligencia artificial, el uso que se hace de ellas para lograr un resultado. No hay que confundir aumento de la productividad y la eficiencia con aumento de la rapidez de procesos tradicionalmente creativos y que remiten a la perspectiva que como personas tenemos del mundo y los negocios.

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En definitiva, implementar una automatización de procesos no debe ser algo complicado ni mucho menos excluyente, si tienes en cuenta los procesos que sustentan las tareas que ameritan la automatización. Un análisis previo de tus procesos te ayudará a entender las necesidades de tu empresa en materia de tecnología, a fin de saber qué herramienta es la más adecuada y que aporte valor para eficientizar las tareas manuales y repetitivas. Finalmente, para una transición segura, lo más recomendable es incorporar tecnología de forma escalonada y gradual para facilitar la adaptación de las personas.