Los 3 pilares fundamentales en el rediseño de procesos

La gestión por procesos ha mutado en los últimos años debido a las constantes transformaciones tecnológicas. Históricamente, una estructura tradicional funcional, previa a la gestión por procesos estaba orientada a roles y responsabilidades muy delimitadas por jerarquías, funciones de mandos y empleados que cumplían órdenes sin cuestionar por qué y para lograr qué hacían las cosas. 

<<<El rol de los procesos en la definición de objetivos>>>

Ha llegado un punto en que se está replanteando la vieja estructura tradicional vertical para adoptar estructuras más horizontales en donde se hace hincapié en la colaboración y el diseño de procesos muchos más simples, más ágiles para potenciar los negocios. 

El cambio gradual hacia la gestión por procesos pone en relieve el por qué hacemos lo que hacemos en las organizaciones, a la vez que involucra un trabajo más colaborativo e inclusivo, con el objetivo de obtener una mayor eficiencia de las tareas. En este artículo, te contamos cuáles son los 3 pilares fundamentales en el rediseño de procesos y cómo aportan valor a la gestión de los flujos de trabajo diarios.

Los 3 pilares del rediseño de procesos

Existen 3 pilares importantes sobre los cuales generalmente se erige el rediseño de procesos. Estos son: las personas, las tareas y las tecnologías. En el mundo actual, sin estos elementos acoplados, es muy difícil encaminar una empresa hacia el éxito de sus objetivos, así como tampoco será posible que sus integrantes adquieran un sentido de pertenencia con la organización. A continuación, haremos un breve recorrido por cada uno de ellos.

Las personas

Las organizaciones no podrían funcionar sin personas que lleven adelante los procesos hacia un objetivo en común. Dentro de la maquinaria empresarial, las personas son los activos más importantes en la actualidad, porque ni las actividades diarias ni los resultados al final del proceso tendrían sentido sin la intervención de ellas para hacerlo posible. 

Sin embargo, en el pasado, las personas en las empresas solo eran consideradas mano de obra y el valor de las tareas que realizaban estaba opacado por la sed de ganancias provenientes de los jefes y dueños, sin reflexionar sobre el valor agregado que aportan las personas al trabajo de cada día. 

En este contexto, los que estaban a cargo de las empresas deshumanizaban el trabajo de los empleados como si se trataran de máquinas en lugar de seres humanos. Afortunadamente, este paradigma mental se transformó y hoy en día prevalece un enfoque más ontológico de la condición del trabajador que los líderes empresariales actuales están promoviendo con cada vez más naturalidad desde que se empezara a dotar de valor la experiencia del cliente.

Además de ser el motor que impulsa a las empresas, las personas representan una ventaja competitiva por su valor diferencial para lograr que los negocios prosperen, mientras se desarrollan profesionalmente obteniendo experiencia y aprendizaje continuo, a diferencia de la explotación y precarización laboral hacia los trabajadores décadas atrás, bajo estructuras muy verticalistas y funcionales. 

<<<Beneficios de la gestión por procesos en las PyME>>>

Las tareas 

Dentro de los procesos de negocios diarios, existen tareas y actividades que en un nivel operativo las personas desempeñan para que una organización funcione adecuadamente. Anteriormente, las tareas eran manuales y repetitivas, y los trabajadores solían pasar mucho tiempo realizándolas, por lo que el nivel de productividad y eficiencia eran más pobres aunque el esfuerzo fuera mucho mayor que en la actualidad.

A partir de la digitalización en las empresas, las tareas resignifican su valor porque además de que las personas le otorguen su impronta profesional, las herramientas tecnológicas que van apareciendo están brindando ayuda para mejorar la eficiencia de las tareas operativas de esos procesos.

Al mismo tiempo, cuando estas tareas dentro de procesos se agilizan con tecnologías, las personas cobran una renovada importancia para la organización porque dejan de ocuparse del trabajo que no aporta valor para dedicarse a tareas de mayor relevancia para el crecimiento empresarial.

El rediseño de procesos ya no está más enfocado en analizar las tareas y los tiempos de esas tareas. Hoy en día se tienen que ampliar su nivel de análisis porque las empresas deben entender si las personas que deben realizar ese nuevo proceso tienen las habilidades y recursos necesarios para llevarlas a cabo exitosamente. 

Las tecnologías

La transformación digital está permitiendo que las personas mejoren su trabajo diario reduciendo los errores humanos durante el proceso y generando resultados más efectivos con menos recursos. Contrariamente a la incertidumbre que puede provocar el avance acelerado de la tecnología, sobre todo, de la inteligencia artificial, es improbable que el trabajo humano sea reemplazado por las máquinas en su totalidad, ya que por el momento la tecnología no siente emociones ni desarrolla creatividad para pensar ideas disruptivas, como sí pueden hacer las personas.

En este sentido, son las tecnologías las que están al servicio de las personas y no al revés, por lo que están diseñadas principalmente para mejorar la calidad de vida de las personas, tanto dentro de la organización como fuera de ella (clientes y proveedores).

Para implementar estas nuevas tecnologías con éxito, hay que promover el reskilling en las personas, permitiendo que adquieran una cultura organizacional mucho más integrada, dinámica y comprometida con las tareas del día a día y de la mejora. El reskilling es una recapacitación del talento humano en competencias y habilidades adyacentes al rol para el que se lo contrató. Forma parte de la formación in company que toda empresa debería incorporar. Por consiguiente, los 3 pilares fundamentales en el rediseño de procesos permiten entender las tareas, las necesidades de las personas que participan y las tecnologías que se aplican para completar los procesos de forma eficiente. 

Por tratarse de una arista que atraviesa estos 3 pilares, no podemos dejar de lado la comprensión de las nuevas tendencias metodológicas, como agile, porque es necesario no solo implementarlas sino comprenderlas para convertirse en motor de cambio. Esto permite mejorar las dinámicas  y aumentar la eficiencia del circuito de información para aprovechar los momentos de equipo. 

<<<Diseño de procesos: ¿Por dónde empezar?>>>

En definitiva, en el rediseño de procesos debemos comenzar a dejar atrás viejas estructuras organizacionales, como la gestión funcional, y enfocarnos en lo que verdaderamente le aporta valor a las empresas: las tareas, que permiten el funcionamiento de una organización, las tecnologías que sirven de herramienta para llevar a cabo estas tareas y, principalmente, las personas, que son quienes dan vida a la cultura empresarial y aportan el conocimiento y las habilidades necesarios, para que las tecnologías agilicen las tareas, que harán más eficiente todos los procesos.