Procesos automatizados: eliminar las tareas manuales y repetitivas

En los últimos años, está creciendo la tendencia de considerar a los procesos automatizados como una solución efectiva y definitiva para eliminar las tareas manuales y repetitivas de las empresas, de una vez y para siempre. 

El avance de la tecnología ha propiciado el escenario perfecto para que las empresas se beneficien de incorporar procesos automatizados a sus flujos de trabajos, logrando que se recupere el tiempo, anteriormente perdido en tareas manuales y repetitivas, para emplearlo en tareas y actividades de mayor valor, de cara a un mayor crecimiento basado en la innovación.  

Por consiguiente, si ves que tienes al alcance de tu mano la forma de mejorar tus tareas manuales y repetitivas utilizando una herramienta tecnológica que automatice dichas tareas en la mitad del tiempo, y con la posibilidad además de mejorar los resultados, ¿la vas a dejar pasar? No, ¿verdad? 

No solo porque la automatización en tu empresa ayudará a suprimir el modo manual de tu trabajo, ayudando a tus colaboradores a administrar mejor su tiempo en aquellas funciones vitales, sino también porque te ahorrarás un costo significativo en mano de obra que realmente no necesitas, si automatizas tus procesos. 

Ahorro de costos en mano de obra no significa reducción de puestos de trabajo.

En este punto casi que bordeamos un terreno pantanoso de la colaboración tecnológica, porque no fueron pocos los detractores, y aún los hay, de la automatización de procesos en el campo laboral por considerarla una amenaza para la mano de obra humana. 

Sin embargo, estarás de acuerdo en que este temor es infundado, ya que el propósito de los procesos automatizados no es suplantar el trabajo humano sino gestionar de manera eficaz y eficiente la carga de trabajo, de modo tal que aquello susceptible de ser automatizado se automatice, y que las tareas que no lo requieran constituyan para los colaboradores su objetivo principal de desarrollo y mejora. 

Entonces, si tan solo se trata de herramientas tecnológicas al servicio de los trabajadores y clientes, ¿por qué rivalizar con ellas? 

Está más que demostrado que en la empresa donde existan procesos automatizados, las tareas manuales y repetitivas dejaron de ser un problema, y los trabajadores, en lugar de suponer que sus trabajos peligran bajo el dominio de la automatización, pueden desarrollar todo su potencial estratégico para su crecimiento profesional.

Con el objetivo de reducir tus dudas e inquietudes con respecto a los importantes beneficios que ofrece contar con procesos automatizados, te revelamos 5 aportaciones clave que lograrán convencerte.

1. Eliminar o reducir las tareas manuales y repetitivas.

Una de las formas en que los trabajadores creen que podrían beneficiarse de la automatización en su trabajo diario es reduciendo la cantidad de tareas que matan la productividad que ejecutan todos los días para mantener el negocio en funcionamiento.

Seguramente, más del 40% de tus colaboradores dedican al menos una cuarta parte de su semana laboral a tareas manuales y repetitivas, ocupando la mayor parte del tiempo el correo electrónico, la recopilación de datos y la entrada de datos.

2. Oportunidades de automatización.

Casi el 70 por ciento de los trabajadores dice que la mayor oportunidad de la automatización radica en reducir el tiempo perdido en el trabajo repetitivo.

Dentro de las tareas manuales y repetitivas que a los trabajadores les gustaría automatizar se encuentran las siguientes: 

• Recopilación de datos: elimina los errores humanos y la carga manual de datos al recolectar o sincronizar los datos automáticamente en un sistema de registros. 
• Aprobaciones: logra más eficiencia automatizando aprobaciones, firmas y soluciones de confirmación.
• Actualizaciones: reduce el tiempo perdido solicitando automáticamente actualizaciones de estado y demás información.

De este modo, los trabajadores creen que la automatización de estas tareas reducirá el tiempo perdido, eliminará los errores humanos y recuperará las horas perdidas en tareas manuales repetitivas que podrían automatizarse.

3. Tiempo invertido en trabajos de mayor valor.

Un gran número de trabajadores de distintas organizaciones estiman que podrían ahorrar seis o más horas a la semana, casi una jornada laboral completa, si los aspectos repetitivos de sus trabajos estuvieran automatizados.

Entonces, ¿qué harían los trabajadores con ese tiempo extra? Casi tres cuartas partes de los trabajadores afirman que usarían esa -casi- jornada extra a la semana de tiempo ahorrado a través de la automatización para hacer un trabajo que es más valioso para sus empresas, mientras que otros se enfocarían en los más interesantes y gratificantes aspectos de su trabajo.

En este sentido, si los colaboradores no tienen que completar tantas tareas sin sentido, son libres de concentrarse en esfuerzos creativos y generar ideas. Al dar a los trabajadores más tiempo para ser creativos, la automatización puede conducir a una mayor innovación en las empresas.

4. Más tiempo para dedicarle a la vida personal.

Los trabajadores que se toman un tiempo para sí mismos también pueden ser beneficiosos para las empresas. Tomarse el tiempo para relajarse, desconectarse y cultivar una vida rica fuera del trabajo puede ayudar a prevenir el agotamiento y mantener a los trabajadores de la información inspirados para seguir apasionados por su trabajo.

5. Posicionarse mejor frente a la competencia.

Entonces, ¿cómo te comparas tú y tu equipo con la competencia? Cada vez más, las organizaciones necesitan aprovechar la automatización para mantenerse competitivas.

Si bien los beneficios percibidos se refieren principalmente al aumento de la productividad y la reducción del error humano, la mayoría de los trabajadores coinciden en que la automatización ayudará a sus empresas a ser más competitivas.

El potencial de los procesos automatizados.

Ahora tus equipos de colaboradores están listos para dedicar algunas de sus tareas diarias a la automatización, para de esta forma reservar más tiempo a tareas de alto valor y mantenerse comprometidos con un trabajo que le aporte interesantes desafíos. 

Es momento de que las organizaciones echen un vistazo a los procesos (y los cuellos de botella) que tienen implementados, y piensen en cómo podrían automatizarlos para que sus trabajadores sean más productivos. 

Como habrás advertido, las ventajas de tener los procesos automatizados son evidentes frente a las tareas manuales y repetitivas. Además, los mismos equipos están preparados para que las empresas aprovechen la automatización, con el fin de aumentar la eficiencia y liberarlos de un tiempo valioso que pueden emplear para el éxito empresarial, individual y colectivo.