Integrar los procesos de trabajo a lo largo y a lo ancho de tu empresa

A medida que las empresas crecen, la necesidad de establecer procesos de implementación estratégicos para ayudarte a escalar y así cumplir con tus objetivos comerciales se vuelve inevitable. Todos hemos llegado a un momento en nuestro papel cuando vemos que la forma en que solíamos hacer las cosas ya no funciona y tenemos que innovar. La necesidad se convierte en la madre de la invención: realmente no hay forma de evitarla en una empresa en crecimiento saludable. Las mejores empresas están mejorando continuamente y tienen sistemas para implementar un nuevo proceso de manera rápida y efectiva.

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Sin embargo, la verdad permanece: implementar nuevos procesos en el trabajo es difícil. Es uno de los trabajos más difíciles que hacen los equipos. Algunos equipos luchan con el cambio en sí mismo: empuja a las personas fuera de su zona de confort y, a veces, hay resistencia. Otros equipos luchan por desarrollar los procesos ellos mismos; no pueden ponerse de acuerdo sobre la mejor manera de proceder para mejorar el proceso comercial. Incluso si puede definir un nuevo proceso y avanzar en el cambio de mentalidad de las personas, todavía hay una batalla cuesta arriba para implementar los procesos clave que convierten los planes en acciones. Los equipos de gestión pueden ayudar a sus empleados a implementar un nuevo proceso de negocios de cinco maneras simples para maximizar sus esfuerzos de implementación.

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Aquí hay algunas claves para implementar con éxito un nuevo proceso en toda la empresa:

1- Implementa el proceso con un objetivo claro

O, como dice Stephen Covey, comienza con el fin en mente. Comenzar con una declaración de objetivos es una excelente manera de comprender qué proceso estás tratando de establecer, cómo lo vas a lograr y qué resultado estás tratando de tener. Esto debería definir claramente el proceso comercial que debe actualizarse y la razón comercial por la que debe hacerse. Esto establece metas y objetivos claros para determinar una visión común sobre el nuevo proceso que estás tratando de implementar.

2- Obtén información del proceso de toda la organización

La mayoría de los procesos tocan múltiples departamentos. Por ejemplo, el proceso en torno a cómo el Equipo de Finanzas maneja los envíos de gastos afecta las ventas, la producción, el equipo ejecutivo, etc. Obtén información de esos equipos sobre cómo el nuevo proceso podría facilitarles las cosas, hacer que se les pague más rápido, etc. se sienten escuchados, por lo que es más probable que vean el valor del nuevo proceso y se conviertan en los primeros en adoptarlo. No se trata solo de los recursos humanos, la gestión estratégica o la responsabilidad exclusiva del equipo de alta dirección: todos los miembros del equipo interfuncionales deben estar representados en el plan de implementación si realmente deseas obtener una ventaja competitiva.

3- Comunicación clara del proceso de implementación

Una vez que se ha establecido una nueva mejora del proceso, debe comunicarse claramente . Lidera con el valor que el nuevo proceso proporcionará a la empresa y a todos los equipos afectados. Aclara los pasos para que luego el equipo se sienta cómodo responsabilizándose mutuamente de seguirlos . Hazles saber los beneficios a largo plazo de realizar el cambio. Esto no solo está cambiando por el bien del cambio: el proceso de planificación, tanto para la gestión del cambio a corto plazo como para la implementación estratégica a largo plazo, es para mejorar la capacidad de la compañía y así lograr tu plan estratégico de 3-5 años. La clave para la ejecución de la estrategia es contar con el proceso comercial adecuado para impulsar el progreso hacia tu objetivo y hacer ajustes a ese plan a medida que haya más datos disponibles. Esto debe mencionarse cara a cara en las reuniones semanales, luego seguir un correo electrónico para implementar el nuevo proceso.

4- Impulsar la adopción de nuevos procesos de negocio

Las implementaciones de procesos más exitosas tienen a una persona que claramente lo posee como prioridad, y están a cargo de la gestión completa del proyecto y de los componentes clave de la implementación del nuevo proceso. Idealmente, si se trata de un nuevo proceso en toda la empresa, un miembro del equipo ejecutivo sería el propietario de la prioridad general de adopción para ayudar a la estrategia de implementación. El patrocinio ejecutivo puede ser extremadamente útil para impulsar la adopción y lograr que el proyecto se implemente con éxito. Esto debe ser parte de tus métricas de gestión del rendimiento para que puedas asegurarte de que la implementación de tu proceso tenga los efectos deseados.

5- No tengas miedo de hacer ajustes al proceso

Como con cualquier prioridad, aprenderás cosas al comenzar la fase de ejecución. Si alguna parte del nuevo proceso no funciona, mantén un diálogo abierto y realiza los ajustes necesarios . Los nuevos procesos de gestión solo se consolidarán si realmente proporcionan el valor que se describe en su Declaración de objetivos original. ¿La implementación del proceso aumentó la eficiencia como se esperaba? ¿Superaste tus objetivos? ¿Te quedaste corto? ¿Qué puedes hacer ahora con los nuevos datos disponibles para mejorar? ¡Comienza a implementar esos cambios de procesos y continúa trabajando! Mejorarás cada vez que realice este marco de implementación de procesos.

Seguir estos pasos prepara el escenario para el desarrollo y la implementación exitosos de cualquier proceso nuevo en su organización. La ejecución exitosa de la estrategia implica mejorar constantemente los procesos comerciales que se alinean con su sistema de gestión.

¡Sal y conquista!