Personalización de roles: Principales problemas

Entendemos por personalización de roles en una empresa u organización a cuando  las responsabilidades se centralizan en una sola persona, quien es la única que conoce el procedimiento o la forma de llevar a cabo una tarea, desde el principio hasta el final. Esto casi siempre genera inconvenientes, puesto que no hay sincronía con el resto de los trabajadores.

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Problemas de la personalización de roles

1. Dependencia

Personalizar roles significa que en un puesto una persona posee todo el conocimiento sobre el proceso y realización del mismo. Por ende, los demás miembros del equipo dependen del líder quien conoce la forma de operar y trabajar. 

Cuando se personalizan las tareas en una sola persona, todo el trabajo del equipo depende de sus decisiones y de su perspectiva de trabajo. El líder personalizado se vuelve esencial en la tarea y los demás generan una dependencia de él.

Esto genera inestabilidad en la organización, ya que en caso de faltas, vacaciones o renuncia el área de trabajo queda desprovista de alguien que sepa qué hacer.

2. Incapacidad de delegar

Cuando hay personalización de roles, la persona que centraliza la información no es capaz de delegar tareas, por lo que el resto del equipo de trabajo no está al tanto de sus responsabilidades. En caso de su ausencia, no hay quien lo reemplace, por lo que los procesos pueden retrasarse. 

Cuando hay roles personalizados, no hay delegación de tareas y los demás trabajadores no están al tanto de qué hace cada uno. Los roles son personalizados y los conocimientos no son sistematizados para ser explicados al resto del equipo.

3. Falta de escalabilidad en la organización

Una empresa con roles personalizados, le quita escalabilidad a sus trabajadores. Al estar concentrado el poder en una sola figura, el saber no es compartido y esto genera que los demás estén a un nivel más bajo de poder. Esto genera una empresa inestable, y está asociada a no poder potenciar el crecimiento de los nuevos colaboradores.

El líder personalizado es incapaz de transmitir y enseñar las tareas a un colaborador, o a alguien nuevo que entra a la empresa. No hay colaboración en las responsabilidades asignadas y no se genera una sinergía de trabajo.

4. No hay criterio de medición

Cuando hay personalización de roles, cada miembro del equipo ejecuta su rol desde su criterio, por lo tanto no hay una forma medible de calificar su desempeño. No se estandariza una línea igual para todos. 

Cada uno trabaja desde su óptica: no hay un alcance definido. Como consecuencia directa de la dependencia en torno al líder personalizado, no se pueden obtener datos certeros sobre la forma de trabajar.

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¿Cómo despersonalizar los roles de una empresa?

La mejor forma de que no recaiga todo en un líder personalizado es trabajar mediante la gestión por procesos. Esta metodología permite despersonalizar los roles para cubrir objetivos específicos y quiénes se harán responsables de cada uno.

Esta metodología de gestión también permite optimizar los procesos productivos, ya sean personas o máquinas. Aporta herramientas para mejorar el flujo de trabajo. Por ejemplo, sirve para reestructurar la organización de una empresa que cuenta con procesos estancados y falta de dinamismo para funcionar óptimamente. Aplicando esta gestión, está claro quién lo hace y en qué momento. Se establece un cronograma de tareas repartidas.

Con la gestión de procesos, el negocio se vuelve escalable, las tareas se estandarizan, las responsabilidades son claras, el alcance de las actividades está definido: no importa cuántos colaboradores sean, lo importante es que todos sean conscientes de que son parte de un proceso. 

Permite inducir a los colaboradores a delegar tareas, ya que hay un proceso sistematizado. La gestión por procesos sirve para que las tareas se desarrollen de forma estandarizada para todos.

Además, el líder conoce en qué tipo de proyectos tiene autonomía y en cuáles necesita el trabajo colaborativo. 

Para revertir la personalización de roles, lo ideal es replicar cuando sea necesario las acciones y transmitir el conocimiento entre todos los involucrados. La información debe ser documentada para ser transmitida a otro colaborador. 

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A modo de cierre 

Para que la personalización de roles no se vuelva un problema en tu empresa, lo mejor es optar por optimizar mediante una gestión de procesos, ya que responde a un esquema de empresa horizontal. Muchas veces, es necesario rever y plantearse el rumbo hacia una visión global que compartan todos los departamentos y encaminarse hacia una estructura flexible más que en relaciones jerárquicas.

La personalización de roles es nociva para el trabajo en equipo, para el cumplimiento de objetivos y para conocer las métricas de satisfacción y desempeño.